信息技术背景下高校档案服务策略研究

摘 要：随着科学技术的发展，传统的档案管理模式已经无法适应社会的发展需要。信息化时代，档案资料是信息资源的重要组成部分，受到社会的广泛重视，档案管理者一定要不断提高自身修养，为档案的信息化发展贡献自己的力量。

关键词：档案服务；信息化；策略

随着网络的普及，如何实现档案的信息化管理成为高校管理者主要研究的课题。当前高校的档案信息服务效率低，无法充分发挥其价值。如何利用信息技术，提高高校档案服务工作的效率，发挥档案在信息资源方面的优势成为高校管理者的主要工作。

1 加强高校档案服务信息化意识

信息化时代，如何快速、准确的获取信息成为人们主要思考的问题，然而由于档案的稳定性和不可更改性，档案部门工作一直局限于自己的小天地，基本上与世隔绝，无法发挥其价值。高校基本上都有自己的网站，但是我们基本上无法从网站上获取有关档案的任何信息，查询和利用更是无从谈起。虽然目前，档案信息化管理工作取得了一定的进步，但是仍然存在很多问题，尤其是档案服务工作者没有树立为公众服务的意识，档案长期束之高阁，利用率低下，档案建立的初衷已经失去了。

因此，要加强高校档案服务信息化的意识，主要从两个方面做起：一是，加强工作人员的意识。加强《档案法》的宣传力度，通过培训、讲座、研讨会等形式，增强工作人员的档案意识，认识到档案管理工作的重要性。二是，加强领导者的意识。各位领导者应当将档案信息化工作作为本阶段的工作重点，给予档案管理工作高度重视，秉着为历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，进行档案管理工作，将档案管理工作纳入整体规划中，保证档案管理服务工作顺利开展。

2 把握高校档案服务的创新性

目前，对于档案的使用仍然局限于查询、服务、以及摘抄，且在多数情况下只能提供查询服务，档案管理者希望可以将现代信息技术应当到档案管理工作中，最终实现档案的电脑查询、网络查询、以及全文查询等。随着社会节奏的不断加快，为了适应社会的发展，人们需要准确、快速获取信息，但是，高校档案管理服务去却无法满足人们的需求，长此以往，高校档案馆将会被人们遗忘，这样以来高校档案馆将会面临关闭的危险。因此，高校档案馆为了生存下去，就必须运用现代信息技术，为用户提高快速、准确、便捷的多样化服务。

这就多样化服务主要指的是创新性服务，主要是利用信息技术搭建平台，例如：校园网页中通常包含新闻、教学改革措施、创新性服务、招生消息、以及学生综合登陆系统等。学生应用最多的应该是综合登陆系统，里面包含了学生的信息、成绩、远课等内容，一般而言，只要学生输入自己的学号与姓名，就可以登陆学生综合系统，但事实并不是这样的，尤其是选课或者成绩查询时，同一时间多人登陆，常常造成系统的瘫痪和崩溃。随着科学技术的发展，很多新兴事物的出现便利了我们的生活，例如：课程格子的出现，学生只要输入学号和名字就可以查询到其所需要的信息，让学生可以根据这样信息合理安排自己的学习和生活，使高校档案管理服务更加的人性化、专业化、系统化，提高档案馆的工作效率，促使人们意识到档案管理工作的重要性。

3 加强网络技术的应用

一项技术的应用一夜之间改变了我们的生活，那就是网络技术。并且随着科学技术的不断进步，其影响程度不断加深。网络技术不但可以快速、准确地为人们提供其所需信息，而且可以在保证信息安全的情况下实现资源共享。这样强大的优势，使得网络技术应用于各个领域中。高校档案管理也不例外，将网络技术应用于高校档案管理中，提高高校档案馆的工作效率，促使高校档案馆为用户提高方便、快捷、准确的服务，提高高校档案馆的服务质量，发挥高校档案馆的价值。将网络技术应用于高校档案管理工作后，不但可以方便个人用户或者团体查询信息，而且通过加密措施可以避免个人信息外泄，保证个人信息的安全。除此之外，网络技术的应用可以实现资源共享，与兄弟院校联合建立档案信息网络，方便学生查询信息，实现档案的人性化管理，真正做到了以人为本。网络技术的应用符合可持续发展的理念，使用最少的人力、物力、财力，管理最大的数据资源，这正是社会发展需要的模式。所以，科学技术的发展，各种先进的技术是否可以、是否应当应用于我们的生活与工作中，需要我们认真考虑。技术之所以存在，是由于其被需要，我们应当善于利用这些技术，从而使其为我们的生活和工作提供便利，提升人们的生活品质，提高我们的工作效率，促进经济的发展，增强综合国力，提升国际地位，早日实现中华民族的伟大复兴。

4 完善高校档案服务的评价工作

师生高校档案管理工作的主要服务对象，他们对档案管理工作的评价是最正确，也是最客观的，从而保障高校档案管理工作的顺利进行。例如：可口可乐公司曾经推出了多种口味，但是出乎意料，公司的股票不但没有增长，反而大跌，新口味的销量并不理想，公司只好放弃这个计划。市场经济条件下，我们可以将高校档案管理工作看成一种“商品”，推行改革或者创新时，先咨询一下“顾客”的意见，顾客对商品满意，销量当然不会降低。师生对档案管理工作进行评价，亦是同样的道理，师生认为这个改革或创新好时，当然会给出高分数；反之则会给出低分数，因此，高校档案信息管理服务，不仅是档案管理工作人员的事情，更关系到师生、后勤、保安、以及其他行政人员。因此，高校档案管理系统的变革和创新要充分考虑这些使用者的意见，提升档案管理工作的质量。完美的高校档案评价工作将会促进档案管理服务工作更上一层楼，提高档案管理工作效率，使高校档案更好地为用户提供服务。

随着科学技术的发展，人们要求能够快速、准确地获取信息，高校档案要想实现自己的价值，必须改变传统的服务方式。高校应当根据自身的实际情况选择管理策略，完善档案信息服务评价工作，推动高校档案管理服务工作的发展。另外，作为档案工作者要努力学习，不断提升自己的素质，提高工作效率，提升工作质量，为用户提供更好的服务。

参考文献：

[1]白晓春.高校档案服务信息化发展策略[J].办公室业务，2014，（23）：153.

[2]伍志勇.信息化技术下的高校档案服务策略研究[J].创新教育，2015，（21）：179.

[3]马安娜.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].才智，2014，（08）：107.

作者简介：

赵颖丽（1980.06～），民族：汉，学位学历：研究生，研究方向：档案管理，现有职称：馆员。