浅谈人事档案的重要作用及保管工作

葛艳秋

摘要：档案管理工作对建立现代企业制度起着至关重要的作用，随着人事制度改革的不断推进，人事档案工作也逐渐成为大家的关注焦点，加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要意义和作用。因此，做好档案管理工作至关重要。

关键词：人事档案：作用；保管

人事档案是指国家机构，社会组织在人事管理活动中形成的，是维护历史真实面貌的一项重要工作，其记叙和反应了个人经历、工作表现、德才能绩，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作效率和工作质量的必要条件，科学规范的档案管理是衡量一个企业业绩与管理水平的重要标尺，它可以为经营决策提供支持性证据，适时调整经营策略提供准确依据，还有利于社会各方准确认定经营成果。为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

一、重要作用

1.凭证作用

档案是对过去工作和历史的记录，是自然形成的第一手参考材料，人才是管理的关键因素。一个跨越国界寻找经济合作，谋求最大经济效益的现代企业，在我国境内招聘新的管理、技术人才时，非常重视人事档案的利用，通过出示个人的人事档案，可以以此为凭，增加聘用企业对聘员的信任程度和认可程度。档案具有法律性、客观性，有的档案保留了企业重要文件存档、当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等，有些档案还保留了当事人的声音、形象等，有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，还有一些档案，如合同、契约等，其目的就是备忘，这些档案给公司在处理纠纷的过程中提供了许多原始的凭证，成为更容易令人信服的证据，为企业工作提供最为有效的考察依据，因此，企业和单位就必须从基础做好档案管理工作，并进行妥当的保管。

2.参考作用

人事档案的建立，是人类走向文明与进步的产物。档案作为一种历史记录属于最可靠的参考材料，是反映历史最为客观的材料。也是最有利的实事凭据。档案的参考性和内容十分丰富，不仅真实地记录和反映了人类社会实践活动的浓度，也反映了实践活动的广度，目前在很多企业中，影响企业人才需求的因素主要来自单位内部，有效的人事档案管理对制定计划的科学性，分析企业内部人力资源状况等方面发挥着重要作用。任何企业或单位都有自己的档案管理工作室。当所涉及的难题需要参考档案的时候，只要到有关档案工作室就能找到答案，作为档案管理的工作者，必须做到严谨工作，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作。

3.促进企业发展

近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到档案的利用和服务上来，倡导“以人为本”，首先要服务好人，才能做好管理工作，各类专业技术人才的流动日益频繁，为企业人才开发创造了有利条件，在现代市场经济和竞争中起着决定性的作用。档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于建立企业文化有着不可替代的作用，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，档案事业的宏观管理得到全面加强，通过现代化技术的运用，进行依法管理，促进企业的全面发展。

二、保管工作

1.提高认识加强领导各单位主要领导要充分认识档案管理工作的重要性，要明确分管领导和工作职责，强化管理者的管理意识和综合素质，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作，真正列入议事日程，并进行规范式的管理不断改革，建立以分管领导为组长，各科室负责人和专职档案管理员建立工作领导小组，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，要采取制度约束、督查整改、责任追究相结合的办法，强化档案督导机制，不定期到基层单位实地督导，切实推动全市系统档案管理。在档案管理工作中，为了防止在档案办理完毕后造成档案材料的丢失，要加强管理工作人员对材料的及时归档，及时做好收集整理、编目鉴定、统计检索和保管等相关工作。

2.保障安全

加强档案管理工作的保密与安全，合理利用档案进行开发。由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，确保档案不丢失、泄密，因此，要全面配置防盗报警器、灭火器、电子监控、空调机、去湿机等安全保管、保护设备，要委派专门的档案管理人员进行管理，档案管理人员要熟练掌握各种档案工作，还要能够恰到好处的进行利用，在遇到问题时能够及时解决，以满足工作需求，使档案得到最高的利用价值。在档案建立上，采取了严格的监督机制，对每个环节的档案工作严格控制，严密档案保管、借阅等手续，严格审批程序，做好痕迹化记录，确保档案安全。

3.加强基础工作

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，人事档案的工作繁琐而冗杂，需要投入大量的人力、物力和财力。档案管理的好坏会直接影响到档案的寿命，要注重平时档案收集工作。以便及时将档案立卷归档，统一管理。档案管理中，争取档案收集工作的主动权，确保档案种类、内容真实完整，作为单位档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂乱问题，做到档案室统一整齐规范。

结语：人事档案管理是一项政策性兼具专业性、科学性、系统性的工作，在每个相关单位中，为了更好的服务于本单位还需要领导与同事们的重视配合，实现档案管理现代化，是我国人事制度改革与整体发展的需要，也是档案信息适应日渐增强的社会客观需要，只要我们富于创新意识，努力实践，就一定会把人事档案管理工作开展的更好。