探讨有效改善目前档案信息化管理现状的策略

摘 要： 目前，信息化、数字化社会的发展越来越快，档案管理也不再像原来一样，而是渐渐朝着信息化的方向发展着。企业在发展的过程中存在着大量的电子文档、数码以及声像等等文档，因此档案信息化也越来越重要了。目前的档案信息化管理实际上满足不了企业的需求，总的来说也还面临着许多的问题，本文详细分析了档案信息化面临的各方面问题并将有效措施以及解决方案提了出来。

关键词：档案信息化 管理 问题 策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）05-0042-01

一、档案信息化的涵义

现代化的档案信息管理指的是每个行业在提高档案技术水平的主要是通过运用现代化的信息技术，解决那些在档案管理过程中出现的问题和情况，根据出现的问题和情况再进行考虑信息管理化当中需要注意哪些方面，从而考虑相关的新理论和新原则之后运用现代网络技术构建一个关于档案管理的基本框架，最后把档案管理的社会化服务最终实现出来。

二、现阶段档案信息化管理的不足之处

1.落后的档案信息化管理理念。手工工作整理是传统档案管理的主要特点，这是经过很长的一段时间从而形成的。由于目前现代化信息技术的快速发展促使着传统档案管理朝着信息化方向发展，但是就目前来看，高投入低产出是档案信息化管理应用水平的形势。

2.不够重视档案信息化管理。没有深刻认识档案信息化建设管理导致信息化建设的需求得不到满足，这是存在于绝大数企业当中的一个问题。由于档案信息化管理在大部分企业中出现并且发展态势良好，使得大部分档案管理部门在没有深刻认识档案信息化管理的情况下硬着头皮跟着形式去管理建设档案工作。这样做所导致的后果就是严重缺乏档案信息化管理的基础设施、档案信息管理资金以及专业档案信息管理人才。

3.信息化管理的推进威胁到档案保密与档案安全。现代化网络技术发展越来越快，档案保密以及档案安全已经悄悄的被信息化管理人为因素和技术因素的存在威胁到。档案管理部门自身没有强烈的保密意识和安全意识是形成认为因素的主要原因，不仅如此，管理部门有关人员没有对档案的重要性形成深刻认识，座椅有时候会在本部门档案网页上发表一些信息，这也是造成档案管理信息泄露的一个主要原因。在目前互联网技术非常发达的形势下，会有一些病毒或者黑客对档案信息进行攻击，档案信息的安全性没有得到切实保障，这些都是技术因素的形成原因。

4.繁重的档案信息化管理任务。档案内容繁杂、数量多、案卷时间跨度长任务繁重等等都是目前各个行业当中档案管理部门中存在的一个普遍问题。由于受到传统档案管理的影响，所以档案信息化管理没有得到很好的效果。各个档案部门的管理目的都是保证档案完好，但是由于每个时间段的信息档案都不一样，工作人员在整理的时候也比较麻烦，没有按照不同的要求在进行整理工作，以至于档案信息化管理质量不高。要想彻底解决以上问题，就要通过现代化的信息技术手段来对信息档案进行管理，对于目前现存的相关文书和资料要通过数字化技术来进行整理。

三、对于档案信息化管理提出的对策

1.通过现代化技术手段来实现档案信息化管理是各个行业的最终目的。各个行业要将实现档案管理信息的的社会化服务树立在现代化的档案信息化管理工作中。要用信息化的管理手段来整理或者储存繁杂的档案数据资料，以便于今后档案管理工作。运用信息化管理手段还有很多好处，它可以帮助企业建立一个良好的数据循环系统，从而提供了一个相对快捷的途径给工作当中的查询和统计分析，这对单位或者企业的运用提供了有效的资料基础。

2.转变转念。信息化社会发展的速度非常之快，随着带来的就是档案信息化管理的发展。目前，人们获取知识和信息的主要渠道就是通过网络环境下的网上信息资源，因此档案信息服务要完全开放才能体现出自身的优势。因此要转变思想观念树立现代化的档案信息管理思想，全面展开档案信息化管理。

3.提高档案信息化管理技术水平。现代化的计算机技术的信息技术是全面展开档案信息化管理工作的重要支撑点。因此，为了能够在档案信息管理工作中能够彻底解决掉一系列的技术威胁等相关问题，就必须依靠于强大的技术性建设基础。除此之外，在相对开放的网络环境下，档案信息管理会有一个相对宽松的环境来发展，这样才能将档案数据信息和信息社会化服务充分实现起来，在建设档案信息化管理的过程中必须要重视智能检索建设，因为如果有一定的技术水平支持智能检索，就能够在一定程度上解决存在于网络环境当中档案数据信息的潜在威胁，不过智能检索还需要逐渐的完善以便于更好的保证档案的保密性和安全性。

4.尽快建立档案信息资源数据库。在进行档案业务工作信息化的过程中，要重视资源合理配置的建立，只有建立好相关的资源配置工作，在进行档案信息管理工作的时候就可以利用其特色更好的开展工作。除此之外，在档案信息化管理的过程中不可以忽视馆藏档案信息的相关工作，要在开展档案信息管理工作的同时深入开发馆藏档案信息的特色和优越性，之后要将文件级著录标引扩大范围的开展，最后将结果录入到微机当中。

5.增强档案信息化管理的责任感。为了能够更好更高效的将档案信息化管理的最终目标彻底实现，要长期并且坚持不懈的推动档案信息化管理建设。相关工作人员要适时地更新档案信息化管理观念，在工作中不能一层不变的去处理任务。管理人员要全面落实相关档案信息管理工作任务，切实开展好档案信息化管理的相关工作。

四、结语

档案信息管理人员要通过充分运用现代化的网络技术服务来适时地更新或者树立档案管理信息化的新理论与新原则从而将档案管理以及档案服务的基本框架构建起来，最终将档案管理的社会化服务彻底实现好，这就是现代化档案信息管理的主要内容含义。对于在档案信息化管理过程中存在的文书以及资料，要针对性的采取不同措施去推动档案信息化进程，全面的展开档案信息化管理工作。

参考文献

[1]韋素芹.企业档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2013（07）

[2]徐丽丽.加强干部学院学籍档案管理刍议[J].世纪桥，2012（13）

[3]毕静杰.如何实现档案管理信息化管理[J].办公室业务，2012（17）

作者简介：杨梅，女，（1984.1-），汉族，籍贯：天津，学历：本科长期从事档案管理方面的研究。