政府采购模式下图书馆图书采访的利弊分析及对策研究

侯皖红

摘要：随着图书馆的发展，政府采购模式逐渐受到广泛关注。本文主要论述政府采购模式下图书馆图书采访工作现状，在此基础上分析政府采购模式下图书馆图书采访的优势和弊端，并针对其不足之处，提出相应的意见及改善对策，希望对未来政府采购图书模式的完善和改进有所裨益。

关键词：政府采购；图书馆；图书采访；优势；对策

中图分类号：G253.1 文献标识码：A 文章编号：2095-5707（2016）02-0035-04

文献是图书馆的重要组成要素，各图书馆对其馆藏文献都十分重视，因此，图书采购是图书馆工作中至关重要的一环。随着时代发展，为了更好地促进图书采购工作的市场化和规范化，政府采购模式被大多数图书馆所采用，这种政府采购模式具有其特有的优势，但也存在诸多隐患。更好地发挥政府采购的优势，最大程度克服不足并进行改进，是图书馆需要重视的问题。

1.图书馆图书采访工作现状

20世纪70年代以后，图书馆图书采访工作逐渐完善。传统的文献采访对象主要是纸质印刷品，数量也比较少，随着时代的发展，文献发行增加了网上书店和专门的图书供应企业，因此，采购方式逐渐趋于多元化，以现购为主，还有网上购买、集团购买、政府采购模式等。

2.图书馆资料政府采购模式的优势

政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购又被称为阳光采购，在图书馆领域是对图书采购制度的一种改革，它不同于传统采购方式，因此可以将政府采购看作一项新的课题，对图书采购而言，无异于是一场革命。

2.1采购资金充足，经费效益最大化

传统采购模式下，经费不能得到保障，购买图书资料所受限制较大，既要考虑图书馆所需，又要尽量节约预算，造成了采购工作履步维艰的困境。在政府采购模式下，采购资金得以保障，在购买图书资料时可选择的范围较广。政府采购能够使图书馆购书经费专款专用得到保证，既防止图书经费被挤占、挪用，又减少了不必要的支出，这也就能保证图书采购经费到位，从长远上看，有利于图书馆资源建设的稳定发展，有利于图书馆的完善。通过制定采购计划、获取审批、开始招标、进行采购、核对认定、分类整理、图书入库的政府采买流程，确保图书购买经费每一分钱都用在刀刃上，促使图书采购经费效益的最大化，逐步缓解图书价格大幅飞涨与读者日益增长的阅读需求之间的矛盾。

2.2采购程序规范，支出流向透明化

采购资金有所保障，如何使用便成为人们关心的主要问题。保障专款专用、避免贪污腐败是经费效益最大化的前提，因此，采购程序的规范是政府采购模式的重中之重。政府采购是时刻受人民监督的，是在阳光下进行的，从招标开始，政府采购就秉承着公开透明的原则，让人民清楚每一分钱的去向，防止“暗箱操作”的发生，坚决杜绝采购过程中吃回扣等腐败问题。以广东省东莞市为例，东莞市财政局将公开招标的采购结果在网站上公示，评审日期、中标金额以及中文图书和报纸期刊不同类别的图书馆资料的价格一目了然，确保了政府采购过程“公开、公正、透明”的原则，不仅能够让群众放心，更能促进廉政的建设。

2.3获取增值服务，提高工作效率

政府采购图书模式下，参与竞争的供货商需要提供图书馆所要求的配套增值服务。所谓增值服务，是指客户征订目录需要是电子版的文献资源，商家需提供标准规范的机读编目格式标准（MARC）数据，还需提供加盖馆藏章、贴书标、贴条码、图书上架等附加服务。由于供应商日益增多，各商家为了迎合时代需求，纷纷推出多种多样的有利于图书馆的增值服务。图书馆在花费同等资金购买图书的情况下，能够获得更多额外服务，不仅节省了采购经费和相关投入，还在很大程度上减轻了采编人员的工作强度，省去很多琐碎的编码工作，大大提高了图书加工工作的效率。

