关于就业管理局档案管理的探讨

曾宪梅

[摘 要]档案管理可谓是人类特定文化活动的一种总结，这项工作是对各个单位的资源信息进行分类总结加以整理利用。做好档案管理工作不仅能够有效地提升档案的管理利用率，又能降低档案的管理成本，不断提高就业的工作效率。本文主要介绍了就业管理局的档案管理工作意义，以及现今存在的一些问题，并提出了相应的管理解决办法。

[关键词]档案管理；就业管理局

一、就业管理局档案管理工作的意义

档案管理是对历史负责，也是为未来服务的一向重要工作，它体现了某个机构的建成、发展等一步步的脚印，这对于构建和谐社会以及全面建设小康社会都有着重要意义，它的工作渗透到了社会的方方面面。如今做好档案管理工作不仅是某个机构资料的保存，也是彻底贯彻党的精神，提高党执政能力的具体体现。档案是社会精神文化的载体，档案是一种精神文明物质化的产物，它作为一种凝固的载体将人类的思想活动进行记录并良好地传播下来，在今后的文化传播、交流中都是功不可没的。

就业管理局的档案管理同样体现了为人民负责的态度，作为具有社会共享性质的档案它的管理工作是顺应社会发展的，是符合人民所需的。人民只有通过档案的查阅，才能够更好地了解过去、把握现在以及相信未来。做好档案的管理工作，是对这个机构工作负责的态度，人们要通过档案的记录去了解过去发生在这个机构的事件，目前的存在情况以及在未来会有什么样的作用。所以，这就要求我们必须重视档案管理工作，必须认真贯彻落实党的十八大精神，去完善自身的档案管理，这是对自身的发展负责的体现。

二、目前就业管理局档案管理存在的问题

1.重视程度不够。许多机构在对于档案管理工作中，都是不把它看重的，认为它是幕后工作，相对于前线的工作者来说，比较不容易受到领导的重视，所以工作人员也不怎么上心。具体在档案工作中的重视体现在三个方面：第一是工作人员本身对工作的懈怠，整理档案时没有经过正规的培训，摆放没有科学依据；第二是单位领导不重视，没有加大对档案管理的力度；第三就是资金投入不足，导致档案的人力、设备都存在着一定的缺陷。目前就业局的档案保管空间存在着面积小、容量小、饱和度高的特点，所以在收集上难免会出现不完整或遗漏的情况，文件材料的把关力度也不够，材料受损厉害。总之，档案管理工作在目前的就业管理局中是不受重视的。

2.工作人员安排流动性较大。档案管理工作在就业管理局本身就不受到重视，所以在人员安排上就存在着各种各样的问题。例如档案管理的人员流动性较大，并不存在固定的档案管理人员，许多人都是身兼数职。具体表现在许多单位的二级机构档案人员变换频繁，这就导致新接手档案管理工作的人需要重新去适应档案管理工作，这对档案管理工作的深入发展是十分不利的。在档案管理工作的交换时期，容易对档案资料的稳定性和完整性造成破坏，由于档案管理人员身兼数职，对档案管理工作的深入发展，工作的创新都是没有帮助的。同时档案管理人员的素质没有严格的把关，管理程序并不严谨，这就导致档案工作存在着严重的缺陷。

3.档案管理工作质量较低。档案管理工作质量和利用效率都较低时当今就业局档案管理档案的普遍特点。档案管理的质量高是为了更好地提升档案的利用效率。但经过这些年的调查发现，档案管理质量和利用效率上有着差距。具体表现在档案管理分类不够合理，档案的期限划分不准确，有的更注重文件的归档，但有些相关资料却没有放在一起。这对于查阅以及资料的保存都是十分不利的。

三、档案管理工作的整理建议

1.加强重视程度。无论什么单位，只有领导充分重视，这个机构才会有更多发展的可能。档案管理工作做得好坏需要由领导来带动，首先笔者提倡的是对档案管理工作简历责任制，要充分明确主管领导和相关领导，其次要建立机构网络，形成以档案工作室为中心的档案工作，各个部门都积极配合资料的搜集和递送，最后要充分建立以领导为核心，分类保存，逐级负责校对，让档案管理工作井井有条地进行。

2.把握管理规范重点。档案管理也要分清管理重点，文件材料的归纳是档案工作的重中之重，所以做好档案归纳工作是档案工作的中心。文件的归纳和管理要把好几个关卡，首先要做好材料的收集，确保文件的完整性。其次要保证文件归档的分类标准化，让档案归纳规范，便于查找。接着要做好文件资料的管理工作，确保文件在档案管理室的安全性。最后要将文件的保密工作做好，保证文件档案的材料内容不泄露。

3.加强档案管理人才建设。任何职务都需要有专业的人才，稳定的人才去维护才有深度开发的可能。档案的管理工作者要保证自身管理的科学性和高素质，笔者认为档案管理队伍需要着力去建设作风精良、充满活力、高效高质的品格。这需要各级领导不断加强对档案管理工作的培训力度，组织开展一些档案管理的培训，营造出人才成长的良好环境。对于档案管理工作人才，要要求他们具有高度的专业技能、知识水平、工作热情以及良好地导读素养。着力建设复合型档案管理人才。与此同时要不断地加强档案管理工作人员的再学习再教育，这样能够保证工作质量的不断攀升，可以通过培训或者指派到各级地方去进行档案管理工作的学习。

档案管理工作人员不仅要积极参加机构组织的培训，还需要不断注重自身职业道德的保守。注重自学，注重创新能力的培养，大力弘扬“勤奋、创新、奉献”的精神，做到踏实、务实、注重实践的要求。解决新问题在档案业务上有所创新有所突破。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法在务实基础上促进创新。档案管理工作人员需要不断地拓宽自身视野，丰富知识技能，在当今快速发展时期，要把握新行业和档案业务管理的要求，这需要工作人员不断自我充电，对档案管理工作引发新的思考，进行工作内容的创新。

4.健全网络管理系统。新时期档案管理工作不能缺少网络管理，所以笔者认为，需要着重对文件档案资料进行电子化办公。首先要将已经保存的纸质档案通过拍照、扫描等方式进行信息化处理制作成对应的电子档案。接着建立健全纸质档案与电子档案融合管理机制。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。与此同时要加强档案分类管理，减少资源浪费。对于照片、影像等资料的存储，要充分利用电子档案的优势性，减少不必要的资源和空间浪费。最后要建立健全档案安全保密制度。根据国家法律法规要求，结合本单位具体情况，来制定切实有效的电子档案和纸质档案文件安全保密制度。

在采取措施时，要注重技术的安全，软件的安全，具有高度的专业性和保密性。在选择档案管理软件时要充分地对其应用性、安全性、维护性以及开发性进行考量，甚至要对软件开发者和设计者都身份进行确认，这样才有使用的安全保证。

四、结语

档案管理工作需要不断地加强自身的内涵，需要结合新时代的要求创新工作内容，这样才能够有效地保证档案管理工作的生机与活力，实现档案管理工作向更高的层面发展。档案管理工作不仅要在资金和技术上加大投入，还需要从上层建筑中的管理制度入手，让上层建筑与经济基础有效结合，才能够实现档案管理工作的突破。

参考文献：

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