档案管理现代化存在的问题及对策

郭艳龙

摘 要：档案管理目前的硬件、软件都非常落后，急需要更新这些物质设施设备，但仅仅解决这些基础建筑、硬件投入也是不够的，还要解决要思想观念、人才培养、档案的标准化建设等这些因素，只有综合协调发展，才能推进档案管理现代化的实现，才能发挥档案在工作中的积极作用，发挥出其价值。

关键词：档案管理；现代化

一、档案管理现代化存在的问题

（一）档案管理现代化的意识不强。当前社会中，人们对档案的认识较为肤浅，档案的意识很淡薄，一般认为闲余人员才会被安排到档案室工作，其中一些单位领导亦不重视档案工作，有的单位甚至没有单独的档案室，这些因素，严重影响了档案管理的进程。

（二）现代化的人才不足。人才的优良配置才能实现档案管理的现代化，这就要求档案管理人员不仅要掌握娴熟的档案专业知识，而且需要掌握计算机、网络和软件应用的能力。从现在档案管理人员现状看，无论是政府部门、事业单位、企业等都不能达到专业档案管理人员的水平，大多停留在收发文件，有些甚至不懂计算机知识。

（三）档案管理设备和技术落后。目前的档案管理只停留在较低的层次。有些单位没有固定的档案室和专门的档案柜，档案资料杂乱无章地堆放一个柜子里。有些单位基本没有专门的档案人员，档案由单位办公室分属管理，只在办公室里设几个柜子来存放档案资料，这些硬件设备的滞后原因，严重影响了档案管理现代化的进程。

（四）档案基础工作太差。只有建立在规范、标准基础上的档案管理才能保障档案的查阅便利性、价值性。许多单位档案管理并未按照国家规定的标准来操作，导致了档案严重浪费。

（五）档案标准化规范化工作有待提高。档案管理是一个庞大的系统工程，是由各个方面的因素相互制约均衡影响的。需要各个不同的部门、各级各层的领导和相关人员的共同重视，只有相互协调，以总体目标为指导，共同合作。

（六）档案资料利用不够。许多档案管理人员从思想上同样认识不到档案的价值。认为档案管理就是按时收发，然后存放在固定的盒子里就是自己的工作。而长期以来，档案管理又被政府所边缘化，每年投入的预算经费少之又少，只能保证档案管理工作的最低水平甚至有些无经费预算。导致了很多档案室连台电脑都没有。档案的二次开发利用无从谈起。

二、档案管理现代化的对策

（一）必须更新档案管理观念。观念即思想认识，只有从思想上认识到档案管理的重要性，真正从思想上重视档案工作。才能促进档案目前现状的转变，只有改变传统根深蒂固的档案无用的思想，才能建起档案现代的的高楼大厦。档案工作人员要鼓起信心，立足本职，认识到自身价值所在，改变传统的被动的工作模式，不等不靠，主动出击。

（二）加强对人才的培养。对于人才，一方面是引进素质高、业务精的对口专业人才，不仅具有吃苦耐劳、甘于清贫、立志于档案事业的优良品质。另一方面还具有较好的专业技术、计算机网络知识、写作知识。

（三）加快硬件设施建设实现装备和技术现代化。档案管理首先要解决硬件上的差距，要加快档案硬件设备的投入力度，配备工作开展相应的设施设备。

（四）重视档案管理的标准化。档案管理必须以是《国家档案管理标准》为指导，在相关技术标准的指导下开展工作，标准化建设是建立档案最重要的一个环节。

（五）正确处理手工操作与现代化管理的关系。首先是认识问题。要认识到手工操作与现代化管理之间并不是矛盾关系，也不是替代关系，而是相互促进和互相补充的关系。只有两者的互相弥补，取长补短。才能发挥出最大的功效。

（六）档案利用现代化。档案管理的价值归根结底在于利用。档案管理信息化在当前信息环境下，以数字化、网络化的方式为用户提供便利的服务。档案的二次开发已成为目前的重点，在现代网络技术的支持下，用户可不必到实地，就可查阅到自己权限内可看的资料。而档案管理员也必须要变被动服务为主动服务。积极的开展好工作，利用网络不断向用户提供可靠的资源，提供准确的数据。它将真正使使档案由封闭走向开放，由有限走向无限。将为社会各界提供最快、最新、最准确的档案信息服务。同时档案网站也将成为宣传档案、认识档案的一个窗口，提高档案的社会透明度和知名度，增强全社会的档案意识。可见档案利用现代化将是档案管理现代化的最终目的。

综上所述，由于档案管理现代化是一个循序渐进的过程，而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同，经济条件、人员素质、环境条件等都存在着差异，因此，在档案管理现代化方面不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，并注重总结工作经验，注重开发适合我国档案信息存贮系统的新技术、新产品，并且面对21世纪高科技和信息技术革命带来的机遇和挑战，与时俱进，相信档案管理现代化的实现指日可待。