档案管理基础工作的关键性分析

周艳

摘 要：随着现代化社会快速的发展，信息日新月异，档案管理的价值显得更为突出。要在充分了解这一重要的价值基础上更加积极的对待档案管理工作，希望档案管理工作在不久的将来会实现跨越式发展。

关键词：档案管理；基础工作；重要性

当前人事改革制度不断的深入，单位内部、单位之间、地区之间的人员流动也会逐渐频繁，这就对我们的人事档案管理工作提出了更高的要求。然而，怎样将记录单位人员重要信息的档案资料合理的保存和利用，也更值得我们档案管理人员深思。但是，只要我们富于创新意识，勇于探索，敢于开拓，努力实践，就一定会把人事档案管理工作开展的更好。

一、档案管理基础工作的关键性

档案管理工作是实现档案信息有效保存的重要也是关键途径，更是为管理者及时提供有效决策的重要依据。因此，为了做好相关的档案管理工作，就需要在具体的档案管理工作中重视档案管理的基础工作。下文就关于档案管理基础工作的重要性进行分析。

（一）有利于档案管理工作规范化。随着时代的不断发展，科技的深化利用，在当今人们对信息大量需求的环境下，档案管理工作逐渐实现规范化、标准化便成为了新时代下档案管理的要求。而为了能实现档案管理规范化、标准化的目的，就需要在具体的档案管理工作中，重视档案管理基础工作。档案管理基础工作的有序进行有利于档案信息去粗取精、实现资源重组，助推档案管理工作标准化进行。其次，加强档案管理工作能够将无用文件踢出，能够将档案信息中有无价值、保管期限不准的信息进行规范，从而在实现提高档案管理工作效率的基础上，促进档案管理工作规范开展。

（二）有利于保证检索的查全率和查准率。通常对档案信息进行检索时，都是在计算机技术支持的基础上进行的。而为了保证检索的查全率与查准率就需要做好档案管理基础工作。也就是说，档案基础工作的高质量开展，是可以保证检索的查全率和查准率的。在计算机进行检索的过程中，为保证检索的完整性、避免在检索过程中出现错误，就需要对档案进行分类，并提升校审力度。另外，在按照规定进行分类时，还能够在明晰的分类号下，通过有效的关键词，实现档案检索速度，能有利于档案检索的查全率与查准率的提升。

（三）有利于促进档案管理的现代化进程。档案管理的现代化主要表现在档案管理工作融入了先进了的信息技术、计算机技术，在档案信息处理上提升了信息利用的价值、增强了信息检索的准确性。另外，在做好档案管理基础工作时，就需要在整理档案的过程中分清轻重缓急，加工整理档案信息。当档案内容中利用价值较高的、价值较大的时，还需要在充分利用原档案信息的基础上，提升档案管理的效率，实现档案管理现代化发展，并在信息技术的支持下，在科学的现代化档案管理模式下，促进档案管理工作实现现代化。

二、当前档案管理基础工作存在问题

档案管理基础工作是现代化管理的基础工作，也是档案管理的重要内容之一。所以，档案管理基础工作的有序进行直接关系着档案管理工作的正常开展。然而，虽然档案管理基础工作对档案管理工作十分重要，但在其具体的工作之中，当前的档案管理基础工作依旧存在着不少问题。

（一）档案案卷厚薄不一。档案案卷的厚薄不一是十分常见的问题，且该问题表现的也十分明显。其主要表现在在档案管理的工作之中，在对档案进行整理时，由于不同时期的档案管理收藏量的不一，就会使得档案信息的厚薄度不一样。然而，这种信息的程度不同，就会使得档案案卷整理不规范，案卷厚薄不一的情况发生。

（二）诸多案卷未标页码。档案案卷不标页码主要表现在诸多的案卷没有标上页码，而一旦方案案卷上不标上页码，就会使得档案案卷出现漏损、掉页之后，难以发现案卷上的相关内容，破坏案卷的连贯性，并使得档案案卷的价值降低，档案信息的利用价值也会受到影响。

（三）档案组卷存有混乱现象。一般来讲，档案的编制、组卷都是在特定时间、特定部门所管辖的权限以及部门的职能，按照相关的文种进行组卷编制的。然而，档案的组件一旦出现了档案组卷混乱的现象之后，就会使得档案案卷查阅较为困难，也影响着档案编制的质量。

（四）案卷不规范问题常见。常见的档案案卷不规范问题主要表现在案卷标题的不规范与案卷目录的缺少。案卷标题的不规范主要表现在在进行案卷标题拟定时，没有按照规定进行或者标题的拟定缺少一些必要的因素。另外，除了这两个常见问题以外，还会出现档案案卷目录的缺少，而这种情况也必定会降低档案的检索效率，降低档案的准确性，进而档案的信息利用率也就降低了。

（五）档案编号编制不规范。一般来讲，档案编号编制的不规范问题也容易在档案管理基础工作中容易出错。而这种问题则主要表现在一些历史宗卷或者保存时间较长的档案卷册中。所以在这些档案卷册中就容易出现没有目录，档案编号既不科学，也不规范的现象。

三、加强档案管理基础工作重要性的措施研究

档案管理基础工作的重要性是不言而喻的，其直接决定着档案管理工作的工作水平与工作质量，也直接关系着档案管理的规范化、标准化。所以，为了能实现档案管理工作高质量、现代化开展的目的，就需要在具体的档案管理工作中，切实落实好档案管理基础工作。

（一）加强观念教育，注重档案管理基础工作为了实现档案管理基础工作有序开展，首先就需要在观念上能意识到档案管理基础工作的重要性，以能够在具体的档案管理工作中注重档案管理基础工作的落实。加强观念教育，就需要对档案管理工作有关的工作人员进行档案管理基础工作的认识，明白档案管理基础工作的关键性与基础性意义。另外，在工作人员明确档案管理基础工作的重要性之后，还需要将这种意识落实到具体的工作中，使档案编制、档案信息的组合、分类科学化、合理化，从而在实现档案管理工作效率提升的基础上，保证档案管理基础工作高质量开展。

（二）提升管理标准，促进基础工作规范开展提升管理标准，促进档案基础工作规范开展是为了保证档案管理基础工作规范、高效进行的重要手段。而随着时代发展，档案管理工作也越来越需要朝着现代化、标准化发展。所以，提升档案管理基础工作标准，为保证档案管理基础工作规范开展，首先就需要融入现代化的管理手段，建立一套行之有效的档案管理规范标准，从而实现档案管理基础工作的规范。另外，在良好的规范标准之下，还需要保证档案信息检索的查全率与查准率，从而实现档案管理信息检索准确、便捷的目的。

（三）强化数据信息管理，推进档案管理基础工作现代化强化数据信息管理关键要提升档案信息的利用率，保证档案信息处理的高效、高质。所以在对档案信息进行加工时，就需要在对价值较高的信息处理的基础上，提升信息利用率，以实现档案信息管理现代化。

参考文献：

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[2]张红梅.浅谈档案现代化管理[J].档案管理，2011（5）：94-95.