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二维码在企业专利档案管理中的应用

2016-06-16

办公自动化 2016年12期
关键词:申请号通知书客户端

夏 舜

(南京中医药大学附属中西医结合医院科技信息中心 南京 210028)1(江苏省中医药研究院科技信息中心 南京 210028)2



二维码在企业专利档案管理中的应用

夏舜1,2

(南京中医药大学附属中西医结合医院科技信息中心南京210028)1
(江苏省中医药研究院科技信息中心南京210028)2

摘要介绍了运用二维码技术设计的专利档案管理系统的开发与应用,通过本系统,可直接通过智能手机中运行APP程序即可以扫描二维码的方式来获知档案盒中全部文件的内容,从而得以简单高效地对专利档案进行科学管理。

关键词二维码专利档案后台数据库安卓系统

随着国家对知识产权尤其是创新工作的支持,越来越多的单位鼓励发明人积极申请专利,以笔者所在的科研院所为例,2004年以前,一年才有1-2件专利申请,到了近几年,一年的申请量就达到了二十多件,整整增长了20倍。在专利申请过程中,从发明人的交底书开始,到递交给专利局的申请文件,审查过程中专利局发出的各类通知书、申请人对各类通知书的答复文件、补正修改后的文件、证据文件等等,构成了一个专利申请的全套档案。这样经过长期的积累,专利档案也越来越多,面临着如何高效、科学地加以管理的问题[1]。

为了解决以上技术问题,我们在企业专利档案管理领域,引入了二维码进行辅助管理,以智能手机上广泛使用的安卓操作系统为平台,设计了一套基于二维码的手机app专利档案管理系统。

二维码(Two dimensional bar code),是用某种特定的几何图形按一定规律在平面(二维方向上)分布的黑白相间的图形记录数据符号信息的;在代码编制上巧妙地利用构成计算机内部逻辑基础的“0”、“1”比特流的概念,使用若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息,通过图象输入设备或光电扫描设备自动识读以实现信息自动处理:它具有条码技术的一些共性:每种码制有其特定的字符集;每个字符占有一定的宽度;具有一定的校验功能等[2]。

图1为笔者单位某医院专利档案管理系统的拓扑结构图,与普通信息管理系统类似,本系统设计成B/S机构,后台数据库采用甲骨文公司的关系数据库ORCALE,前端为若干工作站,同时设立了无线接入的接口。在后台数据库的设计上,采用申请号为表中主关键字,表内还包括发明名称、发明人姓名、权利要求书、摘要、说明书、说明书附图、摘要附图、发明专利请求书/实用新型专利请求书,实质审查请求书、费用减缓请求书、第N次审查意见通知书、第N次补正通知书、意见陈述书、补正书、其他证明文件、授权通知书、办理登记手续通知书、复审请求书等字段,具体见图2。对于像各类请求书、附图、通知书类型的文件,因为属于档案管理,不需要进行编辑,所以全部采用pdf格式的文件,在数据库中统一采用BLOB类型,即按二进制来存储该pdf文件。

为配合本系统,对档案盒和档案柜的结构定制如下:

1、档案盒

如图3所示,为一长方体形状的硬纸盒,在朝外的书脊部分,从上到下,依次有代表申请号的二维码和由大写英文字母CN和13位阿拉伯数字构成的申请号。

2、档案柜

跟普通书柜类似,由多层构成,区别在于,在每一层的上方,多了一块长方形的信息板,在信息板上也设置有二维码,二维码的个数与该层放置档案盒的列数相同,并且正好位于档案盒的上方,其二维码代表的申请号与放入这一列的档案盒上的二维码相同。

本系统的客户端分为两种,一种为传统型安装在台式PC上,主要是录入各项数据,系统自动地将输入内容以字段的形式存储在后台的数据库中。另一种客户端为在手机上安装的app,本系统暂时开发的为安卓系统的上的apk。

本系统可以方便地用智能手机实现将档案盒归档,具体工作流程为:运行该app软件,调用摄像头,对准档案架上的二维码,即可读出申请号,然后将书脊部分是该申请号的档案盒放入该位置即可。

本系统可以方便地利用智能手机快速地知道档案盒内的内容,具体工作流程为:运行该app,调用摄像头扫描二维码,系统在读出申请号的同时,检索出与该申请号相关的表中各个字段的内容,譬如发明名称、发明人姓名、审查意见通知书等,这些而内容都以超级链接的方式显示在手机的界面中,若需了解更详细信息,只需点击这些超级链接,譬如想知道权利要求书的内容,只需点击权利要求书这几个字,通过超级链接的方式即可看到对应的权利要求书的内容。这样,不用打开档案盒,也不用打开电脑,仅需一个与服务器位于同一个无线局域网中的安装有客户端的智能手机,在屏幕上点手指即可知晓档案盒中的全部内容。

本系统中使用的二维码,可以视单位的需要采用对应难易方式编码,如对专利档案内容,尤其是答复审查意见通知书的意见陈述书不宜公开时,可对二维码采用加密措施。基于同样的原理,亦可开发出运行在苹果IOS操作系统上的手机客户端[3]。

在保证接入系统安全性的基础上,亦可将局域网升级为广域网,即通过Internet访问和操作后台数据库,无论在何地,只要有一张与专利档案柜中实际档案位置一一对应的二维码“地图”,通过已普及的wifi或3G、4G信号,拿出安装有客户端的手机,运行客户端程序,用摄像头对准对应位置的二维码,即可知晓该实际位置专利档案盒中的内容,从而实现远程查询[4]。

参考文献

[1]胡晓红.浅谈新时期企业专利档案的管理与利用[J].卷宗2015年第4期.

[2]李朝洋.二维码技术在档案领域中的应用研究[J].上海档案013年第6期.

[3]尹斌.二维码技术在图书馆特色服务中的应用与实现探讨[J]电子技术与软件工程2016年第1期.

[4]韦武.中小企业信息系统远程运维管理研究[J].大众科技2015年第9期.

The Application of Two Dimensional Bar Code in the Management of Enterprise Patent Archives

Xia Shun1,2
(Information Center of Science and Technology,Affiliated Hospital of Integrated Traditional Chinese and Western Medicine,Nanjing University of Chinese Medicine,Academy of Traditional Chinese Medicine Nanjing 210028)1
(Information Center of Sci. & Tech,Jiangsu Province Academy of Traditional Chinese Medicine Nanjing 210028)2

AbstractThis paper introduces the development and application of the patent archives management system which is designed by using the two dimensional bar code technology. Through this system,we can be directly through the smart phone to run the APP program that can scan the two-dimensional bar code to learn the contents of all the archives in the archives box. To make scientific management of patent archives in a simple and efficient way.

KeywordsTwo dimensional bar code Patent archives Background database Android system

中图分类号TP391.4; G270.71

文献标识码B

文章编号160525-7289

作者简介

夏舜(1973~)男,高级工程师,生物医学工程硕士,研究方向为计算机在医学中的应用。

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