高校机构知识库政策框架研究——基于西安交通大学机构知识库的实践

张雪蕾，魏青山（西安交通大学图书馆）



高校机构知识库政策框架研究
——基于西安交通大学机构知识库的实践

张雪蕾，魏青山（西安交通大学图书馆）

摘要：机构知识库作为机构学术成果管理的重要组成部分受到众多学者关注，机构知识库政策框架的制定对其持续发展和数据质量建设都有重要意义。本文在调研国内外机构知识库政策框架建设基础上，以西安交通大学机构知识库建设过程中的框架建设实践为例，提出机构知识库政策框架要从存缴、传播、服务和管理等方面入手，确保机构知识库持续稳定建设。

关键词：机构知识库；政策框架；可持续性；西安交通大学

机构知识库（Institutional Repository，简称IR）是随着开放获取运动发展而兴起的一种新型学术传播方式，是机构知识管理的重要手段之一。IR不仅是关于技术平台、内容的建设，更多涉及建设目标、政策框架、系统功能和支撑发展等相关机制。美国著名学者Susan Gibbons曾表示：“机构典藏最困难的不是科技，是内容的征集，机构典藏能否成功，取决于政策。”［1］机构知识库政策框架通常根据IR类型、职能、服务对象等进行制定，尽管各IR内容建设不尽相同，但政策体系基本一致。有数据表明虽然IR建设数目快速增长，但政策制定却严重滞后。2012年4月中国科学院国家科学图书馆率先发布《公共教育科研单位机构知识库内容与传播的权益管理政策指南》，［2］作为权益管理关系、内容保存与传播权益管理政策的整合指南，为公共资金资助研究成果存档提供建议，为我国IR政策框架搭建提供参考。

本文在调研和参考国内外IR政策框架建设基础上，以笔者参与建设的西安交通大学机构知识库（XJTU-IR）政策框架实践为例，提出构建IR政策框架要从存缴、传播、服务和管理等多方面综合建设，兼顾科研管理机构和IR建设机构权益，确保IR持续稳定建设发展。

1　机构知识库政策框架建设现状

政策框架主要解决IR建设过程中遇到的问题，其构建要兼顾国家或政府层面的宏观导向作用、高校或科研院所管理层的指导作用及具体实施机构如图书馆的具体操作。三个政策层面相互促进、相互影响，上层政策为下层政策的制定指明方向。在借鉴郎庆华［3］、李明鑫［4］等学者提出的政策框架基础上，以不同层面遇到的问题为突破口，制定对应的政策框架体系，为IR的可持续发展提供理论支撑（见图1）。我国和其他国家部分政府资助机构、大学均制定了政策框架，但大部分政策制定时仅局限于存缴政策、开放获取政策，而忽略了权益管理、投诉撤销、使用服务、隐私免责等方面的政策规范。

图1　机构知识库政策框架结构

1.1国外机构知识库政策框架建设

（1）国家或政府资助机构。2005年，英国研究委员会发表声明，要求其资助的科研人员必须将发表期刊论文或会议论文自行存档；2007年，美国国立卫生研究院要求其科研受助者将经同行评议的论文出版后存档，并在12个月内提供开放获取；2013年，阿根廷通过设立《阿根廷开放科学法》法案强制要求受公共资金资助发表的成果需要立即存档；2013年，美国白宫科技信息政策办公室颁布“提高联邦资助科学研究成果获取的备忘录”，要求受到联邦机构资助项目的学术论文都要实现共享；［5］2013年，日本科学技术振兴机构发布开放获取政策以促使日本科研课题所产生的期刊论文免费获取。［6］

（2）大学。2008年，哈佛大学人文学院推出院系级强制性开放获取政策；2009年，芬兰26所大学联合采用共同校园强制性开放获取政策；2012年，英国阿尔斯特大学制定了包括内容、提交和版权的IR政策；2013年，美国加州大学通过开放获取政策，确保研究论文能被公众免费获取；2013年，意大利都灵大学采取评估考核与IR存档挂钩，并将开放获取纳入学校新章程。［5,7］

