做好电子档案工作 加强规划档案建设

田海红

摘要：随着时代的变迁，社会主义市场经济条件下工程规划单位生存与发展都发生了新的改变，也对规划档案工作提出了新的要求，积极探索与现代化单位制度档案工作相适应的管理模式，加强规划单位信息化建设，确保档案管理工作更好更快地发展。本文主要对规划电子档案管理的特点及要点进行了分析与探究。

关键词：电子档案工作；工程规划；特点；要点分析；管理

随着改革开放的不断深入，电子信息技术得到了极大的发展。目前办公自动化逐渐完善，在各个工作领域及我们的日常生活中充斥着大量电子文件。伴随国民经济水平的提升，我国工程建设事业也得到了极大的发展。档案管理工作作为工程规划单位管理的核心内容，将电子信息技术应用到档案管理工作中已成为必然的发展趋势。如国家重大水利工程三峡工程、高层建筑工程中都产生了大量的信息数据，在档案管理中如继续使用传统的纸质档案，则无法适应时代的发展需求，为此，相关规划单位必须在档案管理中广泛应用电子信息技术，实现科学统一的管理，实现办公自动化及无纸化办公，为规划档案建设提供强有力的保障。

1.电子档案管理的特点

在整个工程建设中，规划档案是对整个过程的有效记录，电子档案作为新型档案管理形式，其管理水平的高低直接影响着规划资料的质量，为此必须全面了解电子档案管理的特点。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。现阶段电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。这种档案对计算机等数字设备具有极大的依赖性，只有通过这些设备才能进行信息数据的查阅与处理。其中档案保存的电子文件必须具有参考与利用价值才能作为归档电子文件。在工程建设的各个环节所出现的电子资料都是工程纸质载体档案的必要补充，电子档案具有相应的保存价值，是工程建设的历史记录，同时也是工程规划单位管理工作的主要内容。在电子档案资料收集、整理及归档等环节中，相关部门必须对电子档案归档信息的质量加以重视，保证电子档案的准确性、完整性，有效提升档案管理水平。

（1）相比纸质档案，电子档案必须在现代办公设备的帮助下才能进行查阅与利用。确保电子档案与相应条件相符后，档案管理工作人员利用计算机设备直接进行档案编号的输入，进行电子档案数据信息的查找，并进行相关信息的利用。

（2）通过计算机等现代办公设备电子档案信息可以直接进行快速处理。在一项工程竣工验收后，电子档案可实时通过计算机直接进行档案资料的归档工作，也可以在一定时间内进行统一集中归档。并进行档案管理信息的添加，同时进行分类号的设置，确保档案标号与工程代号一致，进行各级类目的合理安排。随后进入数据库，实现资源共享。

（3）相比工程纸质档案，电子档案管理在时间与空间等方面不在受到限制，可以实现信息共享。在电子档案管理中，因其具有特殊性，为实现档案文件的一级管理，命名相应的文件名，只有这样才能及时在计算机上及时找到所需的档案资料，确保信息的快速传递，并能极大地缩短档案管理人员工作的时间及降低工作量。

（4）在文件保存面积、场地等方面电子档案管理要求较低，但对环境具有较高的要求，如温度、湿度及防磁性能等。在硬件管理过程中，对电子档案保管与相关设备的环境条件具有相关要求，如确保其温度不能低于17摄氏度，不能高于20摄氏度，湿度必须控制在35摄氏度到40摄氏度的范围内，并做好防尘、防火等措施，为电子档案数据保存的安全性提供强有力的保障。

2.工程规划电子档案管理的要点分析

在加强工程规划档案建设中，应严格遵循国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等相关规定，加强工程项目电子档案工作的监督、指导，规范档案验收工作行为，统一档案验收标准，只有这样才能确保规划档案管理的整体质量。

（一）电子档案网络化系统的构建

工程档案规划管理具有极大的信息量，涉及到工程建设的各个过程，如可行性研究阶段、施工设计阶段、施工阶段及竣工验收阶段等。在这些建设阶段内包括大量的资料存储、管理及分析，通过电子信息技术的应用，可以对这些问题进行有效解决，并大大降低档案管理人员的工作量，为提高电子档案管理水平提供可靠地依据。电子档案网络化系统的建立与完善，可以对各种信息进行及时汇总、分析，并遵循设定的格式自动输出信息，便于统计数据及制定计划与完成目标。

