如何对档案工作进行规范化管理

冯刚

摘 要：档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想.

关键词：档案工作；规范化；文件

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1 档案标准化管理的基本任务

企业在实行档案标准化管理的过程中首先要贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律、法规、方针政策、建立和实施企业标准体系、根据国家标准、行业标准和地方标准制定、实施企业标准对标准的实施进行监督检查使其持续改进采用国际标准和国外先进标准参加国内、国际有关标准化活动。在贯彻落实国家关于标准化工作的法律、法规、政策、方针的基础上建立健全以技术标准为主体核心以管理标准为保障以工作标准为基础的企业档案管理的标准化体系。

2 公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3 实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

数字档案馆建设对档案信息服务的影响及对策

刘玲玲

（中航工业沈阳飞机工业（集团）有限公司，辽宁 沈阳 110032）

摘 要：随着信息技术的发展，大数据时代已经来到我们的身边，社会各部门正在受到信息化的洗礼。数字化档案馆也从有到无的发展起来，但是从理论摸索阶段到具体实践过程还存在着诸多问题。本文基于档案馆数字化的发展现状，分析其对信息服务的影响，提出数字档案馆发展过程中存在的问题并提出相应的对策。

关键词：数字档案馆；数字档案馆信息服务；问题；对策

随着信息时代的来临，社会各组织部门对海量数据的处理也登上了一个新的台阶。档案馆作为信息资源存储的主体存在，对数据信息进行接收、分类、管理、调用是其主要职能。但是，现今社会对于信息的更新速率不断加大，利用数字化信息管理系统对档案馆进行改革也是大势所趋。

1 数字档案馆发展阶段

数字档案馆是在遵循档案管理基本原理的基础下，借助信息网络基础设施，通过信息管理系统与档案网站，对各种数字档案资源进行数字化、有序化、网络化管理的新型管理模式，它超越了单个实体的档案馆的界限，大大提高了档案信息资源开发与共享的效率。[1]

我国的数字档案馆发展可以分为四个阶段：

1.档案目录数据化

这是建设数字图书馆的第一步，运用电子技术对档案文件进行管理，编制电子目录，以便于利用检索功能，加快文件检索速度，方便文件资源整合。

2.馆藏档案数字化

这一阶段是将纸质、音像信息经过数字化处理后形成的档案信息的过程。在此基础上进行分类整合建成相应数据库，不仅能很好的使档案原件长久保存，而且在信息资源利用与共享方面得到合理利用及有效提升。

3.档案管理信息化

数字化档案馆建设涉及到档案管理的方方面面，包括档案管理人员部分工作的机械化，档案管理的创新及人性化，资源共享的高效性等。基于技术及人才支持的传统档案馆的自动化管理，不仅可以有效提高档案信息的利用效率，还为利用一些新手段，如系统日志统计分析，推动档案管理的升级。

4.电子文件归档自动化

计算机在各领域的普遍使用的结果是产生了海量的电子文件，为适应此现状，档案馆从接收传统纸质，实体档案为主过渡到依法直接接收和管理数字环境及设备中产生的，电子档案，从而完成功能完善的现代化数字档案馆的建设。[2]

2 数字档案馆建设对档案管理体制的影响

1.改变管理服务方式

传统档案管理方式太过琐碎，需要人工书面记录，档案分布零散切需要大量人力物力进行存放和维护。而数字档案馆能够通过目录检索，迅速的查找信息，大大节省了档案管理及相关工作人员的时间与精力，且将重复率高的工作交由机械处理，不仅有效的避免了人为过失，而且提高档案处理工作的效率，更重要的是得以让工作人员将主要精力投入到档案实际管理工作中和创新业务技能中去，充分利用人才资源。

2.纸质、音像数据向数字信息的转化工作是基础

在我国数字化档案馆建设还不成熟的阶段，做好数字档案馆与传统档案馆之间的转化工作及相互的扶持工作，也是在档案管理过程中需要思考的问题。

3.3.信息技术成为核心技术

档案管理是对各类数据信息进行分门别类的一门工作，这种分类的技术方式是档案馆建设的核心内容。数字档案馆的发展也使得对数据库技术等信息技术的要求不断增高，对此类技术人才的需要也愈加迫切。

总之数字档案馆将分布零散的资源信息有效整合分类，使得的档案用户的联系呈现整体化的趋势，从而共享更加充分，使用更为便捷，这些都是档案管理体系适应时代的发展与创新的成果。