1.2国内机构知识库政策框架建设

我国大学制定政策主要围绕着实施机构层面开展，涉及“谁存档”、“存什么”、“怎么存”及“版权公告”等几方面。2010年，香港理工大学率先明确成果存缴类型、开放获取、提交、版权协议等内容，特别是开放获取中强制要求研究人员必须在文章发表之日存档同行评议后的期刊或会议论文；香港大学发布了递交指引和开放获取政策；台湾大学的政策涉及著作权、征集对象、收录范围等；厦门大学、集美大学等在IR主页发布版权申明，明确版权属于作者和资源所有者；北京大学从内容、提交、使用、保存、撤回和隐私等六个方面制定详细政策；［8］清华大学规范了作品的收录范畴、版权处理、格式版本、提交和使用政策。［9］2013年，香港科技大学图书馆林纪达副馆长针对香港8校机构知识库进行问卷调查，［10］IR现况结果见下表。调研结果表明只有2所大学强制性要求学者存档，其余大学均为学者自愿提交，且在开放获取方面大部分大学都是采取分级开放政策，仅有部分文档实现开放获取。

表　香港8校机构知识库存档、使用调研结果

我国IR政策与国外相较，在国家或政府层面出台政策较为滞后。除中国科学院和国家自然基金委发布了《中国科学院关于公共资助科研项目发表的论文实行开放获取的政策声明》和《国家自然科学基金委员会关于受资助项目科研论文实行开放获取的政策声明》［11］外，再无其他机构明确实施开放获取。在机构管理层方面，少数大学或科研院所出台章程将IR存档与年底考核、职称晋升等挂钩，强制要求本机构人员存档，并采取一定的激励措施。但大部分IR仅靠图书馆独立支持运作，并没有得到校级管理层的认可与重视，现行政策多为图书馆自行制定的实施准则。

2　XJTU-IR政策框架建设实践

2.1建设思路

2009年底，XJTU-IR尝试采用开源软件DSpace建设IR，导入部分期刊和学位论文元数据测试。早期建设时在政策框架方面考虑不足，导致建设中面临以下问题:①缺乏学校层面重视和经费支持，仅由图书馆独立构建；②存档类型单一，数据更新缓慢；③提交过程复杂，用户自存缴意愿低；④学者担心成果被剽窃或用于商业用途；⑤未与其他系统数据共享，成为信息孤岛。各类因素综合导致IR访问率低，最终沦为图书馆自建特色库，未达到IR建设的理想效果。

2011年，XJTU-IR采用商业软件IRP3.0系统重新建设，目前数据规模约17万。希望能够结合早期建设经验、教训，对政策框架细节进行完善补充，使IR不仅能成为本校学术成果集中存缴和展示平台，也方便相关决策部门及时获知本校学术成果情况，实现预测学科发展、完善人才培养机制等扩展应用。

2.2XJTU-IR政策框架建设

XJTU-IR以收集、揭示和展示西安交通大学历年学术成果为基础，建设包括知识内容分析、关系分析和能力评价的平台，开展综合知识管理服务为目标，在结合西安交通大学IR建设实践基础上，提出XJTU-IR的政策框架（见图2）。

图2　XJTU-IR政策框架构建

（1）大学管理层政策制定。在图书馆倡导下，XJTU-IR纳入2013年西安交通大学《信息化建设三年行动计划》和《信息化建设十年发展规划》，从学校层面对IR的可持续建设提供了理论依据和经费支持。2014年，申请到学校信息化软件建设项目，由图书馆作为建设主体，多部门联合参与IR建设。IR建设有机地与学校信息化建设、数字化科研管理、教学相结合，其元数据成为各部门的共享数据源，得到学校各方面的认可与支持，打破了信息壁垒，不再是图书馆的自建特色库。

（2）图书馆政策制定。

①存缴政策。存缴政策解决了“谁存档”“存档哪些内容”“如何存档”“存档格式”等问题。规定了提交者身份限定于全体教师、研究人员、职员和在校生，还包括兼职教授及访问学者等。存档内容支持文本与非文本信息，成果存档不再局限于期刊、会议论文，还涉及专著、译著、硕博学位论文、专利、灰色文献等类型。其中，专著译著、期刊论文、会议论文、硕博学位论文、专利等核心级资源是存缴重点；灰色文献作为扩展级资源是建设难点；通过与学校信息中心、课程中心和科研院所等系统数据共享，实现了教师课件、网络公开课、精品课程、讲座视频等成果与XJTU-IR的集成，成为资源建设的关联级资源。

