试论档案管理工作中面临的问题与建议

刘焕威

摘要：本文笔者根据多年的工作经验，试论了档案管理中面临的问题，并提出了一些建议，以便对以后的工作给予一定的帮助。

关键词：档案管理；问题；建议

一、档案管理工作中存在的问题

1.档案管理意识还较为淡薄

一是思想认识模糊。部分单位没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识。二是领导重视不够。三是缺乏主观能动性。

2.档案管理力量还较为薄弱

一是管理质量还较低。比如：首先有的档案员仅懂归档立卷的基本常识，对档案的保管期限、案卷号、类别号、目录号、全宗号识别不清，会发生盖错章、编错号的情况。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案无法找到索引表，导致在用时用不上，无法很好地为单位工作服务。二是队伍不稳定。在基层单位，档案管理人员通常由办公室勤杂人员兼任，并且更换较快，专业化程度较低，面临不会不学、不懂不问的情况，造成档案管理、整理的混乱。

3.档案管理观念还较为落后

一是资金保障不到位。基层单位办公经费短缺，用于档案保管、收集和整理的资金投入较少，在一些程度上影响了档案管理工作的有效开展。二是管理方式落后。目前档案管理工作以计算机与手工管理为主，档案的整理、收集、检索、编目和查阅大部分使用此两种模式，其它现代化管理手段的运用较少，导致档案查找速度慢，使用效率低，管理质量较差。

4.管理与服务还面临脱节情况

一是重保管轻使用。个别基层单位在工作中，缺乏对档案资料作用的重视，不习惯或不愿通过档案资料为单位管理、为单位战略发展提供服务，以此来增加工作效率，减少工作成本，此想法导致大量信息资源空闲。二是档案资源有流失的情况。因为保管不善的或历史等原因，有的档案面临断代情况；个别管理人员认为自己保管档案资料可以方便工作，不愿集中上交管理，造成个别重要的档案资料丢失、损坏。三是档案种类还不齐全。有的单位仅关注户籍、文书档案的收集，可忽略实物、声像档案以及与单位业务相关的资料的收集，影响了单位档案的完整性和系统性。

二、加强档案管理工作的建议

1.各级领导应支持重视档案工作

档案工作是单位各项管理工作的基础，各级领导必须应支持重视档案工作，应以对职工高度负责、对历史高度负责的态度.切实提升对档案工作的领导，做到对档案工作投入到位、重视到位，对档案工作人员关心到位。档案工作汇报应定期进行，档案工作中的重大问题应第一时间研究解决.为档案工作的顺利开展打造优良的环境；提升对档案工作经费的保障力度，为档案工作的进行给予必备的物质条件，在政治上关爱、工作上关注、生活上关心档案人员，重视档案干部队伍建设，提高档案干部队伍的活力和生机，全心全意帮助档案工作人员解决实际问题和困难，让档案工作者感到有奔头、有希望、有温暖。使创业做事的主动性、创造性、积极性得到最佳发挥。

2.收集收齐归档文件材料

“巧妇难为无米之炊”，保证档案完整、准确、系统、齐全的基础工作是做好归档文件材料的收集。必须做好收集工作，档案人员一定应掌握和熟悉收集工作的各种方法和渠道，处理好档案形成过程中各个部门、各个环节的关系，对档案形成的全过程进行动态检查与监督，此外，还应持续增加全员档案意识，落实全方位的严格管理，运用各项适用方法，做好单位档案资料的收集工作。档案的查准率、查全率、准确率、完整率、归档率方能够达到高标准。

3.档案集中统一管理

档案工作的基本原则是集中统一管理本单位形成的全部档案.是档案法规法律对单位档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的重要基础和前提。

4.搞好档案工作信息化、标准化建设

档案工作信息化，是推动单位信息资源全面开发、整合、收集的主要基础，经过档案信息化建设，可以落实对单位信息资源的集中管理，成千上万倍地增加使用效率，全面地支持各级信息服务和单位决策，潜在的社会和经济效益无法估算。而档案工作的标准化是档案信息化的基础，没通过标准化整理的档案无法落实信息化，所以，单位档案部门应认真学习相关档案工作标准，钻研档案工作业务要求，增加档案管理的标准化水平，为档案工作信息化落实基础。

5.强化档案保管条件及方法

提高档案保护，包含对电子档案、纸质档案的保护：一是对电子档案，一方面应提高对电子档案的信息保护，另一方面应运用一定的方法，提高对电子档案的载体保护，二是对纸质档案，应提升库房“八防”设施的配备，让档案库房达到防尘、防有害气体、防虫、防光、防湿、防高温、防盗、防火的安全防控规定，禁止出现档案虫蛀、污损、褪色、霉变、鼠咬现象及各类事故。

6.增加档案人员素质

新时期档案工作的发展为档案人员提出了更高的、新的要求，想实现档案工作协调、快速发展，一定要具有德才兼备和开拓创新的档案干部队伍。档案工作人员应熟悉本企业基本情况、努力学习计算机知识、文秘写作知识、企业管理知识、档案业务知识，具备较强的文秘写作、综合分析、规划组织协调能力，成为一专多能的复合型人才。应结合目前的中心工作，从档案中搜寻有规律的东西，并把它打造成一种历史借鉴，为科学决策提供帮助，为各级领导提建议、献良策、当参谋，成为给领导献策建言的高参。