文书档案连锁法的重新审视

俞娜

【摘要】我国历史悠久，文书档案数量庞大，每年需要耗费不少的人力、物力在文书档案的管理和修整上。因此探寻管理文书档案的有效方法十分重要，而目前在文书档案的管理办法上，文书档案连锁法将文书和档案两种文件有机结合起来并且统一管理。虽然对于文书和档案在管理上有了一定的成效，但是目前文书档案连锁发的应用还是出现了一些问题，在本文中，作者将会对其进行剖析，希望能够给予大家一些建议。

【关键词】文书档案连锁法；审视；三个统一；发展探索；管理

一、前言

在我国几千年的历史长河中，文书记载的行为历史悠久。而在文书管理的方法上存在着繁琐、复杂、效率低、耗费大等缺点，文书管理办法的优化发展十分缓慢。到民国时期运用的文书档案管理办法才开始进一步的改革拓展，提出的文书档案连锁法不仅仅是“三个统一”的实现，所以探索重新审视文书档案连锁法是值得的，也是目前改善行政效率的最有效、最快捷的方法之一。本文的主旨是希望能够通过作者的深度剖析，来对现行的一些文书档案方面存在的问题进行改进和推行。

二、现行文书档案连锁法分析

1、文书档案连锁法含义

文书档案主要指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。例如会议记录、发文的原件、业务管理的文件、人事管理上的文件、上下级单位的上报、下发文件等。在社会的各种活动中所留存下来的文字性资料。保存下来的一般是具有参考价值或者保存价值的已经办理完成的活动的书面材料，这些材料在今后相关的工作中具有史料价值，供以参考、学习和借鉴。是我国党务、行政管理工作发展进步的文字记录。文件均是由法定机关、事业单位、团体和个人在完成各种活动的时候根据自身需要，为了更加清楚、更加有逻辑的完成和处理活动中可能发生的事情。通常需要用文字、图像、图表、数据等形象的方法来记录较为完整程序的信息资料。

甘乃光在1813年首次提出文书档案连锁法。什么是文书档案连锁法，在经过这么久之后为何还有如此重要的意义值得我们去探究，去重新审视它？甘乃光的文书档案连锁法顾名思义就是将文书处理和档案管理两个工作融为一体，同时进行。将文书和档案管理二者同时进行合二为一的想法并不是凭空想象，而是联系当代文书管理和档案管理的实际情况所提出的具有跨时代意义的管理办法。因为当时的文书和档案管理的办法各自成一派，所以在管理者管理时颠来倒去，十分麻烦，大大降低了办事的效率。我国的行政机关的相关制度当时也存在秩序混乱，若急需以前的文书档案是一件十分繁琐的事情，耗时耗力。在收发、编卷、存档、分隶等工序的处理上需要把方法统一才可以事半功倍，不耽搁最佳工作时间。

2、文书档案连锁法的由来

1927年民国政府成立初期，我国对于文件管理和档案管理的相关问题的探究达到热潮，许多思想先进的文人在针对文件管理和档案管理办法上各抒己见，百家争鸣。在国外先进思想的影响下，对应我国当时文书手续繁琐、运转困难、档案管理混乱等现状下，在政府人士甘乃光的积极倡导下开始了对改变这一现状的行动。1933年文书档案改革运动作为行政改革的重要组成部分也如火如荼的开展，1933年6月行政院召集改革公文档案会议上提出了《各部会审查处理公文改良办法》，针对文书档案连锁法的现行问题进行了逐步的探讨和更改，这次会议的重点放在行文数量、发文程序和登记手续等方面的探讨上。1935年2月成立的档案整理处正式展开工作，通过对中央机关的文书工作进行广泛调查、撰写报告、拟定方案，并且开始小规模的实际试验，在不断的尝试中有过瓶颈和困难，在6月份，因为成效不大，经费跟不上，导致档案整理处被撤销，文书档案的改革搁浅下来。1942年之后在甘乃光等人的不懈努力之下进行小规模试验，文书档案连锁法形成雏形，并且效果较为显著，随后各地争相效仿，在全国各地流行起来。但是在运行文书档案连锁法的过程中，还是有许多没有做到位的地方，并且没有将其精髓学到，均是以形学之，因此在对文案档案连锁法的进一步认识和评价十分重要。1958年殷钟麒在《档案工作》一文中最早评论了文书档案连锁法，将其核心归纳为“三个统一”和秘密文案，统一登记、统一编号、统一分类，并且对它的评价很高，肯定了它在文书档案管理上的作用，但是也提出了其中违反科学的部分内容并且进行了批判和否定。就是在这几十年许多有才之士的创新和探究下，文书档案连锁法在不断的完善和不断的丰富，对今世的使用十分有利。在1985年《中国档案事业简史》一文中将文书档案连锁法简化为“三个统一”。1989年董俭撰文针对文书档案连锁法产生机理的片面性提出了在文书档案连锁法中没有注重文书和档案之间的特性和区别，就是以文书和档案的共同特点来形成统一的方法，因此在一定程度上将文书和档案混淆了。1992年《中国大百科全书·图书馆学情报学档案学》提出了文书档案连锁法具体有“四个统一”，除了上述的“三个统一”之外，还有归档统一。1994年修订的《档案学词典》也认同了文书档案连锁法的“四个统一”，所以在文书档案连锁法的探究和学习上是持认同的观点。1999 年施懿超在坚持“三个统一”的观点之上，提出了不仅仅是在硬件上要去旧迎新，将文书档案管理技术、方法上连锁，还要将人事关系、人事责任、行政关系上也将其连锁，这一点是在文书档案连锁法所没有体现和考虑的。2000年王德俊在《北京档案》发表文章也持有“四个统一”的观点，而倪道善對文书档案连锁法所持态度是完全赞同，他解决了当时文书混乱不堪的状态，推动了我国文书档案管理办法的改革，是一次历史性的改革，有跨时代的意义。在近几十年对文书档案连锁法的探讨和评价中，有些观点一致，有些却反其道行之，全盘推翻，因此众说纷纭中有必要道之明之，再深入的重新审视文书档案连锁法。