XJTU-IR目前处于建设初期，更多采用的是集中回溯方式，少量资源选用分布式提交方式。在大规模回溯期结束后，成果存档方式确定为：由图书馆定期回溯WOS、Ei、Scopus、Pubmed、中文期刊、会议论文及其他学术成果，并根据“学者甄别”算法自动推送给学者，由学者本人或学者授权学院专人（如科研秘书）通过校园统一认证门户登录后台认领、纠错或补充提交，等待管理员审核，审核通过后予以发布，不通过则驳回后再次进行编辑。同时，图书馆配备学科馆员负责补充完善成果元数据，保证学术成果数据的准确性和完整性，存档流程见图3。

图3　XJTU-IR存档流程

针对成果移除也做出规定，对于核心级成果即使提交者申请移除，也需要经过相关人员签字确认后生效。所谓“移除”也仅指从浏览页面中出现已移除信息而不会彻底删除，同时提供资源原出版链接地址，为用户获取资源提供线索。

②传播政策。在元数据、全文的使用方面，强调用户以非营利目的可免费获取、使用元数据，在使用时只需提供元数据记录URL或OAI标示符；用户只能以学习、教育、研究和其他非营利目的对全文免费获取，严禁使用“网络蚂蚁”等网络机器人软件批量下载。在使用过程中坚持“合理使用”原则，遵循“适度开放”原则，采取组合形式的开放获取策略，针对不同类型的资源，支持不同程度的开放获取，以满足作者对学术成果的开放要求，保障资源的合法权益，平衡相关利益者关系。

IR必须约束用户资源利用行为，国际上通行的做法是遵循知识共享协议（Creative Commons，CC协议）。［12,13］CC协议为IR解决版权问题提供了有效的法律工具，通过多种权利组合来满足不同权利主体需要的不同授权方式，作者可以通过选择不同组合声明本人作品授权方式，从而降低版权侵权风险。如，中国科学院知识服务网格、北京科技大学、清华大学等提供了两种比较开放的CC协议，供提交者选择传播授权。XJTU-IR目前是作者可以自由选择CC协议中一个或者几个组合的许可协议。

③服务政策。服务政策可划分为服务对象和服务内容。其中，服务对象政策是对所存档资源使用权限进行限定，将用户划分为本校师生和社会公众。本校师生通过在图书馆借阅授权对成果数据进行获取；社会公众并不能免费获取所有成果，部分成果仅限浏览元数据但无法访问全文，当有合理资源获取需求时，可通过类似于“Email EPrint Request”按键直接向作者发出文献请求获取作者提供的副本。［14］

服务内容政策明确了IR提供的各项统计服务，如IR按机构统计、按收录类型统计、按成果类型统计等。XJTU-IR与校内其他科研管理系统、统一身份认证系统集成，免去学者重复注册、重复填写表单的困扰，使IR成为其他科研管理系统的共享数据源。通过Web Service机制实现了与汤森路透集团WOS平台的互联，能够提供文献被引频次、收录信息、影响因子等动态追踪服务。［15］IR提供的多项扩展服务，如，最新信息提醒推送、点击排行、可视化趋势分析、合作者关联等服务，能够有效激发学院和学者积极存档的热情。

④管理政策。管理是以人为中心，对现有资源进行计划、组织和控制并实现既定目标，IR管理政策就是统筹IR整体。人员方面，图书馆重视IR建设，在进行人员配置时组建了西安交通大学机构知识库项目团队，技术部门参与者主要负责技术保障，学科馆员负责内容质量控制，团队成员各司其职积极推进IR建设；技术方面，IR系统遵循开放技术标准，建立开放元数据收割接口，提供接口实现第三方工具对内容深度分析；经费方面，IR作为学校信息化软件建设项目，得到了学校的经费保障。

3　机构知识库政策框架建设建议

IR政策框架的制定在整个IR发展中扮演着重要角色，政策的制定可为工作部署提供理论指导，有利于构建符合实际需求的IR。同时也可以普及IR知识，加深开放获取理念，扩大IR影响力，提高学者自存缴积极性。

（1）机构需要明确IR的建设目标及定位。目前，高校IR建设中存在着将科研管理、教师个人成果管理等作为IR的拓展应用，淡化了原本IR的功能。究竟本机构IR建设目标是仅仅作为数字资源仓储，还是成为集存缴、数据交换、学者展示、统计计量、被引频次等多功能于一体的信息共享平台必须加以明确，并结合本机构特色、经费、人员等实际要素，制定机构特色政策框架，而不是一味从其他机构的政策框架中“生搬硬套”。

