进馆档案验收工作中常见问题和解决对策刍议

陈艳

摘要：本文分析了档案验收工作中的常见问题，并针对存在的这些问题，提出组织档案移交工作培训；加强档案移交前的检查指导等对策。

关键词：档案验收案卷目录编制档案实体整理

档案验收是档案接收工作的重要组成部分，是指档案在移交进馆前，对移交的案卷目录和档案实体进行逐条、逐卷的详细检查，其检查涉及案卷目录的编写是否符合规范、档案实体整理情况是否符合进馆要求等。验收过程中对进馆档案质量把控的程度，直接关系到馆藏档案的质量。

考虑到国家档案局是在2000年制发的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），各立档单位最早是从2001年开始实行以件为单位的整理，按照《<中华人民共和国档案法>实施办法》第十三条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”因此，2001年形成的保管期限为永久的档案也应该在2021年左右移交进档案馆，现阶段接收的档案基本上以案卷级的整理为主，故笔者以案卷级档案整理为例，从案卷目录编制、档案实体整理等方面进行阐述，并与档案移交单位和接收单位的各位同行商榷。

一、常见问题

（一）档案案卷目录编制中的常见问题

1.案卷标题拟写不规范，没有完整地体现“三要素”。案卷目录是档案进馆后的唯一检索工具，如何在浩瀚的档案馆藏内找到某一卷档案，全部要依靠案卷目录。“三要素”不齐全，可能导致一卷档案进入档案馆后无法准确检索，成为“死档”。在案卷目录中，案卷标题至关重要。案卷标题的“三要素”指的是档案的责任者、事由和文种。其规范格式是“***（责任者）关于*****（事由）的***（文种）”。实际工作中经常出现标题拟写不合规范的情况，有的缺责任者项，有的缺文种项，有的事由拟写不清，都不能较好地反映案卷的内容。

2.责任者不明确。责任者项是指该份文件的形成部门，而非立档部门。在实际工作中，一定要明确案卷目录中责任者项的具体所指。

3.题名中年份填写不完整。如将“1995年”简化填写为“95年”。随着档案移交进馆数量的增加，会出现无法区分的情况。因为“95年”既可以表示“1995年”，又可以表示“2095年”，这样的填写方式只会给档案查阅利用带来不便。

4.案卷目录中的“文号”项填写错误。案卷目录中的“文号”项指的是文件对外的发文字号，而不是机构内部收发文编号或室编号。实际工作中将以上几个号混淆的情况较为常见，应特别注意区分。

5.卷内文件目录最后一件档案未填写起止页号。页码既能起到检索某一份档案的作用，又具有对卷内档案进行统计的作用。如果最后一件档案不填写起止页号，就无从确定它的总页数，一旦发生最后几页档案丢页、漏页现象也无法觉察。

（二）档案实体整理中的常见问题

1.档号填写不清晰。档号是一卷档案进入档案馆后的“身份证号”，是档案进馆后调阅案卷的依据。它是由全宗号、目录号、案卷号组成的一组号码，一卷档案对应一组唯一的档号。档案实体卷皮上填写的档号和案卷目录上的档案要一一对应。在实际工作中，有的立档单位将室编卷号填写在馆编卷号的位置上，还有的把卷号填写错误后又进行更改，上述情况往往造成涂改后档号填写不清晰或字迹难以辨认，势必会给进馆后的档案调阅带来困难。因此，为了保证案卷实体上档号的清晰，如需重新填写卷盒和卷皮上的档号，可以用牛皮纸胶贴贴在原卷号上，必要时更换卷皮和卷盒，以保证档号填写的清晰准确。

2.档案盒装的过紧或过松。档案装入盒内，以能容纳一个手指为松紧适度。装得过紧，随着时间推移档案纸张体积会膨胀，在盒内空间不足的情况下，容易挤压变形。装得过松，会延长排架长度，过多占用档案库房内的空间。因此在档案装盒的时候要把握好不要装得过紧也不要装得过松。

