企业人事档案管理的优化改革

卢虹瑾

摘 要 传统的企业人事档案模式在很多方面暴露出缺陷和不足，包括档案内容的真实性和完整性不足、档案管理和利用的无序化以及档案管理技术手段落后等。改革企业人事档案管理工作是知识经济时代的必然要求、实现企业全面管理的重要方面以及增强企业市场竞争力的有力手段。在改革企业人事档案管理制度的过程中，应当坚持更好地服务相关主体、确保档案内容完整、准确以及实现档案管理工作统一标准化的原则，从总体观念、具体制度、人才队伍建设和技术利用等各个方面实现人事档案管理制度的优化。

关键词 人事档案 改革 原则 路径

一、引言

受我国传统计划经济体制的影响，传统的人事档案管理是一种以“管理”为中心的陈旧模式，在这一模式下，人事档案管理是一个完全封闭的领域，在这一领域内，人事档案管理体制又是一个强调内外有别、档随人走、档案管理资格限定以及档案利用阻碍重重的制度。目前，这一模式已经在很多方面暴露出缺陷和不足，包括档案内容的真实性和完整性不足、档案管理和利用的无序化以及档案管理技术手段落后等。在这样一种现状面前，人事档案管理的需求和必要性都呼之欲出，探讨人事档案管理工作的优化路径成为学者和相关领域从业者讨论的热点。本文将着重从人事档案管理工作优化改革的必要性和具体路径出发展开下面的论述。

二、改革企业人事档案管理工作的必要性

本文认为之所以强调改革企业人事档案管理工作的重要性是和以下几个方面密不可分的：

（一）知识经济时代的必然要求

对人事档案管理的认识不断加深以及重视度不断提升的现象是与世界经济发展到以知识经济为主导的阶段这一社会经济背景是分不开的。知识经济是指一种经济增长主要依赖于知识的生产、扩散和应用的经济形态。在这样一种经济形态下，知识积累是经济增长的源泉，而知识的积累和技术的进步则主要依靠人力资本。于是知识经济背景下，人力资源管理便成为最受关注的一种资源类型。随着人力资源管理的重要性不断凸显，人事档案这一承载基本人力资源数据和信息的材料便成为管理者们关注的重点所在。

（二）实现企业全面管理的重要方面

企业管理不仅仅是生产和经营这些看得见的价值创造部门。企业的员工也是企业存续和发展的重要基石。特别是技术和知识密集型行业，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企业的员工，为企业创造更多的知识财富也是企业管理者需要倍加关注的问题。而随着劳动力市场的不断自由化，员工的流动性较之以前都有很大的提高。一方面，这反映了市场经济环境下人员的优化配置，能够更好地促进人力资源的优化利用；另一方面，企业在人员管理上的压力也随之增大，人员流动的频繁也不利于档案的保存和管理，“弃档”现象时有发生。这些都不利于企业对员工的管理。因而改革人事档案管理制度对于实现企业全面管理也是有利的，只有这样，企业才能更有针对性聘任、培养满足自己发展目标的员工，提高企业员工的总体质量。

（三）增强企业市场竞争力的有力手段

知识经济时代，知识和人才是财富创造的源泉。那么在市场经济下，企业保持竞争力的一个有力手段便是人才的管理。结合企业的发展方向和目标，有针对性地寻找所需要的人才，并深入了解员工的背景信息，为企业员工和人才的管理建立其一个制度化的体系都是企业人才管理的重要方面。因而，做好企业人事管理工作，对于企业有效利用人才资源，实现自身的长足发展，增强和保持市场竞争力的重要手段。

