浅析档案管理存在的问题与档案信息化建设

李颖

摘 要：在现代化技术快速发展时期下，档案管理面临着科学的改革。找出档案管理工作中不足的问题，根据需要选择一定的对策，加强档案管理理论与实际相结合，提高档案管理工作人员素质，应用科学的管理手段提高 案管理工作效率

关键词：档案管理；问题；对策

目前档案管理工作的水平普遍较低，没有规范的档案管理。具体表现在：档号不够规范，案卷标题不明确，混乱立卷组卷，卷内目录不清楚、案卷内容混杂、案卷纸张规格厚薄不一。档案管理人员专业整体素质较低，档案管理工作经历了许久时间的发展，有了比较稳定的档案管理干部人员，但是这个队伍的专业文化理论知识和专业素质还不能充分适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入现代化办公时期，能够进行档案管理的基本工作、编研工作和档案信息研究的专业人才十分匮乏。档案检索效率较低，在目前档案的检索方式还是运用传统的手工检索，档案管理部门在研究手工检索的途径上做了大量的工作，编制了各种形式的检索工具。检索工具多种多样重复性多，并不精准。错误的认为编制的检索工具越多档案工作检索服务质量越好。 利用计算机检索的特别少，检索效率也不高，在编研工作上也存在一些问题。为了应付检查、达标升级随便抽取其他处室的人员进行编研，促使编研一些层次低、质量差、实用性不大、利用价值小的产品。

1 提高档案管理效率的对策

改变档案管理目前的工作状况，档案管理工作的目标是提高档案管理工作效率，实现档案管理的规范化。是我们要解决的问题，主办法有：

提高档案工作人员的专业素质，需要引进优秀的人才，要有专业文化知识和专业技术、技能的人才加入档案管理队伍。同时，加强现有档案管理工作人员的继续教育是提高人员素质的一条途径。当前社会经济发展快速，新的行业和不同领域不断形成，对档案管理业务和服务等许多工作提出了新的要求和挑战。档案工作人员应当努力学习专业知识，开拓眼界，充分掌握所涉及本职工作各方面领域的现状，提高自身修养素质，科新地运用档案学理论和新的科学技术来指导和改进档案工作。充分调动档案管理工作人员的积极性。档案管理工作长期单调、枯燥，每天埋.头于各种资料与文件当中，落后传统的工作方法，档案工作人员没有积极性，档案管理工作人员比较被动和落后，使档案管理工作失去生存的动力。如何超前主动地服务于社会和各种行业是摆在我们面前的问题。所以，努力使档案管理工作从被动变为主动，让档案工作形成为事前介入、事中参与、事后收集材料新的档案管理理念。更新旧观念，实现自我的工作价值。档案工作的重要性有时档案管理工作的人员都未必明白，因为他们以前只是为了工作而工作，没有用发展的眼光看问题，忽视了对工作方法的总结，以及对社会的影响。档案管理的领导人员首先要做好档案管理工作的宣传和教育，对档案管理工作要有积极的认识和态度，只认为档案管理工作员只是看点守摊，是仓库保管员的形象，要使档案人员心态积极进取，做出各方面相应的调整和重新归位，在努力工作的同时，有作为才能有职位，有业绩才能有结果，使档案管理创造出更丰厚的社会效益和经济效益。 档案的现代化要与本行业的信息化一致。档案管理必须适应现代化、信息化的要求。科学现代的信息化管理迫切要求飞速发展，对档案管理工作提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。目前，在信息化建设过程中，也有档案部门不明白的知识内容，特别是信息化管理系统、资源管理系统等。在这种情况下，档案管理人员要知难而上，积极努力学习，使档案管理成为行业现代信息化管理的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，建立完善的基础设施，充分发挥档案系统的作用，提供高效的服务，利用现代化的办公系统，科学有效的对档案信息进行快速归档，方便档案信息快速检索。

2 档案信息化建设的设想

作为档案管理工作人员应站在档案管理改革和发展的高度，不断地更新管理观念。把档案工作作为重要的信息化管理来看待，科学有效地提高档案资源的利用效率，做好对外宣传的信息保障。充分地发挥档案信息化的作用，为科学信息化的档案管理持续发展奠基了一定的基础。建立一套科学、合理有效的档案工作管理机制，科学设定目标责任制，让档案管理工作人员有工作动力，自觉地有责任地履行岗位职责。档案部门应建立一个大多数软件都能接受的文件信息存储和交换格式系统，保证信息档案资源共享。在科学信息化档案管理开发利用时，要健全电子文件的使用和管理制度。在电子档案形成后，要制定保密和备份制度，必须使电子文件安全地处于保密状态。实行对电子档案进行动态化的管理与维护。通过网络加大对电子档案进行合理的收集和反馈，使每一项数据都有理有据。加强档案管理队伍建设，档案管理队伍大多知识结构较单一。进行档案信息化建设的人员必须要掌握和精通档案管理方面的专业知识，还要掌握计算机、信息管理和网络技术。在年龄结构和学历层次上要重视提高，注重应用型人才的培养，不断补充复合型的档案管理人员来充实这个队伍。充分网络，收集整理档案信息，建立电子档案管理系统数据库。把档案软件管理系统接入应用到实际工作当中，实现档案查询和检索自动化。鼓励信息源的基层部门以电子文件的形式按规定的格式和要求上报档案材料，比如照片、录音、录像、文字等。利用网页制作技术，在网页上开辟档案信息站点。加强档案信息化建设，突出馆藏特色，具有行业特点，加大数据库的容纳度，提高利用者的利用率。利用网络形成的电子档案具有一定的保密性，有使用权限的问题，还有网络容易受到黑客、窃听和篡改、病毒、程序缺陷、技术淘汰等许多不利因素，所以要建立档案信息化安全保障体系。

现代人力资源管理是以人为中心来设计的，其宗旨是“以人为本”。人是关键要素，首先要服务好人：才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”，承认人是一种资源，一种特殊的和重要的资源，而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。通过开发人的潜能使之发挥到最大限度，调动人的积极性、创造性，这一理念将会贯穿人力资源开发的整个过程。而加强企业人事档案的管理工作，恰恰是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。

综上所述，在档案信息化建设的实际工作当中，应建立有效的发展规化，及时查找问题、解决问题，使信息化的档案管理走向一个新的局面，要适应档案管理的自身发展，另外也要适应现代信息化的发展，对档案管理工作中不适合的作法进行适当的改革，不断努力学习和吸纳新的知识，使档案管理工作为社会的发展迈上新的台阶。

参考文献

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