微信在高校系部办公秘书工作中的应用

尹翠芳

【摘要】介绍了当今流行即时通讯软件-微信，并研究微信在高校系部办公秘书工作中的应用及办公活动中使用微信应注意的几点事项。使用微信，对办公秘书而言，找到一条能更好地为领导及广大师生服务的新途径。

【关键词】微信；办公秘书；应用；注意事项

中图分类号：TP311.52

“互联网+”时代的到来，在通信领域，有了即时通信，现在几乎人人都在用即时通信App进行语音、文字甚至视频交流。微信作为一款新生的即时通信工具，以其简便操作、适应性强、传播迅速等特点，迅速得以推广，它不仅改变了人们的私人社交方式，而且也逐渐渗透到人们的工作当中。高校系部办公秘书工作是专门从事高校二级部门系部的办公室工作，在高校中扮演着重要角色，协助领导处理财务及日常事务，及起着承上启下和领导与教职工联系纽带等作用。而以信息传播为生存之本的微信逐渐渗入到秘书工作当中去，并在秘书工作中发挥其优势作用。

一、微信在秘书工作中的应用

1.微信公众平台的应用

个人或者组织都可以通过申请微信公众号构建一个平台，在这个平台上可以向目标用户群推送文字、图片、语音、视频等内容。建立一个系部微信公众号，该微信公众号就是系部的一个窗口。在秘书工作中，由于“受众”群体都是其工作的服务对象，受众更加明确、固定，用微信来实现信息的传播更加便利。可以充分运用微信的消息群发功能，定时或者不定时发送有关系部的服务信息，沟通联络工作，既可以提高秘书的工作效率，也可以树立系部的良好形象。通过微信公众号及时发布消息，既凸显了服务功能，又降低了秘书工作所谓的神秘感，更加地开放、开明，更有利于工作的开展。

2.微信语音聊天功能的应用

一般来说，一个系部的教职员工大概有40-80人，建立办公微信群，作为用来传递公文、交流信息、组织学习、发布通知等的主要便捷窗口，充分利用微信群的即时平台和共享平台提高办公效率。对于那些懒得打字的人或者年纪大点的老教职工来说，运用微信的语音聊天功能让他们感觉到非常的方便和实用，通过微信语音聊天平台他们也愿意跟系部秘书进行各种交流。另外，在微信里，对老师提出的问题要礼貌耐心地予以解答，在群里发通知时，不能用命令的语气，可以改为更可爱的语音聊天方式，如现在流行的淘宝体：“亲们，该交材料了。”这样能增加彼此的亲密感。

3.微信互动功能的应用

微信具有比手机短信等更强的社交功能，微信的信息传播中增加了一对一和一对多的交互功能，信息发出之后，可以回复、可以对话交流、可以互相探讨甚至可以通过回复功能来确定信息是否被受众准确接收，有疑问的也可以及时进行交流反馈。这样秘书在微信群里既准确表达领导意图，又及时向领导反馈信息，让领导掌握第一线的最新动态。因此系部秘书应用微信开拓了新的信息渠道，能更好地为领导当好参谋和助手。

4.微信推送的针对性应用

微信社交，大部分是熟人社交，信息传播的针对性更强，可以实现一对一或者一对多的传送，也更加具有私密性。系部秘书通过微信的朋友圈功能进行分享推送的信息、资料等，需要此类信息的教职员工可以主动接收，不需要此类信息的教职员工也可以进行过滤，既强化了信息服务和沟通联系的功能，也避兔了信息推送的‘打扰”等麻烦。另外微信公众平台或微信群因为用户群特定，可以将“正确的信息”发送给“需要的人”，使信息推送更具针对性。

5.微信快捷性应用

微信是一种信息能在瞬间生成、瞬间传播、瞬间互动的传播载体，信息的发布和获取可以随时随地地进行，这使得微信的使用者可以在任何时间、任何地点接受到发布的信息。比如系部里发生突发事件，系部秘书就可以通过微信载体在第一时间向广大师生发送实时信息，让他们能够正确的认识突发事件，使他们保持镇定不传谣不盲从，防止事态扩大化，并及时消除由此引起的心理恐慌等负面影响。

6.微信移动即时通讯的应用

微信作为一种新兴的生态媒介，基本上依托于智能手机等移动终端，下载应用及安装方便，携带更加方便，其运用也更加不受时间、空间、场地等客观因素的限制。秘书工作由于其特殊性，除了每天都有大量繁杂的工作要处理外，往往还要随时随地适应领导的工作要求，因此，有一部分工作就可以通过移动的微信来完成，这为秘书更好地开展良好的服务提供了条件。

7.微信红包的应用

微信推出了微信支付和钱包服务，并于2015年及2016年春节期间推出抢红包游戏。很多人都在乐此不疲地抢红包，事实上，许多人抢到的也仅仅是几元，甚至是几角、几分钱，但它给人们带来的乐趣， 带来了一种参与感，这些远远不是金钱所能衡量的。

二、办公活动中使用微信应注意的几点事项

1.禁止发布与工作无关的信息。建立微信群是为了大家更好地工作和交流，但有些人喜欢发无聊的话题，或者在群里帮朋友打广告，甚至有些人发一些未经证实的谣言或小道消息，这就需要加强对微信群的管理。

2.要消除和克服信息失真现象。办公室实际管理工作中，上传下达或下传上达，都可能出现信息内容的添加、省略和改变的失真现象。所以，在信息传输过程中要研究失真的原因，预防和及时排除信息失真的现象，保持办公室工作的谨慎、认真的工作态度[6]。

3.提高保密意识和防范意识。任何涉密信息和重要信息都不经过微信等传送；传送信息前，应向上级核对，不能传送给未被授权的人；注意涉密计算机及网络的使用；不得将手机带入重要涉密场所。

三、结语

总之，微信作为即时通讯工具应用于高校系部的办公秘书工作中，要在掌握微信的特性前提下，合理使用其功能，使其在工作中能更好地发挥作用，从而使在“互联网+”时代背景下的高校办公秘书工作能够与时俱进，充分发挥好其应有的职能。

[参考文献]

[1] 范芸芸.浅谈微信在秘书工作中的运用[J].才智，2014（11） ：294-296.

[2] 360百科.微信[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/5329667-5564841.html.

[3]中国互联网络信息中心.第37次中国互联网络发展状况统计报告[EB/OL]. http：//cnnic.cn/gywm/xwzx/rdxw/2015/201601/t20160122_53283.htm