三、改革企业人事档案管理工作的几个原则

在分析企业人事档案管理工作优化改革的具体路径之前，应当首先明确整个人事档案管理工作的总体原则。本文认为，改革企业的人事档案管理体制应当坚持以下原则：

（一）服务为导向的原则

档案资料是记载个人基本信息、整体素质和能力以及社会履历的重要资料。既是个人向用人单位展示自己的重要手段，也是用人单位认识和了解求职者，更好地管理人才的重要手段。在企业人事档案的管理过程中，从整个档案的归入、管理、移出以及保管都要体现为用人单位和个人服务的原则。保证为用人单位提供真实、完整、有效的档案信息，也为个人提供向用人单位展示自身素质和能力的素材，同时注意保护个人基本信息和隐私不被泄露和不当使用。

（二）保证档案内容完整、准确的原则

考虑到人事档案在企业全面管理的重要性，档案内容的完整准确对于企业和个人来说都是至关重要，否则档案资料的利用价值便值得怀疑。完整性要求是指档案资料必须能够反映个人的全部基本信息，并且全面反映一个人履历变化的过程，不能出现前后矛盾的现象。准确性要求是指档案资料内容准确无误、不存在模糊不清、无法确认的信息。只有满足这些基本要求之后，人事档案资料的使用价值才能得到保证。

（三）实行统一和标准化的档案管理原则

因为人员流动的频繁，档案资料会在多个单位之间流转，为了更加便利有效的管理，便需要有一个统一和标准化的人事档案管理制度。从档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节实现标准化和规范化。

四、改革企业人事档案管理工作的具体路径

在改革总体原则的指导下，本文认为应从以下几个具体方面出发，具体实现企业人事档案管理制度优化目标，包括：

首先，须从总体观念和法律制度上明确用人单位是员工人事档案的建立者和管理者，摆脱已有的认为政府人事管理部门才是个人人事档案保存和管理的唯一主体的错误观念。毫无疑问，相比较各个用人单位主要是企业，政府人事部门对于企业人事档案的利用和利害关系程度存在不足。将档案的建立和保管的权限交给企业自身，既有利于企业自身对人员的管理，也有利于促进企业改进管理方法和制度实现人事档案管理工作的优化。其次，建立合理且可操作性强的人事档案管理制度。按照更好地服务相关主体、确保档案内容完整、准确以及实现档案管理工作统一标准化的原则，在人事档案的归入、整理、编排以及保存、借阅、流转和保密等各个环节都明确具体的操作规范和目标要求，并且明确岗位职责，以此保证整个人事档案管理制度的有序化和科学性。再次，重视档案管理的人才队伍建设，提高整个档案管理工作队伍的业务能力和工作素质。不仅要强化职业道德和行业文化知识教育，提高相关人员的政治素质和法律意识，也要注重提高其知识水平和服务能力，增强其对现代技术手段和管理理念等专业知识的掌握程度。最后，借助信息化技术，实现档案管理工作的全面信息化。计算机和信息技术的已经深入整个社会管理的方方面面。实践也证明，信息技术能够更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地实现管理目标。企业在人事档案管理的信息化过程不能仅仅是进行简单的电脑录入和输出，应当结合企业的不同管理目标，对人事档案进行全面的处理和利用。

五、结语

总之，在知识经济盛行的时代背景，人才的利用和保护日渐成为企业实现自身优化管理和争取市场竞争优势地位的重要手段。企业人事档案的管理对于企业发挥人力资源优势，优化自身人才利用模式有着基础的支撑作用。实现企业人事档案管理工作的优化改革是企业管理的重要方面。在优化改革的过程中，应当坚持更好地服务相关主体、确保档案内容完整、准确以及实现档案管理工作统一标准化的原则，从总体观念、具体制度、人才队伍建设和技术利用等各个方面实现人事档案管理制度的优化。

（作者单位为威海市公路管理局）

参考文献

[1] 邵金莲.论新时期企业人事档案管理的深化 [J].广西民族大学（哲学社会科学版）， 2007.

[2] 王云庆，李晓丽，武丹.关于创新人事档案管理制度于模式的探索[J].中国人力资源开发，2007（4）.