2.4增强采购计划，优化图书质量

由于政府采购模式下要进行招标，因此必须要提早制定采购计划。大部分图书馆在每年年初时就会根据自身情况对全年图书采购的规模、数量做出具体安排，并制定全年图书的采购计划和预算。制定采购计划，可以使采访人员对全年的馆藏情况心中有数，从而突出图书采访的重点，采购目标明确，使年度馆藏更加规范，逐渐形成自身的馆藏特色，提高图书馆的馆藏质量。

3.图书馆资料政府采购模式的弊端

3.1采购耗时长，工作效率低

虽然政府采购模式有着诸多好处，但在具体的实施过程中，弊端也十分明显。由于政府采购需提前制定采购计划，大多图书馆少则提前1～2个月制定，多则提前半年。在图书采访过程中，还需将计划上报，通过审批后再由财政部门审定并进行招标，造成采购时间长、工作效率低的现象，也造成计划滞后，难以保证图书馆所需图书，在一定程度上影响选书的质量，往往新购买的图书是上个季度的热门图书，而本季度的热门图书还未进行采购，造成了馆藏需求的脱节。以天津图书馆为例，天津图书馆图书资料招标从报计划到最后确定供应商的时间平均为2个月，周期较长时甚至长达半年。

3.2采购监督差，机制不完善

目前政府采购主要采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，其中公开招标是政府采购的主要方式。图书招标是近几年才出现并兴起的，各方面经验比较缺乏。此外，受多方面因素制约，目前一些图书馆政府采购的招投标工作仍然处于初级运作阶段，缺乏相对完善的运作机制，专业化水平有待提高，相应的管理措施也有待完善。以长春市图书馆为例，长春市图书招投标工作一结束，政府采购工作也随之完结，缺少对图书采购全程的监督和管理环节。

3.3评标程序多，缺少相关专家

图书不是一般的商品，它承载着读者的精神食粮。在图书评标过程中，不仅要考虑到价格因素，更应该着重考察供货商的图书品质和图书类型是否全面。图书馆的藏书应包罗万象，涵盖多数学科和专业，任何一家供货商家都无法满足图书馆的采购需求。由此可见，图书采访的招标工作具有特殊性，应在招标过程中广泛听取图书馆专家的意见和建议，从而更好地满足图书馆采购需求，而不是仅仅局限在打价格战。此外，有些中标的商家提供的图书质量参差不齐，尽管有些图书内容差别不大，但不同出版社的装帧、纸张质量及印刷数量等不尽相同，而这些都体现在价格的不同折扣上。因此，如果以价格作为招标的主要衡量手段，就很难保证图书的质量，严重影响图书馆馆藏的品质。例如2014年天津图书馆的一次竞争性谈判招标，某书店以0.688折中了社科类图书的标，但是该店无法满足采购需求，到货率极低，影响了采购进度。

3.4缺乏连续性，供应不稳定

图书采购的招标工作并不是一劳永逸的，竞标工作每年都重新开始，这就导致每一年的中标商家有可能不同。由于图书采购计划制定和图书生产的滞后性，没有稳定的供货商就容易带来合同到期而图书到不全的问题，使图书馆的预订工作陷入两难境地。一般情况下，图书馆招标经费是专款专用，且当年结算，不能延续到第二年使用。因此，经常出现上半年有书没钱、下半年有钱没书的状况。采访人员往往为了完成当年的采购计划，购买供货商往年的库存，而热门的畅销书却变得紧俏，难免使馆藏资源的系统性、完整性受到影响。

3.5资料不全面，影响馆藏结构

图书馆的馆藏应该考虑到各行各业读者的需求，馆藏结构也应该适宜不同年龄层的人群，然而由于供书商家本身的书源有限，无法提供冷门书或者能够满足特殊人群需要的书，以及出版量较少、价格和折扣都高的科技书，这就使得图书馆采购的图书品种受到制约，图书结构有所失衡。图书采访不能切实做到按需采购，不仅图书采访的渠道被缩小，一些难以买到的书仍旧无法购买，同时也直接影响了图书馆的馆藏资料结构。此外，一些供应商家为了充数，故意浑水摸鱼，夹带并非图书馆选购的图书，或自行增加复印本。表面上看图书馆的馆藏数量较多，然而类型少、资料少的问题没有解决，馆藏结构的失衡只会随着易购图书增多、冷门图书缺少而变得越来越严重。