（2）IR内容建设时，要充分考虑与本校现有信息系统的集成与再利用，突破信息孤岛的瓶颈，同时避免与其他信息系统内容的重复建设。只有IR元数据被相关部门利用、获益，才能使IR被学者和学校管理层接受、重视，学校作为机构管理层才会根据实际应用情况出台政策指导IR发展。

（3）结合机构具体成果存档方式，针对不同类型成果制定不同存缴、使用规则，可由作者自主选择开放时间、开放程度。如，期刊论文、会议论文、学术专著及章节等公开或半公开发表的学术成果，可参考著作权法或获得作者授权等使用方式；而学位论文、培训课件及内部资料等灰色文献，很多内容属于暂时不公开发表的成果，可以采用元数据公开、全文限制获取方式使用。开放与否需要遵循作者意愿，保障作者权益不受侵犯，免除作者的后顾之忧。

（4）政策制定必须与学校其他相关部门机构加强沟通合作。需经过广泛调研，邀请学院、科研管理部门和教师代表共同参与制定，在坚持大原则前提下适当保留部分弹性，以满足不同学院、学者的需求。具体实施效果验证需要通过系统访问量、日志分析、现场调研等方式获取，并在3～5年对现行政策做出适当调整以适应IR后期发展。

［参考文献］

［1］黄和通.台湾地区机构典藏的发展和启示［J］．大学图书馆学报，2010，28（6）：53－61.

［2］张晓林，等．机构知识库内容保存与传播权利管理［J］.中国图书馆学报，38（200）：46－54.

［3］郎庆华．机构知识库政策体系构建研究［J］.情报理论与实践，2014（7）：23－27，69.

［4］李明鑫，田丹．我国机构知识库建设中的政策因素分析［J］．图书馆，2013（1）：107－109.

［5］陆彩女，李麟．2013年国际开放获取实践进展［J］.图书情报工作，2014，58（8）：111－121.

［6］顾立平．日本JST发布开放获取政策［J］.中国图书馆学报，2013（6）：85.

［7］李书宁．国外大学开放获取政策研究［J］．图书情报工作，2013，57（10）：12－17.

［8］吴越，等．机构知识库相关政策研究——基于北京大学机构知识库的思考与探索［J］．大学图书馆学报，2014（2）：24－27.

［9］清华大学机构知识库［EB/OL］.［2015－05－10］. http://ir.lib.tsinghua.edu.cn/index.do.

［10］香港8校机构知识库整合系统［EB/OL］.［2015－04－20］．http://ir.las.ac.cn/handle/12502/6305.

［11］中科院和国家自然科学基金委发布开放获取政策［EB/OL］.［2015－04－20］．http://www.irgrid. ac.cn/note.jsp.

［12］柳菁．美国机构知识库版权问题的解决方式及启示［J］．情报科学，2013，31（5）：157－ 160.

［13］郎庆华．机构知识库自存储资源的获取策略研究［J］．情报杂志，2009，28（7）：166－169，184.

［14］邵晶．绿色OA仓储的“存档”与“开放”策略研究［J］．图书情报工作，2008，52（11）：78－80，142.

［15］魏青山，等．西安交通大学机构知识库数据共享集成研究与实践［J］．图书情报工作，2014，58（18）：24－29.

Research on Policy Framework of University Institutional Repository Based on a Case Study of Xi'an Jiaotong University Academic Hub

Zhang Xue-lei，Wei Qing-shan

Abstract:Institutional repository,as an important part of academic achievement management,has been concerned by many scholars.The establishment of institutional repository policy framework is of great significance to the sustainable development and the quality of data construction.This article makes a survey on policy framework of university institutional repository of domestic and abroad,and it suggests 4 aspects of the construction:deposition,broadcasting,service and management by taking Xi'an Jiaotong U-niversity academic hub as a case study,which could help ensure a steady institutional repository construction.

Keywords:Institutional Repository；Policy Framework；Sustainability；Xi'an Jiaotong University

中图分类号：G250.74

文献标志码：A

文章编号：1005－8214（2016）04－0076－04

［作者简介］张雪蕾（1988－），女，西安交通大学图书馆信息技术部馆员，硕士，研究方向：机构知识库、电子资源流量控制；魏青山（1974－），男，西安交通大学图书馆信息技术部副研究馆员，研究方向：机构知识库、特色数据库开发、学科服务、数字资源整合。

［收稿日期］2015－07－07［责任编辑］徐娜