论合同管理中的常见问题及改进措施

郭惠

摘 要：本文针对新疆油田公司克拉玛依电厂合同管理中存在的问题进行分析，并提出应对措施，希望在合同管理方面管理提升有所帮助。公司合同信息管理系统的应用，使合同管理由过去的纸质管理模式变成现在的网上管理模式，尤其是公司合同管理办法修订后，对管理中的责任划分明确，考核严格。

关键词：合同管理;问题;措施

公司合同信息管理系统的应用，使合同管理由过去的纸质管理模式变成现在的网上管理模式，尤其是公司合同管理办法修订后，对管理中的责任划分明确，考核严格。本文针对克拉玛依电厂合同管理中存在的问题进行分析，并提出改进措施。

1 克拉玛依电厂合同管理运行现状

克拉玛依电厂根据公司新修订的合同管理办法修订了《克拉玛依电厂合同管理细则》，为规范合同管理制定了依据。计划科作为归口部门负责合同管理工作，质量安全环保科承办安全类合同，运行维护中心承办供热类合同，其他合同由计划科承办。

2 存在的问题

2.1 合同信息管理系统未能在全厂有效推广 合同信息管理系统在电厂应用以来，能正确使用该系统的部门寥寥无几。虽然每个科室都规定了合同负责人及承办人，并配置了合同管理账号，但由于长期不使用，相当一部分人的合同管理账号已经被锁死。当需要登录处理合同管理事务时，造成合同流程无法继续等结果，使工作不能正常进行。

2.2 合同管理系统的培训工作不到位 合同管理的培训主要包括合同信息管理系统的使用、相关法律知识的学习、《克拉玛依电厂合同管理实施细则》的学习、合同流程的学习。实际工作中，这几个方面都很欠缺，各单位合同承办人普遍缺乏合同管理的相关知识。这也是合同信息管理系统未能在全厂有效推广的原因之一。

2.3 《克拉玛依电厂合同管理实施细则》在执行过程中形式化 在《克拉玛依电厂合同管理实施细则》既规定了合同归口部门计划科的管理职责，也规定了各部门的合同管理职责。计划科作为归口部门负责合同的订立、履行、结算等全过程管理，这里强调的是过程管理，并非承办。在执行过程中，只有少数部门会负责本部门的合同订立、履行、结算等工作，其他部门的合同一律由计划科代办。这就导致了《克拉玛依电厂合同管理实施细则》在执行过程中形式化，合同管理没有真正渗透到生产经营管理中。

2.4 合同印章的使用没有概念 承办部门对合同印章的使用缺乏清晰的概念，无论哪个部门与外部单位签订合同，均代表电厂而非本部门签订合同，在签订时应使用“新疆石油管理局克拉玛依电厂合同专用章”，而不是行政公章。随意使用行政公章不仅不符合规定，而且使合同管理脱离归口部门计划科的监督管理，对电厂的合同签订也是一种风险行为。

2.5 合同信息管理系统不能稳定运行 公司统一使用的合同信息管理系统对电脑的系统要求较高，且有时会与OA系统冲突，在日常使用过程中，若维护不当，就会导致合同信息管理系统不能正常使用。这种现象在合同办理过程中时有发生，给日常管理工作带来诸多不便。

2.6 合同选商与承包商推荐入网工作排期滞后 承办部门在计劃签订合同时，未将合同选商和承包商或服务商的推荐入网审批时间计算在内，导致合同签订时间超过预期，影响工期。

3 改进措施

公司新修订的合同管理办法中对原来未明确规定的内容进行了补充，并细化了合同订立、合同履行方便的内容，同时加强了考核力度。因此，克拉玛依电厂的合同管理必须规范化，切实按照公司的合同管理办法执行，以确保合同管理的合法合规，符合内控流程的规定。

3.1 修订《克拉玛依电厂合同管理实施细则》 根据公司新修订的合同管理办法修订《克拉玛依电厂合同管理实施细则》。明确合同承办部门是合同订立的责任主体，完善合同的订立、履行、终止和归档等内容。

3.2 加强对各部门合同管理的培训工作 合同管理的培训工作主要体现在两方面：第一，明确各部门合同承办人，制定培训计划，加强对各部门在法律法规、相关管理制度、合同信息管理系统的使用、合同流程等方面的培训;第二，对各部门合同承办人进行与合同相关的法律知识培训，这既可以提高合同承办人员的法律知识水平，对个人自身素质的提高也有积极的意义。

3.3 加速合同信息管理系统在全厂的推广应用 首先，各部门负责人及合同承办人的电脑必须安装油田公司合同信息管理系统，并能正常使用;其次，为各部门负责人及合同承办人统一分配CNPC合同系统管理账号，开通管理权限;最后，各部门负责人及合同承办人应按照规定定期用分配的CNPC合同系统管理账号登陆合同信息管理系统，确保账号的正常使用，此项应作为考核内容纳入《克拉玛依电厂合同管理实施细则》的修订范围。

3.4 切实加强合同印章的使用管理 由于各科室合同长期由计划科代办，部分科室对合同印章的使用概念不清，在对外合同上加盖行政公章，这既违反内控流程，也使合同管理脱离计划科的监督管理，因此必须加强合同印章的使用管理。首先，各科室签订的所有对外合同必须报备归口部门计划科;其次，加强行政公章管理部门对合同管理知识的培训，提高印章使用的辨别能力;最后，加强对各科室合同基础知识的培训，清晰科室印章的使用范围。

3.5 提前做好合同签订的准备工作 合同签订前要经历合同策划、合同选商、合同谈判、合同文本起草、双方共同确认等流程，因此在计划一项合同签订工作前，要为这些前期工作预留必要的时间，使计划工作按期执行，同时避免事后合同的发生。

3.6 细化合同管理考核细则 合同系统不能有效推广，还在于长期以来形成的习惯：合同由计划科上传管理。而公司新修订的合同管理办法增加了“合同承办部门是合同订立的责任主体”的内容，即谁订立，谁履行，谁负责，这也是减少合同履行风险的有效途径。因此，在修订《克拉玛依电厂合同管理实施细则》时，应细化对合同管理考核细则，加强对合同管理工作的重视。

3.7 加强对合同信息系统的使用维护 合同信息管理系统的正常运行不仅需要靠技术人员的管理维护，还需要使用人员的配合。首先技术人员应加强自身维护水平，在系统故障时能正确处理，及时恢复系统的正常使用功能;其次，技术人员应对使用人员进行简单的技术培训，说明合同系统在使用过程中的注意事项，避免影响系统正常运行的操作。对此，使用人员应积极配合，只有双方的共同努力才能保证合同信息系统的正常运行。