4.完善政府采购模式的建议及对策

4.1做好前期工作，健全招标机制

做好政府采购的前期工作，完善招标机制。政府采购模式下的图书采访经费是在每年的人大会议审议之后进行制定和下发，属于财政拨款的一项。而招标工作若与财政拨款同时进行，势必造成招标工作滞后，采购进度慢。所以要想做好前期工作，就需要提前招标，一方面可以减少因招标滞后对采购业务产生的影响，另一方面也可以提高工作效率，避免计划与采购脱节。由图书采访团队先行确定供书商家，之后再开始采购，等到图书采购专款到位，再将款项付给商家。上述的提前招标程序，可以有效地避免招标与采购以及结算之间等待时间长的问题，可以使三者紧密结合并有序进行。关于提前联系供应商的问题，可以通过建立供应商的履约信誉程度、公司业绩情况、书源渠道、价格水平、配送情况、书目数据质量和售后服务等综合实力的数据库，对供书商家的综合实力进行系统分析，然后制定系统的、科学合理的评定标准，以完善供书商资格考察制度。通过对招标机制的调整，可以打破片面追求最低购买价位而损伤图书馆和读者根本利益的问题。科学制定的评标制度必须做到公平公正，并充分与图书馆所需相结合。充分利用市场竞争的优势，实现图书馆利益最大化，让供应商之间在供书品种、编目质量、售后服务等方面展开竞争，相互制约，从而提高政府采购效率。

4.2保持采购连贯，节约采购时间

提高采访工作效率是改进政府采购工作的关键，可以及时为图书馆提供其所需馆藏资料。在招标工作顺利进行之后，图书馆需与供书商家确定长期的采购关系，并以书面合同的方式呈现，以保证图书采购工作的连贯性。由于图书馆招标采购与供书商提供图书以年为单位计算，因而合同制也能起到顺畅财政年度周期与供货商合同期的衔接问题，避免发生经济纠纷。从确定中标供应商到开始采购，要实现无缝对接，以缩短采购周期，使得图书馆所需馆藏书目尽快到齐，为读者提供便利，保证图书馆采购资料的完整性和连续性。

4.3监督供应商家，确保图书质量

在政府采购过程中，难免出现商家竞标与具体供货行为不符的情况，因此，加强图书验收制度是确保图书质量的关键，是把好采购工作的最后一关。首先，不健康的书籍和盗版书刊是重点打击对象，图书是读者的心灵食粮，必须保证图书馆的馆藏是正版的且积极向上的，避免给读者带来负面影响。其次，供货商要严格按照采购计划进行交货，坚决杜绝以次充好、以旧当新的情况出现，确保图书馆的馆藏结构。并防止贪污腐败的出现，这也是加强廉政建设的需要，一旦出现问题，必须及时沟通，以保证图书质量为最终目的。

4.4组织专家团队，科学分析馆藏

目前图书馆采访工作缺少相关专家，是政府采购模式下比较突出的问题所在。鉴于图书的汇编已经有其一套完整的体系，因此非图书馆专家无法科学地分析馆藏，采访工作必然会遇到较大阻力。首先应将那些从事过图书馆采买、分类、汇编的专家组成一个专家库，由这些专家对图书馆馆藏进行科学分析，并根据图书馆的具体情况参与采购计划的制定，这些专家对图书的印刷、发行流程比较熟悉，同时也对不同图书馆的服务类型有全面的了解，在为图书馆选择和确定适宜的供书商家和相应的增值服务方面更具优势。

5.结语

政府采购模式下的图书馆图书采访制度既存在着独有的优势，也存在不可避免的弊端。在未来的发展中，图书馆采访工作需要将该模式下的优势最大化，而将其不足最小化，以满足图书馆和读者的利益。从前期的招标机制到具体的采访过程，以及最后的验收制度，皆层层把关，是未来政府采购模式图书馆图书采访制度的发展方向和目标。