高校档案信息化建设发展方向与对策

胡瀛滢

摘 要：推进档案管理的信息化是信息时代给档案管理事业带来的巨大变革，高校档案管理工作在新时期的发展进程中面临着不断出现的新的问题和挑战，创新管理模式是推动高校档案管理工作改革发展的题中之义。在当前高校档案管理工作中，人浮于事、制度欠缺、物质保障不足等问题正在严重制约着这一工作的进一步开展，因此推动档案管理工作的信息化就成为破局之策，在改进高校档案管理工作中能够发挥不容忽视的重要作用。

关键词：高校；档案管理；信息化；建设

信息时代的快速发展给知识信息传播带来了极大便利，信息化已经成为了当今社会的重要标志，因此探索推进包括档案管理工作在内的各项社会事务的信息化成为社会改革发展的重要方向。信息化能够给档案管理工作带来革命性的变化，管理方式由手工化转变为电子化、档案材料由纸质化转变为数字化，同时依托于高校校园网实现一定范围的档案共享或档案公开查阅等服务。推动高校档案管理信息化是我国信息化建设的重要环节，也是提高高校档案管理效率的必然选择。

一、高校档案管理信息化过程中存在的问题

（一）档案管理信息化认知不足

档案管理信息化是提升档案管理效率的必然选择，高校档案管理具有信息量大、信息内容复杂、档案应用性强的特征，学校的决策或部门工作的总结都需要借助于档案信息的总结分析，因此高校档案管理必须要具备能够及时为需求者提供查询服务的功能。电子档案相对于纸质档案而言更易存储、更易操作且操作速度更快，同时能够实现档案管理由封闭迈向开放，为档案需求者提供更为便捷、优质的服务。然而当前高校领导乃至档案管理工作者对于档案管理信息化的重要性认知程度仍然不足，需要进一步提升对于档案管理信息化的认识水平和重视程度。

（二）档案管理缺乏制度规范

在高校档案管理过程中必须要具备行之有效的制度规范才能真正保障档案管理工作诗中在统一的组织、规划、领导范畴内，从而确保档案管理工作的效率。但是就当前的高校档案管理信息化工作进展来说，依托于档案管理软件的高校档案管理工作往往受制于软件自身的局限性，软件开发部门为了追求短期效益使得软件本身的层次不高、规范性较差，因而给高校档案管理信息化带来规范性不强、共享性不够等问题，给高校档案管理工作带来消极影响。另外档案管理软件自身也面临着诸多的技术难题，诸如软件与硬件不适配、软件技术与校园网络不兼容等问题，而在档案数据迁移的过程中由于各种原因造成非主观的档案信息丢失更是给档案管理带来不可逆的影响。

（三）档案管理信息化投入不足

相比于高校图书馆的图书信息化，档案管理信息化呈现出投入与产出矛盾的问题更为突出的现象。前者作为流通性较强的高校所藏突出，在进行信息化处理后读者可以通过电子检索和电子阅览的方式享受档案信息化的服务，从而提高了档案的利用效率、减小了孤本和善本图书的人为损坏。而后者的信息化过程中存在着投入较大，但是产出较小的问题，利用高效档案信息的人数较少，档案管理的信息化有时会造成资源浪费的问题，这种情况下有的高效就会减缓甚至放弃档案管理信息化的进程。另外值得注意的是，档案管理无论是纸质化还是信息化，归根结底都要人的参与，因此，提升档案管理工作的人员队伍素质显得刻不容缓。

二、高校档案管理信息化建设对策

（一）加强对档案管理信息化建设的重视程度

首先，深化高校档案管理信息化的认知程度取决于档案管理工作的领导者和高校决策者，只有在领导者提起高度重视的前提下才能不断推进高校档案管理信息化的深入开展。因此必须要认识到档案管理工作对于一个学校的历史价值、现实价值，以及档案管理信息化的整体趋势和发展思路，将档案管理信息化纳入到高校管理的统一规划中。加强档案管理工作的信息化还要在提高重视程度的基础上不断深入档案管理制度化建设，制定出符合学校需求和实际的、操作性较强的档案管理信息化工作思路，完善档案管理的保密制度、备份制度、归档制度、网络管理制度等。

（二）加强高校档案管理的规范化

只有建立起统一有效的标准和规范才能确保档案管理信息化工作的有条不紊推进，推进高校档案管理工作的规范化就是要不断完善档案管理的硬件与软件相结合，完善人力、物力、财力的协调投入、完善不同部门之间协调配合，避免各自为政、互相推诿。另外要建立档案管理的统一格式规范，利用电子档案规范和电子档案格式的统一，提高档案管理工作中的信息化操作效率。

（三）确保档案管理信息化的安全性

档案管理信息化数据库的安全性是确保高校档案安全的必要保障，只有切实解决好档案管理信息化安全性才能真正推进档案管理的信息化进程。这就要求在建档时做好长久保存，为档案管理提供扎实的基础。同时要做好对于档案数据库访问权限的限定，对于不同身份认证的用户进行限制性访问能够从很大程度上解决档案安全隐患。此外还要做好对于档案数据库黑客攻击和病毒感染的预防工作。

参考文献：

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