中小企业信息化成功的关键因素

文/王玲·江苏龙城精锻有限公司

中小企业信息化成功的关键因素

文/王玲·江苏龙城精锻有限公司

经济的快速发展和信息化技术的不断提升，加速了中小企业对信息化的应用和依赖，企业工业化与信息化两化融合的进程越来越快，效果也越来越显著。但是中小企业在信息化的实施过程中遇到了很多问题，制约了信息化的步伐，本文以江苏龙城精锻有限公司为例，阐述了中小企业信息化成功的关键因素。

在企业信息化推行过程中，有些中小企业实施很顺利，有些中小企业实施步步艰辛且没有效果。从中小企业的特点和信息化实施的要点来看，存在很多因素制约着企业信息化目标的达成，其中有若干个占主导作用的因素，这些因素就是企业信息化成功的关键因素。关键成功因素对中小企业信息化系统有效推进起着决定性的作用。

江苏龙城精锻有限公司，现在员工800余人，自2004年以来，企业规模增长了8倍，是典型的从小企业成长为中型企业的代表；2006年，从龙城精锻开始导入ERP以来，企业的信息管理系统不断规范完善，先后实施了ERP、设备维修保养管理系统、安防管理系统、HR管理系统、数字资产保护管理系统等信息化项目。依据中小企业的特点和企业信息化推进的重点，本文以江苏龙城精锻有限公司为例，在多年实施信息化的经验基础上，阐述中小企业信息化成功的关键因素，分别从需求识别、领导支持、项目团队与领导力、硬件保障、流程重组、管理制度六个方面逐一进行剖析。希望对同类中小企业信息化的推进工作有所借鉴。

中小企业信息化成功的关键因素剖析

需求识别

企业信息化的内容包括：产品设计的信息化、产品过程的信息化、产品及服务销售的信息化、管理的信息化、决策的信息化等不同内容。因此信息技术的应用不再局限于企业活动的某些环节，而是在企业活动的各个领域、各个环节。但是，企业的规模、性质、类型、所处的发展阶段又会影响企业在信息化方面的需求和决策。

因此，作为中小企业，是否需要信息化、哪些环节需要信息化？都应该从企业自身的需求出发。例如，PDM、ERP、HR、OA管理系统是否需要导入？在何时导入？都要根据企业的实际情况来评估。在选择信息化产品时，不同品牌的产品各有专长，企业需要仔细识别自身情况、评估产品特点，寻找适合的信息化工具。

龙城精锻导入企业ERP管理系统时，就是在企业快速发展阶段，由于产量大，流转快，依靠传统的人工管理数量，保证实时准确越来越难，效率越来越低。产量的飙升，对订单处理、数量管理、库存管理和及时发货造成了极大的困难。当时，龙城精锻迫切需要有一套信息化工具来实现对生产、销售、库存的管理，以达到生产、销售及物流管理的实时、准确、有效。通过分析信息化需求，比对不同品牌的信息化产品，从软件的特点、优势、成本等多方面进行比较分析，选择了以生产工艺管理为核心的易飞ERP系统，它正符合龙城精锻以生产工艺管理为主、产品量大、流转快特点。由于需求急迫、产品符合企业特点，龙城精锻的ERP项目得到顺利的推进。

同样，随着企业生产规模的扩大，龙城精锻的生产设备也越来越多，设备的日常维护、定期保养，应急抢修等工作的安排越来越频繁，设备效率的分析数据越来越庞大，传统的管理方法给设备部的决策效率和准确度造成了阻碍。设备部门的管理压力不断上升，迫切需要有合适的信息化工具能减轻工作量、提升工作效率。于是，龙城精锻识别了设备管理的信息化需求，购置了信息化工具进行管理。系统正式运行后，自动排定维护保养计划，当班的维护保养、维修数据和情况及时录入系统，系统自动计算设备稼动率，分析设备故障特点和维护保养重点，大大提高了设备部门的管理效率。