3 数字档案馆建设有待改进

1.人才缺乏、技术短板

数字档案馆可以利用信息技术存储信息，在提供档案管理服务方面大大节省了档案管理及相关工作人员的时间与精力。信息技术水平先仍然制约着我国档案馆数字化的进程，电子签章、信息检索和身份认定方面都缺少关键技术人才。当前我国该方向的专项人才还比较缺乏，由于起步晚，缺乏实践经验及深入研究，在技术方面的漏洞也是亟待解决的难题。

2.档案安全问题

数字档案馆的建设需要与时俱进，不断引进国外最新的技术，来保证数字档案的安全，另外数字化档案馆的保护系统需要排查漏洞，进行定期的维护与升级。

3.缺乏完整的理论指导

我国的数字档案馆建设刚刚起步，还处于学习摸索阶段，缺乏核心技术理论上的突破创新，还无法有效的对数字化档案馆的建设做有效的指导。

4.制度建设不完善

我国目前数字档案馆的建设还不完善，仍然处于自上而下试验阶段，还没有一个完整的指导体系指导其建设。这种现状使得数字化档案馆建设在资金，技术、人才、政策等方面处于被动和非常不利的局面。

4 如何提高信息服务水平

数字档案馆给信息管理提出了一种新的思路，针对如何提高信息服务水平，充分发挥数字档案馆的优势，我们将从加强人才建设、制定阶段性目标、完善安全保障体系和数字档案信息资源建设四个方面入手，进一步完善数字档案馆建设。

1.提高工作人员素质

树立与时俱进的思想，以科学的眼光看待数字档案馆，要认识到其在当今社会的重要性。随着信息技术的进步，档案用户对档案的查阅与利用的要求势必有所提高，这就对工作人员的素质有了高要求。数字档案馆其系统和技术具有高度的专业化，因此要引进专业人员及数字档案馆技术支持工作进行专项负责，同时要对专职人员进行定期的职业培训。[3]

2.制定阶段性目标

我国数字档案馆建设尚处于初级阶段，不能基于求成，任重而道远。因此各级各类档案馆要在进行数字化建设时要因地制宜，具体问题具体分析，制定相应的长期，短期计划，并检测完成情况。

3.建立安全保障体系

数字档案馆要求档案库可以与互联网相联，方便用户对信息的查询与使用。档案安全的管理十分重要，要保证信息不泄露、数据不被破坏，安全保障体系就是第一道防线。

应当制定严格的管理制度，用户登录使用必须通过特定的检查识别方式；用户在使用过程中将受到一定程度的制约，如不能下载或添加信息等。此外，还应当运用多种网络防护技术，防止计算机收到网络病毒的攻击，进而窃取文件信息。例如工作人员可以通过建立数据迁移、备份、恢复制度建立网络防火墙和安装防治病毒软件，访问控制、身份鉴别、信息加密等手段从技术上为数字档案馆的安全运行提供保障。

4.加强数字档案信息资源建设

信息资源是数字档案馆存在的基础，对这些信息资源进行处理与分类是数字档案馆的基础工作。信息资源的来源主要有两处：一是纸质、音像信息经过数字化处理后形成的档案信息。二是直接接受通过计算机生成的电子档案。档案馆在收集以上两类档案的同时，还应适当补充相关的网络信息资源。

5 总结

现今社会对于信息的更新速率不断加大，数字档案馆建设也在如火如荼地进行。发挥数字档案馆对档案信息服务的积极作用，需要国家及个人转变认识，提高对其重视程度。尽管我国数字化档案馆建设起步较晚，但仍然取得了可喜进步，同时不能忽视还存在诸多问题，需要技术、人才、政策等的支撑以及要顺应时代的发展，不断适应时代的新要求。努力完善安全保障体系、加强人才建设、数字档案信息资源建设，运用信息技术的最新成果，都是我国数字档案馆建设重要内容。相信在不久的以后，随着科技的发展及数字化档案馆的普及，我国的档案管理体系会健康合理有序的蓬勃发展。

参考文献

[1]聂瑛， 我国数字档案馆建设中存在的问题及对策研究[J]. 科技创业月刊， 2015（23）： 第70-72页.

[2]张晋周， 数字档案馆建设若干实践问题思考[J]. 中国档案， 2015（2）： 第66-67页.

[3]刘冬翠， 数字档案馆建设对档案管理体制的影响及相应对策[J]. 城建档案， 2014（7）： 第75-76页.

作者简介

刘玲玲（1982-），女，沈阳，大学，馆员，数字档案馆。