关于档案管理信息化存在的问题与建议

沙峰

摘要：文章中作者结合自己的实际工作情况，针对档案管理信息化存在的问题，指出了一些相关建议，以期对今后的工作给予一些参考与帮助。

关键词：档案管理信息化；问题；建议

1档案管理信息化存在的问题

1.1档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作，需要大量的时间来逐步完成，而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式，而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上，疏于对档案的管理，忽视对档案管理人员的业务培训，导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识，使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而，事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益，但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持，间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

1.2档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下，磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用，许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等，这些载体会因为各种原因而发生破损，例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用.严重的还会导致系统运行出现问题。

1.3标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中，必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统，各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现，为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求，企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便，甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

2改善档案管理信息化建设的建议

2.1设立有效的信息系统，安全、合理、充分地使用电子档案

想落实档案信息化，就一定应设立实用的文件档案管理计算机信息系统，对此，档案管理部门应做好以下几项工作：第一，规范和改进在运用计算机情况下文件档案管理工作流程，让其适应档案信息管理的要求；第二，按照文件处理程序来进行档案信息化系统软件功能设计；最后，在信息系统中设立健全的内部控制制度，保证档案的安全。

2.2增加档案工作者的专业素质，落实档案管理的科学化

现代化的设备必须由人来操作，同样档案工作信息化由人来落实。档案管理者应具备多元化知识结构方可适应要求，现代化知识会成为每一位档案工作者知识中的要素，此外，也深刻地影响档案管理人员的知识结构和档案工作队伍的结构，故设立一支具有现代科学业务知识和技术知识的专业队伍是尤为关键的：第一，档案管理者应该具有多元化的知识背景。现代科学成果在档案管理中的大量使用，促使档案工作者应不断掌握和学习管理、理论和文化等相关知识，其中极为重要的是数学、计算机等学科的知识，它们对档案管理执行信息化、现代化具有直接作用。第二，全面了解档案专业知识，例如：具备档案自动化管理、目录学、文书学、档案管理学、档案学以及档案修裱、复制、编研、检索、标引、著录等相关档案基本技能和专业知识。第三，从档案管理现代化发展情况来看，档案工作者应该具备熟悉进行档案信息分析与研究、档案管理现代化技术、提供高层次档案信息咨询与服务等三方面的能力。档案管理人员应该不断学习相关知识，上级档案管理部门应倾力创造条件，有计划的选派档案管理人员进行离岗培训，进行深造，还能够运用以强带弱、以老带新的办法，互学互帮等确立梯队型人才结构和复合型人才群体。

2.3增加档案工作者的信息安全素质，落实档案管理的安全化

对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的能力和意识。档案信息安全是目前档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，非常有利于发展档案管理学的理论研究、拓宽档案管理保护领域；健全档案信息安全管理体系。推动档案信息化建设和档案管理事业的可持续、有序、健康发展具有重要的现实意义。

伴随着信息化时代的来临，新载体、新门类、新领域档案不断出现，在素质上给档案工作者提出了较高的要求，此外，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项主要的基础性工作，档案工作的责任感就是档案工作者应认识到档案事业发展的必要性。应把工作的着眼点迈向未来，树立以服务促管理，深化服务意识，来管理完善服务的观念，大力发挥档案管理的综合功能，拓展服务领域，更新服务观念，改革服务方式，努力实践，大胆探索，让档案管理工作真正成为推动社会全面进步和经济发展的重要保障。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有极为重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就可以建立实用的文件档案管理计算机信息系统，让档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为社会发展和经济建设服务。