事业单位档案管理信息化建设的措施及社会意义

谢星巧

摘要：随着网络技术的快速发展，“互联网+”时代悄然来临，无纸化办公也成为大势所趋。事业单位档案管理工作也逐步实现了信息化，以适应高速发展的信息化社会并实现向更为高效、便捷、规范的管理模式的推进。然而在实际的操作中仍然存在一些弊端，为了优化事业单位的档案管理，需要从提高管理人员的素质、强化档案管理的硬件设备的建设、完善档案管理的监督制度、制定信息化建设的总体规划、建立实用的档案管理网站等方面入手。事业单位档案管理的信息化建设不但可以简化管理流程还可以提高工作效率。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）013-0000-01

“互联网+”时代，各个行业纷纷积极主动地探索自身的信息化之路，从而在快速发展的现代社会站稳脚跟。事业单位的档案管理也不例外，为了优化完善自身，顺应时代发展规律，事业单位在探索档案管理信息化之路上积累了不少经验也仍然存在不少问题。

一、档案管理信息化的概述

档案信息化指的是档案管理模式从实体化向信息化转变，一般是由国家的档案行政管理部门进行统一的组织规划，将现代信息技术全面应用在档案管理活动中，以实现对档案信息资源的有效处理，提高工作效率，加快档案管理信息化的进程。传统的事业单位档案管理工作一般以纸质文件为基础材料，以音像资料为辅助资料，来实现对事业单位档案的建设。信息时代则是通过一些高新技术手段比如数字录入、数据库建设以及扫描等来实现对繁杂的信息资源的管理，大大提高了工作效率，实现了事业单位档案管理的高效化。

二、事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）提升档案管理工作人员的素质

档案的信息化建设需要高素质的工作人员，而优质的人才是基础和保障。然而由于档案管理工作繁琐、单调、相对缺少吸引力，常常出现人事变动，缺乏工作经验丰富的老员工，这也严重影响了事业单位档案资料的记载管理，因此必须要对员工进行职业素养教育，培养他们爱岗敬业的意识和对工作认真负责的态度。提高档案管理人员对工作的认可度，从而能从思想意识真正重视起来。同时，定期对员工进行信息技术和档案管理技能方面进行培训，提高他们的实战技能和专业素质，以便更高效的完成本职工作，并要建立良好有效的考核制度来检测档案管理人员的各项专业能力。当然还要适宜的引导教育员工更新观念，与时俱进，敢用善用信息化方式来实现对事业单位档案信息的管理，而不是充满对新技术的恐慌与畏惧，以至于不能接受信息化建设。

（二）强化档案管理的硬件设备的建设

硬件设备是档案管理信息化建设的刚性需求，没有硬件设备信息化管理就无从谈起。事实上，很多事业单位不愿在设备上投入太多，对档案信息化建设也没有清醒的认知，这在很大程度上限制了高新技术在事业单位档案管理中的运用。要改变现状，单位领导首先要重视起来，加大硬件设备的投入力度。拨发资金以用来更新已经陈旧过时的设备，尽量配备不易被破坏的硬件设施，这样不但可以充分发挥电子存储的优势也可以避免由于信息资源的丢失泄露而造成的严重损失。同时要选择内存大的硬件来做好重要资料的备份工作以确保信息的录入储存的顺利开展。

（三）完善档案管理的监督制度

监督对于任何行业都是必备的，强有力的监督可以确保事业单位档案管理的规范化，促使其在法律法规所规定的范围内进行，从而使得档案管理工作能够有法可依，有章可循。不但可以激发档案管理的工作人员的积极主动性和创优争先意识，还可以进一步确保档案的安全。事业单位还可以根据自身情况制定出档案管理制度规范，加强信息资料的审查程序，细化管理，如禁止使用外网在涉密计算机上浏览网页。通过规定奖惩，奖罚到人的制度管理，切实保证一些重要的保密文件的安全性。通过事业单位内部监督和外部监督的有机结合，杜绝各种信息安全隐患，以确保安全、高效的档案管理系统的信息化建设。

（四）制定信息化建设的总体规划

制定信息化建设的总体规划对于推动档案信息的规范化、灵活性具有重要作用。事业单位的档案管理是社会的纪录者，在社会发展中的作用也日渐突出，因此，事业单位要站在宏观的角度上，统筹规划，以整体有序的信息化管理方式保证办公环境的信息化保证整个事业单位的信息化。明确形势，要综合考虑目前经济发展要求和社会需要，兼顾各方利益，合理规划，并以此为根据来细化步骤，从而形成一个令各方面满意的管理模式，为单位的稳固发展打下坚实的基础。

三、事业单位档案管理信息化建设的社会意义

（一）实现资源共享

传统档案在资源采集和存储方面都比较困难，而且纸张薄而脆，在使用上有诸多不便，查找起来也不方便。如今人们运用先进的科学技术和信息手段把丰富的信息资源纳入数据库，存储到电子磁盘，从本质上改变了档案管理的方式，从档案信息的加工到汇总再到分类等阶段进行管理，充分考虑外部各种客观环境影响，大大的简化档案使用流程，提高资源的共享率。

（二）提高工作效率

传统的纸质档案常常是人工录入，甚至目前仍有一些基层的事业单位仍在采用手工方式对档案进行检索和管理，不但浪费大量的人力，还影响工作效率。事业单位档案管理信息化的建设使得信息检索不但更加精密而且极为快速，各种硬件的即使更新和软件的优化处理更提高了工作效率。

（三）实现无纸办公

传统的纸质档案在填写整理上存在诸多不便，更新周期也很长，再加上纸张容易老化，办理手续又极为复杂，渐渐地被人们淘汰。利用计算机、扫描仪等现代化的硬件设备来保存图片和声像，既可以提高工作效率，又可以节约成本，这样就实现了资料的无纸化保存，实现了无纸办公。

四、结语

综上，事业单位要加强档案的信息化管理，不断地提高管理人员的素质、强化档案管理的硬件设备的建设、完善档案管理的监督制度、制定信息化建设的总体规划、建立实用的档案管理网站，促使档案管理朝着良好的方向发展。

参考文献：

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[2]王玉香.事业单位档案管理信息化建设研究[J].企业改革与管理，2015（16）：87.

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