刍议水利工程验收档案资料的整理

周小蕾

摘 要：文章提出水利工程验收资料是工程在建设过程中，参与单位在各阶段所提供的验收备查资料，是反映建设工程质量和工作质量状况的重要依据，也是单位工程在日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料，以期对验收资料应给予足够重视。

关键词：验收资料；主要内容；注意事项

前言：目前，水利工程验收资料整理的工作也在逐步向规范化、专业化。工程管理对施工技术资料的整理有了更高的要求，鉴于验收资料项目多、内容杂等因素，结合近年来整编验收资料的经验，就如何规范、全面、快捷的整理水利工程验收资料作以阐述。

一、档案工作的重要性

水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务必高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民同志曾题词： “档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。

二、管理验收资料的准则

（一）确保验收资料真实可靠。验收档案管理人员要管理好工程施工单位、监理单位和工程建设单位的资料，检查三方资料计算的工程量数据是否一致，确保三方资料与工程进度统一，这样才能提高验收资料的真实性与可靠性，使验收资料准确地反映项目工程的实际情况。

（二）确保资料完整全面。验收档案管理人员要随时检查档案的完整情况，将档案按照项目建设的时间顺序进行排列，确保档案记录的时间点连续完整。如果在检查档案的过程中发现某一部分档案有缺漏，管理人员要及时向上级反映，并尽快补全缺漏的材料。

（三）对档案进行规范、统一管理。。档案管理人员在整理档案时，要仔细检查验收档案后面加盖的印章是否与建设单位的公章相符，并且要检查档案上的负责人签字是否清晰有效。在整理好档案后要将档案统一装订成册，并制作档案封面，在封面上注明档案内容，还要编写档案目录，标注具体内容的页码。

三、管理验收档案的操作标准

水利安全生产档案主要包括：安全生产日常管理文件材料、执法检查材料、行政审批和备案材料以及安全生产事故调查处理材料等方面，保管期限分为永久、30年、10年。具体应归档文件材料的范围与保管期限参见但不限于附件（《广东省水利安全生产档案分类及保管期限表》）。水利安全生产归档文件材料在遵循“纸质材料类归文书、相对集中，其他材料分别按载体形式归入相应类别”原则的前提下，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）、《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）等的有关规定进行整理编目。纸质文件材料归档必须是原件，应字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等标识完整齐备。书写和装订材料应符合档案保护要求。实物与声像文件材料归档，应按规定注明时间、地点、事件、主要人物等相应的文字说明。涉及工程建设安全的重大事件、事故，应有必要的文字、声像材料。不同类别中有密切联系的材料之间互标参见号。电子文件材料与纸质文件材料同步归档，内容保持一致，并符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的原则要求。水利安全生产日常管理、执法检查以及行政审批和备案材料，由水利安全生产档案形成部门于文件形成后的第二年3月底之前移交本单位档案部门归档；事故调查处理文件材料应在事故处理结束后30日内完成归档。任何部门和个人不得将应归档文件材料据为己有或者拒绝归档。工作人员调离岗位或离职前，必须交清应归档的文件，不得带走或擅自处理。水利安全生产档案形成部门向单位档案部门移交档案时，应编制移交目录。交接双方对照移交目录对归档文件材料进行清点、核对后，在移交目录上签字（一式五份）。接收电子文件材料时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与相对应的纸质归档文件材料的内容一致性，然后办理交接手续。

四、优化水利工程验收档案整理的策略

（一）加强教育提高档案管理人员对验收档案的重视度。在水利建设项目中，建设单位要加强宣传，对档案管理人员进行职业道德教育，要让管理人员了解到验收档案的重要性，让他们认识到自己所肩负的责任。档案管理人员要提高对验收档案的重视度，保证验收档案记录进度与工程建设进度同步，严格遵循相关规定来管理验收资料。

（二）建立健全的项目工程验收资料管理规章。建设企业要设立专门的档案管理部门、调派具有较高专业能力的工作人员对档案进行统一管理，并为档案管理工作人员提供良好的工作条件。要参照水利建设项目的指标来订立一套完备的验收档案管理条例，通过高效的管理方式监督档案管理工作的执行情况。项目工程管理人员要给验收档案的整理、归纳过程提供指导意见，并定期检查档案整理情况，检查重要档案是否完整真实。

（三）加强档案管理监督考核力度。在水利建设项目最初动工时，就要开始整理相关的工程资料，并将资料归纳入档。在每一个工程实施阶段都要对档案整理工作考察监督，按照项目工程的建设进度对资料整理工作进行管理，要提高对资料整理监督工作的重视，定期抽查档案内容，检查档案是否记录准确。这样在工程完工进行项目验收时，可以快速进行工程档案移交。在整理记录验收档案时，要确保档案内容进度与工程施工同步，及时更新档案内容，充实档案记录。

（四）在进行项目验收时要将验收档案作为主要参考资料。在水利工程完工进行项目验收时，必须要整理好项目工程的验收资料，根据验收档案记录进行工程验收，如果在档案记录中该项目存在施工不规范的地方，那么不能通过验收审核。基于验收档案的重要性，验收资料管理人员必须对验收档案进行多次反复审核，确保档案真实有效，只有这样才能使验收资料发挥出真正效力。

（五）建立档案管理奖励制，调动档案管理人员的工作积极性。长期以来，档案管理工作很少得到企业管理层的重视。但在社会发展的新时期，档案资料对于企业发展的参考价值越来越高，因此，企业管理层应该转变对档案管理工作的态度，提高对档案管理的重视，建立档案管理奖励制度，对于工作态度良好的档案管理人员，要予以公开表扬，还可以发放一定的奖金以资鼓励，这样可以调动管理人员的工作积极性。

（六）将现代电子信息技术引入验收档案管理工作。现代社会科学技术日新月异，尤其是电子计算机技术发展堪称神速，目前已经被广泛应用于各个生产领域。新时代的水利工程档案管理工作也要与时俱进，与现代电子信息技术相结合，运用电脑储存器来储存验收档案资料，不但可以减少使用储存仓库，还大大提高了管理人员的工作效率。并且通过电子计算机，可以快速检索资料、检查档案是否完整，还可以运用计算机来提高资料计算的准确性。

结束语：随着水利体制改革快速发展，工程验收资料不仅要求内容更加规范、全面，而且，需要人们在实践中不断的扩展新思路、谋取新方法，才能把这项工作做好。

参考文献：

[1] 李永强. 水利工程档案管理手册[R]. 北京： 中国水利水电出版社， 2001.

[2] 姚丽娟，马庆霞，高万军. 浅析水利工程文件归档与管理[J].黑龙江水利科技，2007，35（1）： 134 - 35.