因此，需求的识别是企业信息化顺利推行和成功实施的关键因素之一。主动的需求是企业信息化的助推力。

领导支持

企业信息化推行工作应该是“一把手工程”。“一把手工程”并不一定是企业的CEO亲自主抓信息化工作，但是作为中小企业的最高领导者董事长或者总经理，必须参与信息化的工作，对信息化的工作提供最大限度支持与保障。首先，最高领导应该具备实施信息化工作的强烈的主观愿望，希望通过信息化来提升企业的管理效率和水平，并且在信息化的实施过程中，对项目团队的工作提供资源保障，开辟绿色通道。中小企业管理层级较少，只要最高领导重视信息化，企业的各级管理层乃至基层员工都能够感受到企业对信息化的关注度，因而更易推动。

项目团队与领导力

在中小企业中，如果CEO的支持是企业信息化成功的充分条件，那么项目经理的领导力就是信息化成功的必要条件，他将直接决定企业信息化实施的质量。从信息系统来讲，信息化包括：信息、流程、人员组织、设备四大方面，作为项目经理，不仅仅领导人员与组织，还包括对信息系统、业务流程、信息等方面的有效领导。项目经理的能力应该体现在对这些方面的有效管理，以及对项目绩效的监控。因此，优秀的项目经理是信息化成功的有力保障。

项目经理的作用固然重要，然而企业信息化的实施，单靠项目经理的力量还是远远不够的，关键还要依赖项目经理与项目团队的合作和全员的参与。管理信息化项目团队和吸引全员参与，需要项目经理在信息化工作推进中发挥出色的领导力，体现对信息化团队的有效管理和对员工心态的深入理解。否则，单独依靠项目经理个人的力量，无法深入信息化实施的全过程，无法促进信息化与业务的有效整合，从而造成业务与信息化的断裂。而作为信息化团队成员，必须拥有良好的信息化素质，接受专业的业务技能和专业素养培训，一方面努力提升业务技能，另一方面努力推动周围员工参与系统实施。

中小企业规模、发展阶段和应用的信息化产品不同，所需要的项目团队也不同，比如设备管理系统、企业安防系统、数字知识产权保护系统的应用，具有各自的技术特点，应用范围小，涉及面小；ERP、OA项目应用范围广、涉及面大；不同特点的项目，项目团队成员的选择也各不相同。

以上，都是作为项目经理在信息化实施过程中要考虑的，体现着信息化管理者的综合管理能力和领导力。因此，也充分体现出领导力和团队合作在信息化实施中的重要性。

硬件保障

高效快捷的信息化，必须要有充分高效的硬件设施作保障。信息化的实施需要有高速的网络、高效的电脑、高质量的硬件等。安防系统的硬件，除了网络设备和电脑外，还需要有清晰的摄像设备等；HR系统中还会用到照相机、考勤机、打卡机等各类硬件设备。企业信息化项目不同，对硬件的需要也不同。硬件配置的质量、数量等都会影响到信息化实施的效果。设想，在ERP系统中，如果员工用领料单领料，而领料单因电脑速度迟迟无法快速开具，电脑还要时不时中途死机，肯定是会影响工作效率的，员工也会对ERP产生抱怨，从心理上抗拒运用系统，影响系统的正常运行。作为中小企业，在信息化投入时，必须要考虑必要的硬件投入，才能保证信息化之路的平坦。

龙城精锻开始实施ERP之初，就遇到过网络速度慢和电脑配置低造成ERP系统运行慢、数据录入慢，员工抱怨的情况。为了彻底解决这一问题，重新对硬件进行了布局设计。具体实施方案如下：⑴全面整改公司网络架构，将厂区的办公区、车间、餐厅、警卫室等均采用独立线路连接到机房和核心交换机，保证全厂网络覆盖，构建了信息化的高速公路，保证数据快速准确交互；⑵部署高性能服务器，保证数据的快速处理；⑶部署了防火墙和杀毒软件，保证网络和系统的安全稳定运行；⑷专门配备了专业的软硬件运行维护人员，为信息化基础提供组织保障。经过调整后，ERP运行效率大大提高，员工的抱怨消除了。因此，充足的硬件设施是企业信息化实施的必备基础。

