浅谈加强电子档案的管理

刘艳娥

摘 要：随着目前信息化程度的日益增强，计算机网络已经成为政府、单位日常办公中不可缺少组成部分，而电子档案越来越多，电子档案和纸质档案一样需要妥善的管理，本文正基于此，探讨如何对电子档案进行有效管理和利用。

关键词：档案管理；电子

一、加强电子档案管理的重要意义

（1）电子档案有利于减轻档案管理人员的劳动强度。传统纸质的档案，需要投入大量的人力、物力、财力才能得以保存。而且受水、火的影响很大，稍有不慎就有损坏的危险。计算机及网络的出现，大大减轻的档案人员的劳动强度，在归档、检索上明显有着传统不可比拟的优势，有效提高了档案的利用效率。（2）电子档案管理有利于遗漏文件的补漏增缺。以往的纸质档案遇到文件遗漏，想要补缺是非常繁琐的，必须要拆开卷宗增加后重新装订，是非常不方便的。而改为电子档案。更加省时省力，提高工作效率。（3）电子档案管理更有利于文档的保密。电子档案和以前的纸质档案有所不同，当档案查阅者在阅读某一段时期的档案卷宗时，只是授权查看某一份文档，但事实上，同时可看到整个卷宗的内容。无形中造成了泄密。而改为电子档案就可很轻松的避免这种情况，有效保护了档案的机密。（4）电子档案管理有利于提高档案管理工作的质量。档案管理的目的在于参阅，在于从档案中发现有价值的内容加以利用，而传统的档案管理绝大部分时间浪费在归档上面，这为查阅档案人员带来了极大的不便。而采用了电子档案后，档案管理人员就可以从重复劳动的繁杂整理卷宗中解放出来，更多的时间可以用来进行档案编研，或者加强档案的利用率的开发上面。就样就更能提高档案的价值和利用率，

二、做好电子档案管理的措施

（1）要完善体制，建立统一的电子文件管理标准。首先做到在文件管理与档案管理上统筹安排。使两者同步进行。其次，将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门重要的工作内容。再次，要制定科学、规范的电子文档管理标准。最后，档案部门在接收电子档案时，对电子档案的内容时行真实性鉴别。（2）要严格保证电子档案的安全。首先是计算机漏洞的防护，安装正版操作系统，及时更新，保证计算机无漏洞。其次做好档案文件的加密。最后是做好资料的备份。对原始的档案，备份保存。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。（3）加强对档案管理人员的业务培训。在信息化如此飞速发展的今天，培养一批既懂得档案管理又懂得计算机知识的复合型人才是当务之急。一方面是引进专业院校培养的新型人才，业务强、素质高，有志于档案事业的青年力量。另一方面，是对现有档案管理队伍进行有效的培训，提高他们驾驭计算机软件和应用网络知识的能力，通过在做中学，逐步提高档案管理人员的知识更新的业务素质。（4）档案室做到资料保存完整、归档及时、取用方便，提高工作效率。一是保守党和国家机密，认真学习、宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法规和方针政策，有较高的思想认识和觉悟。二是认真做好档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、修复等工作，功夫在日常，功夫在恒久，在甘于寂寞，立志做好档案工作。三是编制案卷目录、卡片等检索工具，积极开展档案利用工作。四是做好档案室防火、防盗、防虫害、防霉变工作，贯彻“安全第一，预防为主。”方针。

三、做好电子档案利用的措施

（1）建立档案利用制度，整合各类档案资源。档案管理的目的在于提高利用率，但不是泛滥的随意查阅，也不是封闭的任何人不能接触。必须建立相应的审批制度和管理制度。对档案的级别进行有效划分，在查阅时，授予相应的权限。在电子档案中，档案管理制度同样适用，要把电子档案的查阅权限的纸质档案等同起来，实行档案的严格管理。（2）规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案因其传播的简易性，一般情况下，不允许阅读时进行复制携带。大多数情况下，只允许平面阅读，以图片的形式展示。在采取网络化查阅档案的同时，同时对文档做好加密，保证档案不被泄密。（3）加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于必须依赖电子设备，因此必须要加强档案管理人员对电子档案的保护意识，电子产品是很脆弱的，不像纸质一样经得起摔打，一册卷宗随意放置均无损坏。但电子档案在管理过程中，无论是硬盘、光盘、U盘都要轻拿轻放，稍有不慎，就可能因跌落、振动等原因损坏。还有一些存储设备应防止病毒的侵害。不能随意插拔在不知情况的电脑上。在不连接电脑时，要选择安全退出，不能硬插拔，这些都是看似小的事情。但均能引起资料的损坏。

总之，电子档案工作将有效推进档案管理现代化的进程，这是大势所趋。作为一名合格的档案管理人员，应不断提高电子档案的管理水平，不仅要注重硬件设备的建设，利用好计算机和网络这个重要的平台，。同时要注重电脑应用软件的学习，提高电子档案编辑整理的驾驭能力。只有这样，才能不断为社会和单位提供有价值的参考资料，才能发挥档案的服务工作，才能胜任当前档案管理工作的重任。