选用分散采集、集中管理的网络系统，其中水文预报系统、地质监测系统等都是子系统，利用一台计算机各子系统分别进行各自收集数据的处理，完成后在各自子系统内储存处理后的信息，并向其上层网络服务器进行信息传递，这样就可以利用子系统中心的计算机或上层网络中心服务器，将系统信息内的各种信息向网络中的每个工作点进行信息发布。基于办公自动化原则，在网络通信与数据库管理系统基本软硬件的基础上，还需建立完善的档案信息系统。在整个系统中必须将规划档案数据库作为系统建设的前提，将档案查询业务作为重点内容，确保档案管理自动化、智能化及网络化的实现，实现各级部门档案管理水平的有效提升。

（二）电子档案信息的收集

对通用软件出现的电子文件，应对其软件型号、名称、版本号等相关信息都进行收集。原则上专用软件出现的电子文件必须进行通用电子文件的转换，当出现无法转换的情况时，在进行电子档案信息收集时，必须和专用软件信息一同收集。规划单位必须进行电子档案备份的定期制作，避免档案文件丢失等情况的大量产生。

（1）一般电子档案收集

要求选用XML、RTF、TXT通用格式进行一般电子档案资料的收集及归档保存，在收集资料时必须将档案储存格式、文字处理工具进行标注，在规划系统内大多数应用的软件都是WORD与EXCEL，在保存时应及时对确定的电子档案资料转换格式及备份。

（2）音视频电子档案收集

通过录像机或多媒体设备获取的档案视频、音频资料，在进行档案收集时，其常用格式多为MPEC与AVI，在进行视频电子档案处理时，因为其特殊性，选用的计算机硬件必须具有较高的运行速度及必须应用专业处理软件，这就要求档案管理人员必须具备较高的专业素质及计算机操作技能。

（三）电子档案归档

（1）归档要求

根据规划档案数量大、利用率高和时有增补的特点，定期文件形成部门必须将鉴定过与归档要求相符合的电子文件移交给档案管理部门，同时遵循档案管理要求的格式将电子档案进行储存，主要在保管期限要求的脱机载体上进行存储。确保电子档案信息的真实性、完整性及有效性，确定归档范围并进行保管期限的划定。文件形成单位的负责人必须在电子档案归档前签署审核意见，在《归档电子文件移交、接收检验登记表》内填入审核结果。

（2）电子档案归档

为便于保管与提供利用，需遵循鉴定标识进行电子档案归档工作。在电子档案管理中可以分两步进行归档工作，首先实时进行逻辑归档，随后定期进行物理归档。档案归档工作中必须对电子信息技术的环境、数据类型及格式等因素进行充分考虑。集中拷贝归档标识的电子档案，确保载体的耐久性，遵循相应顺序如只读光盘、一次写光盘等。电子档案归档中不能选用软磁盘作为长期存储的载体。为提高电子档案归档的质量与安全性，必须进行一式三份的资料备份，确保工程规划档案管理的质量。解密后在对加密电子档案信息进行拷贝，应将电子档案归档后的载体进行禁止写操作状态的设置。

（四）电子档案保管

作为规划档案管理中的重要组成部分，电子档案保管可实现档案统一集中管理。这就要求相关部门必须进行良好保管环境的创建，对工程规划档案进行妥善保管，维护档案创建的良好秩序。在档案保管中主要内容包括：档案的日常维护、档案的修复管理及设备的维护等。作为一个单位成长证明的存在形式，在档案保管中必须做到科学性与有效性，只有这样才能进一步提高档案保管工作质量，才能充分发挥电子档案管理的作用。

3.结语

综上所述，随着办公自动化的逐渐完善，大量电子文件充斥在我们的生活与工作中。工程规划事业作为国民经济发展的基础产业，对国民经济的快速增长起着重要的作用。作为一项专业性较强的工作，电子档案管理要求工作人员必须具有较高的专业素质及操作技能，还要完善电子档案软、硬件设备管理，做好电子档案资料收集工作，提高档案归档质量，只有这样才能有效提升规划档案管理水平，实现电子档案管理经济效益最大化。