流程重组

有效实施信息化，流程优化是核心内容。信息化过程，是将原有的管理通过信息手段来实现，原有的流程由人来控制，相对比较灵活多变，不易控制，而信息化就必须要求流程标准统一，易执行，否则就无法运行，为了更好地通过信息化实现原有的工作，必定要对流程进行优化和重组。中小企业的发展过程也是企业逐步规范的过程，在流程建设方面往往比较欠缺。企业的流程就是企业各类工作运行的标准，作为中小企业，要实施信息化，内部流程必须要重新进行全面评估，用信息化的思路来规范现有流程，建立缺失的流程。

每一项信息化的推行，都会带来企业内部管理或大或小的变革。因此，在流程重组的过程中，必须仔细分析企业的实际情况，由流程主管部门和相关部门共同参与讨论分析，制订出切合实际情况的流程。流程必须明确各部门和人员的职责，设计合理的传递信息的单据，得到所有有关部门的认可，为流程运行扫清障碍。

管理制度

完善的企业管理制度是企业信息化的保障，企业应用信息化就是要把先进的管理思想和业务模式固化到信息管理系统中，再应用到企业管理中。再优秀的软件没有完善的制度保障，管理都会瘫痪。制度是信息化有效执行力的保障。成功的企业管理源于管理的制度化，管理制度是企业信息化成功的重要保障。中小企业在信息化实施过程中，必须逐步建立起一套完善的制度来保障信息化的实施。

信息化管理制度包括很多内容，基本的分类包括硬件管理制度和软件管理制度。硬件管理制度主要是对企业各类IT设备、网络设施的管理；软件管理制度依据企业所实施的软件不同而制订相应的管理制度。在制度建立过程中，可以将各软件或硬件管理通用制度整合，形成专门的管理制度，不同软件特殊管理点再制订有针对性的管理制度。例如ERP、OA、PDM、HR等不同的软件都会有各自的实施要点，需要有针对性的管理制度来管控。

龙城精锻在信息化推行过程中建立了完善的管理制度。首先，建立了IT基础管理制度，计算机、网络、机房、监督考核等管理制度，为企业提供了规范安全的信息化环境。其中，监督考核制度就是各软件通用的制度。在此基础上，逐步建立了ERP管理制度、HR软件管理制度、安防系统管理制度、企业信息平台管理制度等针对性的管理制度，形成了系统的制度体系，保障信息化的正常运行。龙城精锻信息化管理制度框架，如图1所示。

图1 龙城精锻信息管理制度框架

建立信息化管理制度，企业的信息化管理工作就能有效的控制和管理。比如，龙城精锻ERP工作准则中要求所有工作中“日清日毕”，有了制度管控，这一要求就不只是停留在口头上，而是在制度监管，如果当天的工作没有完成，会对相应的责任人进行监督和考核。另外，在各类软件的运行中，每一张单据的签核都有固定的流程，如果违反流程，相应的责任人员也必须承担责任。制度，保证了龙城精锻信息化运行有效的执行力。可见，管理制度对于信息化成功的重要性。

结束语

中小企业信息化实施过程就是推进企业管理不断完善的过程，也是艰苦的过程。企业信息化的成功，受诸多因素的影响，但关键还是要清晰地识别需求、取得最高领导的支持、培养卓越的信息化团队和领导力、建立强效的硬件设施、完善内部流程和健全管理制度作充分保障，才能为中小企业信息化的实施保驾护航。中小企业要充分发挥企业的工业化与信息化紧密结合的作用，让信息化驱动企业的快速发展。