对高职院校档案开发与利用的几点思考

李爽

充分发挥高职院校档案资源的优势，根本目的就是实现高职院校档案的开发和利用，充分发挥高职院校档案的作用，使档案服务于学院的各项发展，成为推动学院各项工作的基础。因此，对高职院校档案开发与利用的研究，一直是我们思考的课题。全面，深刻地认识这个问题对今后学院档案工作实践都有十分重要的意义。

一、档案的保护与开发

档案是历史的真实记录，具有重要历史、科学、艺术、文化等价值，是不可再生的宝贵资源。因此，档案保护是社会主义和谐社会建设的重要组成部分，是实现档案工作可持续发展的基础和条件，是档案工作者的第一天职。完整的保护好档案，延长档案使用寿命，最大限度的发挥它的利用价值，是每位档案工作者义不容辞的责任。所以要从思想上充分认识档案保护工作的重要性和必要性。

高职院校档案是学院前人留给今人和后人的一份宝贵财富，在高职院校档案的保护过程中，应当鼓励各方对档案活用，多手段全方位地开发档案的价值，使学院档案在服务学院全面发展中发挥应有的作用。

二、对档案开发利用价值重要性的认识

档案开发利用就是档案部门通过科学手段，对档案信息进行深层次的加工、整理，把档案中有价值的各类信息资源挖掘出来，提供给社会及需要信息的人们，这样就实现了档案的价值。档案是人类社会活动的必然产物，其记录的信息具有原始性和真实性，同时也具有可开发性和时效性，档案的这种潜在的价值，必须通过科学的管理和开发利用才能得以实现。随着社会的发展，人们对档案利用价值方面的认识在不断提高。有人认为档案具有借鉴参考价值，信息价值和情报价值。笔者认为，无论档案是信息价值，还是参考价值都是指档案给人们提供了认识和处理问题的信息，作为人们认识和处理问题时的借鉴和参考。如果档案信息资源不能得到开发利用，那么档案价值就无法充分的实现，档案也就失去应有的价值。因为档案的开发利用是档案工作的最终目的，只有开发利用档案信息资源才是档案工作自身价值的真正体现。

三、高职院校档案开发利用存在的主要问题

1、室藏特色档案不明显。从高职院校综合档案室室藏档案情况看，反映具有本院特点的档案如教学档案、教学科研等方面的档案没有系统的建立起来，因而开发档案信息资源为学院各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。

2、档案编研工作滞后。档案编研工作滞后主要表现在于：一是档案编研材料内容单一，编研材料大部分都是文书档案内容，而反映教学档案、教学科研档案、科技档案的编研材料较少。致使档案的信息没有最大限度地得到开发利用，从而没有产生应有的社会效益和经济效益。二是档案编研材料层次较低，一次性编研成果多，适应学院发展的深层次的编研成果较少。就目前而言，有些编研材料仍停留在档案管理达标晋级时所要求的数量和质量上，使得编研工作与学院现实工作脱节，导致编研成果利用率下降。

3、现代化管理程度低。随着数字化、网络化技术的不断发展，要求档案部门建立档案数据库、档案目录数据库和多媒体数据库。但大部分高职院校档案部门现代化管理起步较晚，即使是初步实现了档案管理现代化，还远不能实现档案服务手段现代化和网络化。

四、高职院校档案开发利用的方法和途径

1、注重學院特色档案的收集与整理。特色档案信息资源开发是档案信息资源开发的重点，我们要建立健全学院特色档案的收集归档范围，凡是反应学院文化、人物、历史事件、特殊教学、科研课题等方面的特色档案都要尽全力收集齐全完整，必要时，要向社会、历届毕业学生、离退休教职员工进行广泛的收集和征集，使学院的特色档案达到齐全完整。

2、加强档案编研工作。档案编研工作是档案部门一项长期的基础业务工作，是对档案信息进行深加工和拓宽档案信息传递渠道的主要方式，是档案室揭示室藏，提高档案信息资源开发利用水平的有效途径。通过档案编研工作，把室藏档案中具有学院特色、并且利用率较高的档案挖掘出来，为社会和领导决策服务。一是要围绕学院中心工作，灵活多样，积极创新，既要有纸质的档案编研成果，又要有电子档案的编研成果；既有文字的编研成果，又要有照片编研成果。使编研成果靓丽新颖。二是突出特色，立足实用。档案编研工作要注重突出学院特色，深挖学院室藏档案资源，编写具有学院特点的编研材料，为学院各项事业发展提供可靠依据。三是档案编研工作要坚持社会效益第一的观点，档案编研工作的根本目的是有效地开发室藏档案信息资源，为学院和社会提供利用。如果编研成果无人阅读，就起不到开发档案信息资源的作用。因此，档案编研工作要把社会效益放在首位，要选准主题，主动选择学院需要、教职员工、学生感兴趣的课题去编研，在形式和内容上找准切入点，最大限度地发挥档案信息的价值作用。四是加强档案编研人员的业务培训，提高编研人员专业素质。要做好档案编研工作，编研人员必须具备一定的专业素质和相关学科知识。因此，要采取措施，选拔优秀档案人员从事档案编研工作，并保持相对稳定，使他们在档案编研工作实践中不断积累知识，在档案编研工作中有所创新。

3、提高档案现代化管理水平

进入信息时代，电子计算机是人们生活中必不可少的组成部分，网络建设将各行各业紧密联系在一起，使其最大限度的实现资源共享。运用电子计算机及其网络参与学院档案室档案的管理与利用工作，有助于实现学院档案室的社会功能。从目前学院档案管理现状看应做到：一要实现电子计算机检索提高工作效率。虽然档案室配备了电子计算机录入了不少档案信息，并编制了各种专题目录，但并没有真正实现电子计算机检索。一方面是没有适宜的档案管理软件，另一方面是有人把电子计算机的应用看作是实现现代化管理的“花架子”，对实现计算机检索的重要性和紧迫性认识不足。因此，档案工作人员要提高认识，尽快实现电子计算机检索；二要建立信息联网实现档案信息资源共享。档案作为一种信息若要发挥其作用，必须进入社会的大信息网络，这是实现档案室社会功能的最佳手段。笔者认为目前应尽快做到两点：一是学院档案室尽快实现与学院网络连接，使档案信息在学院范围内广泛得以交流，为档案价值的实现创造条件。二是尽快加入公共信息网，使档案信息的利用具有更加广泛的社会性，最大限度地发挥档案室的社会功能。

参考文献

[1]安惠敏.对企业档案开发与利用的几点认识.办公室业务，2013，06