（三）其他问题

1.归档范围和保管期限划定不准的问题。归档范围和保管期限划定过宽，会导致部分不应进馆的档案进馆，一定程度上影响移交档案的质量。笔者验收的基本上都是2000年以前的档案，确定归档范围和保管期限的依据是《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》。在实际工作中，一些上级机关制发的普发性供参阅、不需办理的文件也被纳入归档范围且保管期限还确定为永久。而按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，此类文件不应纳入归档范围。

2.一是兼职档案人员较多，分配给档案工作的时间精力不足。笔者在实际工作中所接触到的立档单位，除单位规模较大，年归档量较多的单位成立了专门的档案科（室），配备了1人以上的专职档案人员外，绝大多数单位的档案工作都下设在办公室，由1名工作人员兼职档案工作。这名工作人员除了从事档案工作外还要负责办公室的机要或财务、人事、文书等多项工作。在其他工作任务繁重的情况下，从事档案工作的时间势必会压缩或者受影响，这样进馆档案的整理工作也将受到影响。同时，档案人员工作热情不足，积极性不高，也制约档案移交进馆的质量。二是档案业务外包人员专业素质欠缺。对于档案移交数量较多的单位，一次性移交量可达千卷以上。档案整理的工作量较大，仅凭1到2名档案人员很难在短时间内完成，因此需要聘请具有保密资质的档案业务外包公司来完成。这些外包公司聘用的工作人员档案专业素质较为欠缺，如果移交单位的档案人员不能对其进行较好监督和把控，案卷整理的质量往往无法保证。

二、提高移交工作质量的对策

（一）组织档案移交工作培训

培训内容包括案卷目录编制、案卷实体整理等。例如，就案卷实体整理而言，针对页码不符合要求的情况，应将带有文字的纸张计为1页，填写时要用铅笔，正面填写在右下角，反面填写在左下角。要求连续编写，中间不应有重页、漏页。对文件中夹带的领导批示等文字的小纸条也要编页。对档案载体材料不符合档案保护技术要求的情况，特别是部分不符合档案永久保存要求的载体材料如热敏纸、针式打印材料等，要对原件进行复印并留存，尽可能地延长档案的保存时间。对档案装订不符合要求的情况，案卷装订要求要整齐牢固，用白色粗棉线采取“三孔一线”的装订方式，而不能用黑色鞋带、白色尼龙线等装订，有些硬皮会议记录本或书本式印刷品如果不方便用“三孔一线”的装订方式，可以用糊精将卷皮粘贴在其上。形成年代久远，已经变脆的纸张，进行托裱后再装订。此外，通过对进馆档案整理标准和档案移交应履行手续进行统一讲解和集中指导，明确工作标准和要求。以笔者所在的北京市档案局为例，每年年初组织本年度移交档案单位的统一培训，宣贯档案接收工作的必要性、目的和具体要求，取得了较好的效果。

（二）加强档案移交前的检查指导

一是根据《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，对年度归档工作中存在的归档范围和保管期限划定不准确的问题进行检查和指导，发现问题及时纠正，避免造成档案资源的浪费。二是对兼职档案人员较多、时间精力不足而聘请了档案整理外包人员的单位，督促其强化对档案业务外包公司档案整理质量的监督和把控，可以阶段性检查和验收。完成一部分整理工作就对案卷的整理质量进行检查，对存在的问题进行纠正，防止同一类错误的多次出现。三是档案行政管理部门可将档案移交工作完成情况纳入档案系统先进集体、先进个人评比考核机制。对按期、保质保量完成档案移交工作的单位给予适当的奖励，并在先进评比中予以优先考虑；对没有按预定时间完成工作，且移交案卷质量存在较多问题的单位，可在今后的档案行政执法检查中，将其作为检查的重点单位，督促其对存在的问题进行整改。