计算机技术运用于电子档案管理分析

常晶

摘要：档案在单位的发展过程中具有不可忽略的价值，作为单位记录相关数据的资料，单位可以通过档案反映出的信息来对未来发展方向进行决策，并且档案信息也是维护自身利益的重要依据。但是，传统的纸质档案不但查询不方便，而且在保存的过程中容易损坏或者丢失。当前计算机技术在不断发展，电子档案已经逐渐取代了传统的纸質档案，被广泛的应用到单位的档案管理当中。由于电子档案是需要通过计算机来进行管理，所以计算机技术的发展成为了电子档案信息管理的重要条件之一。

关键词：计算机技术；电子档案；管理

中图分类号：TB

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.13.098

当前社会发展不断加快，电子档案的应用也越来越广泛，在单位的发展过程中，档案是记录单位发展的重要文件，单位可以通过档案信息来制定科学合理的发展策略，是保证单位发展的重要前提。然而，纸质档案在使用过程中，不但不便于保存，容易损坏丢失，而且缺乏实时共享性与查询方法。随着电子计算机技术的不断发展，电子档案已经逐渐取代了纸质档案，被广泛的运用到档案的记录与整理上，对档案价值的保护具有十分重要的意义。

1 电子档案的定义

电子档案与纸质档案存在本质的不同，纸质档案是通过书面形式来对档案进行记录或者储存，而电子档案则是通过计算机的储存设备或者网络云空间来进行当那信息的储存于处理。相比电子档案，纸质档案容易丢失与损毁，而且需要花费大量的人力物力进行保存，在档案需要使用时查询也不够方面。电子档案的信息都是通过数据的形式储存在储存工具或者网络空间当中，并且具备快捷的搜索系统，用户只需要拥有电子设备就可以在电子档案当中寻找自己所需的资料。

2 电子档案使用的优势

2.1 信息虚拟化

纸质的档案信息在使用或者保存的过程中极易出现丢失或者损坏，从而降低了档案信息使用的准确性以及使用价值。电子档案中的信息则是通过计算机进行储存，并且具有开放性与共享性的特点，相对纸质档案而言，电子档案可以通过备份等方式进行多地保存，更具有安全性，并且不易受到破坏。

2.2 数字化管理

纸质档案的管理方法大多都是通过安排专业的管理人员进行管理，不但消耗了大量的人力物力，而且极易出现管理错误，导致信息丢失。电子档案在使用过程中，管理工作都是通过计算机进行处理，工作人员可以通过计算机技术，将计算机中的电子档案进行整理归类，并将其数字化处理，将文字、图片、视频等多种文件格式进行归纳。在档案管理的过程中不但方便快捷，而且成本低，工作量小，并且档案不易损坏。

2.3 服务性强

档案信息保存的目的就是为了体现出再次利用的价值。传统纸质档案在保存过程中由于容易出现破损或者丢失，使档案信息的价值大打折扣。与此同时，纸质信息在查询的过程中需要消耗大量的时间，降低了档案信息的实时性与准确性。电子档案在使用的过程中，不仅可以完整的保存档案信息，并且拥有便捷的搜索系统，可以快速的查询到用户需要的档案信息。在管理的过程中，用户可以同管理人员进行实时沟通，方便了档案的管理，并且当档案出现错误或者需要更改时，也可以方便快捷的进行修改或更新，保证电子档案可以准确的反映出需要的信息。

3 计算机技术在电子档案中的应用

计算机技术在电子档案中的应用最广泛的就是信息数据库的建设，信息数据库是将单位中的档案信息进行整理归类后输入到计算机储存系统当中，用户可以通过计算机或者其他电子设备对数据库中的档案信息进行查询、增加、删除等操作。

3.1 档案信息数据库的建设

电子计算机技术在档案信息中的应用最初仅仅是检索功能，近年来，科技不断发展，大量的大容量储存设备和网络储存空间相继被开发出来，计算机技术的应用也从基本的信息检索转换为信息数据库的建设与使用。当前，信息处理技术与信息储存技术的发展成为了当前电子档案数据库建设的重要技术。通过扫描仪器，或者计算机等先进设备，将电子档案建立为具有专业性、综合性强等特点的实时信息数据库，成为电子档案保存的重要方法之一。

3.2 电子档案库信息数据库的研究

当前电子档案的信息数据库的基本功能有：将档案信息内容的获取与收集数字化，存储与管理电子档案信息，电子档案共享技术，电子档案安全技术以及电子档案权益的管理。这几种计算机技术实现了电子档案数据库建立的基本需求。当前，电子档案信息信息技术在多个领域已经成熟，也存在许多需要改进的技术。例如提高信息资源的利用率，通过信息资源的互补与共享，缓解在档案信息管理过程中消耗过量的人力物力等问题。重点注意各级电子档案的分类管理，建立具有特色性、专业性、系统性的单位特色信息数据库。

3.3 加强管理人员的计算机专业技能

在单位发展的过程中，越来越注重对档案信息的使用与管理，从而对档案的管理人员提出了更多的要求。电子档案管理过程中，需要管理人员对电子档案进行数据分析、数据生成、计算机硬件软件维护、网络环境维护等多种人才。并且，计算机技术会随着科技的发展不断进步，计算机技术也在不断的更新，需要管理人员不断的提高自身相关专业知识，保证电子档案计算机技术可以跟随计算机发展的趋势。所以，电子档案管理工作人员必须经常补充自身计算机技术专业知识，不断的更新进步，才能成为一支具有高素质、专业化的电子档案信息管理队伍。

4 计算机技术在电子档案应用过程中的问题与对策

4.1 电子档案的保密性能

电子档案是一种可以共享的信息，从而导致电子档案信息在共享的过程中非常容易受到破坏或者篡改，当电子档案被篡改或者破坏时，缺乏相应的计算机技术就很难发现，使电子档案在传播的过程中缺乏真实性、准确性。为了解决这种情况，单位在建立电子档案的过程中，应当加强计算机技术中保密系统的使用，在电子档案进行加密，并且通过分层处理。如果用户权限较低，则无法查阅高权限信息，从而保证信息的真实可靠，保证档案信息的价值。

4.2 电子档案的安全性能

电子档案已经被全球化，由于因特网的使用与开发，使电子档案在网络空间具有开放性、共享性等特点，档案信息在网络空间保存的过程中，会遭到大量的非法访问或者黑客攻击，对电子档案信息进行窃取或者破坏。所以，在电子档案日常管理的过程中，应当时刻保证电子档案的信息安全，为电子档案数据库安装防火墙，并且定期对防火墙进行升级与更新，保证电子档案信息不被黑客或者计算机病毒破坏和电子档案信息的完整性与安全性。

4.3 电子档案管理应当注意

首先应当建立统一的电子档案信息的结构标准，通过建立信息保护体系来保证电子档案信息的原始性。其次，电子档案数据库的建设过程中，应当将电子档案的管理工作设计到其中，并且通过书面形式或者电子档案形式将管理要求列举出来，作为电子档案管理的前提条件。最后，需要通过相关的法律法规，确保电子档案信息有充足的法律保证，当单位的利益受到危害时，可以通过有法律依据的电子档案信息作为单位利益的重要保障。

5 结束语

电子计算机技术不断发展，电子档案也逐渐的代替了纸质档案，并且被广泛的应用到单位的发展当中，不但提高了单位运用的效率，而且保证了单位稳定的发展。单位在经济增长的过程中，应当注重自身电子档案的管理，通过提高计算机技术完善电子档案管理体系，保证档案信息在单位发展过程中的价值以及作用。

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