探索办公室文书档案收集与归档工作管理

吴江荣

摘 要 办公室文书档案是组织或个人为处理事务、保存信息而制作的有信息的材料。而对文书档案进行管理既是办公室管理工作中的重要组成部分，也是协调其他部门工作的必要要求。本文从办公室文书档案收集与归档工作管理的重要性出发，探究档案管理人员应该如何在相关规范的指导下优化办公室文书档案的收集与归档管理。

关键词 文书档案 办公室 重要性 归档管理

一、引言

在我们日常工作中，为处理各种事务、沟通各种关系，组织与组织之间，组织与个人之间都要发生这样或那样的联系，而这些联系通常以信函的形式实现。因此，这些从一定实用目的出发，逐渐形成的具有相对规范格式，用以处理各种事务，沟通各种关系的文字材料，都被称为文书。对文书的管理是现代办公室管理工作中不可或缺的一部分，而办公室文书档案收集与归档工作是否有效，在很大程度上决定着信息的传递是否准确，以及事务的处理是否顺畅。

二、办公室文书档案概述

国家机关、团体、企事业单位在党务和行政事务管理活动中，直接形成的，由命令、指示、决定、通告、公告、请示、报告、批复、通知、函、会议记录、简报、计划和总结等通用文书直接转化形成的档案，称为文书档案。而在办公室档案管理工作中，不是所有的文件都需要归档，转化为文书档案，只有满足办理完毕、具有保存价值、经过系统整理这三个条件的文书才能归档为档案。所谓办理完毕，即文件的处理程序已经完成，如发文在登记发出以后，就算办理完毕，收文承办结束后就算办理完毕，所以正在办理阶段的文书不能进行归档处理。所谓具有保存价值，即保存的文件应该对各部门的工作具有理论和实践价值，而那些对今后工作没有考查和利用价值的文件，如临时性、事务性文件和与本单位无关的文件，按照国家规定，不得归档保存，所以也就不能成为文书档案。所谓经过系统整理，是指归档文件只有按照规范立卷或按件整理编目后，才能转化成为档案，而那些未经系统整理，杂乱无章的文件只能算是积存文件，不能算作档案。

三、办公室文书档案收集与归档工作管理探索

（一）办公室文书档案收集工作的探索

在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。

1.文书档案收集的涵义。文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位办公室的档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。

2.文书档案收集工作的内容与要求。办公室文书档案收集的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。只有在达成这几项要求的基础上，才能达到档案收集工作的“数量充分、质量优化、结构合理、工作及时、体现特色”的总要求。

（二）办公室文书档案归档工作的探索

根据《中华人民共和国档案法》第十条之规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”由此可知，对办公室文书档案的收集与归档，不仅是企事业单位工作文书工作的重点，也是国家保证文件管理工作质量的客观要求。

1.文书档案的归档的原则。文书档案的归档工作应遵循以下三个原则：第一，保持文件之间的历史联系，即文件在来源、时间、内容、形式上要存在一定的联系；第二，在前任工作的基础上开展新的整理工作，即工作人员应充分利用前人整理的工作基础和档案形成的自然基础，切忌随意拆撒原有的文件体系重新整理档案；第三，便于保存与利用，即工作人员在整理档案过程中，要保证档案的可查找性和可利用性。

2.文书档案归档的操作流程。文书档案归档在实践中主要包括以下流程：分类，即工作人员在整理档案前，按照相应的标准对档案进行分类。常见的分类法主要有年度分类法、机构分类法、保管期限分类法等，这几种分类方法在工作过程中通常组合使用，以保证档案类别清晰。装订，即工作人员要对档案进行拆钉和修裱处理，而在维修破损档案的过程中，应尽量保持文件的原始面貌。排列，即工作人员在完成装订后，应该在分类方案中的最低一级类目中，根据一定的方法确定归档文件的先后次序。最常用的排列方法为时间顺序法，这种方法不论是针对同一事务的发生顺序，还是针对不同事务的发生顺序均具有很强的操作性。编号，即工作人员要将每份归档文件在全宗中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，这一环节主要是为后面的编目工作做准备。编目，即编辑归档文件目录。在工作中，编目应该以“件”为单位进行，在文件目录中一件只能体现一个条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中，只能对复文进行编目。装盒，即工作人员应该严格按照件号的先后顺序将档案装入档案盒，同时要保证档案盒的顺序与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致，以便于档案查找、使用。

四、结语

文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。同时，检查文书的书写质量，对不符合书写规范的，应通知有关业务人员更正或填补。只有这样，才能够保证办公室文书档案的完整度，便于文件的储藏和查找，从而提高办公室管理工作的质量，确保各部门工作的顺利开展。

（作者单位为广东医科大学附属医院）

参考文献

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[2] 吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（05）： 194.

[3] 黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智，2014（11）：313.