三、对文书档案连锁法的思考和审视

1、文书档案的责任连锁

在从事文书、档案相关工作的时候，其中离不开人为操作。因此责任连锁是必不可少，也是一切有人为参加因素的首要解决的问题。如果不能有效的将文书档案之间的责任连锁，那么整个文书档案改革也谈不上成功。如何将文书档案的责任连锁，日益完善的管理办法必不可少，甘乃光先生曾提出从管理方法中寻求文书和档案上的连锁是可行的。可是如果不将责任上的连锁做好，在实施过程中还是会存在困境的。因此明确责任归属，彻底解决责任错乱、你推我、我怪你的模糊不清的责任现状，文书档案连锁法的实行就会更加顺畅。这样就不仅仅是只纠缠最初的管理问题和方法问题上，而忽略了一些其它的重要因素。所以在对文书档案连锁法的评价和探索上其研究内容更加多元化和深层化，这样十分有利于今后的文书档案连锁法的审视。

2、文书档案连锁法的在试行期间的问题

文书档案连锁法首先是在政部试行，从最初的效果不佳到后来评价颇高，各地效仿。虽然解决了原来文书处理的繁杂、效率低下等问题，但是还是出现了一些新的问题。①录入困难，在过去的录入中，一般需要将各种文案复录一遍，方便日后查阅。可是这是一个十分庞大的工作量，以前是用笔抄录产量低，效率低，现在使用计算机等现代化技术，较之前工作有很大的改善；②分类上困难，在传统的文书档案连锁法的运用上，只是将文书和档案雷同之处考察到了，并且有想要将其在处理上融为一体，可是在分类上是需要寻求更加严谨的方法，有机的运用现代化电子技术和高科技管理系统，将它们人性化的分类，更加科学有效的管理文书和档案；③办公地点问题，在办公地点的选择上存在一定的问题，因为每一个有组织的部门都需要文书和档案的整理，可是在相互交错，文件通常是上通下达的流程。所以必须在确定文书和档案的流通过程，在每一个必要的部门建立管理部门。将文书和档案管理部门分为两类，一个是流通的暂存室，一个是资料收集存放。

3、登记制革新问题

在登记过程中，簿册形式复杂，编号紊乱，表面上分类严谨可靠，实际上是缺乏实际意义的。在这一套登记手续上，存在显著问题。各个部门各自为营，互不沟通理解，会有许多重复不必要的环节，导致办理流程困难。而在这种环境下想要改善，就必须要实行登记革新。将登记过程中不必要的文件和过程省去，将档案一体化。

把现行文件的管理和档案的管理纳入到一个统一的管理系統内来进行。在该系统内。有统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心，使现行文件管理和档案管理之间不再存在明显的分别，使原本相对独立又在不少环节上互相雷同的管理体系真正从组织制度上和具体工作程序上交融在一起，从而发挥系统的整体功能，求得系统的最高效率。

四、结束语

在文书档案管理办法上，文书档案连锁法是目前运用综合考虑较为好的一个方法。时代在进步，而文书档案的类型也多元化，不能固步不前。甘乃光的文书档案连锁法在这几十年的不断实践和探索中其内容更加丰富，从简要概括的“三个统一”上发展了更深层次的理解和研究，人们对文书档案连锁法的重新审视势必能够将文书和档案的管理更加人性化。所以文书档案连锁法也急需完善和修整以期运用起来更加方便快捷，减少人力、物力的投入。本文通过简要的分析目前文书档案连锁法的现状和问题，重新审视文书档案连锁法，以期为今后的优化提供理论依据和参考。

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