海外工程项目文控管理软件应用现状的调查研究

吴宏雷 于江强

摘 要：随着现代科学技术的发展，计算机技术和信息技术已经广泛应用到各个领域。计算机技术和信息技术的应用给社会发展带来了极大的便利，大大节省了人力、物力、财力和时间。诸多国际大中型公司已经将计算机技术和信息技术应用到工程项目管理之中，本文就工程项目管理中的文件控制管理与现代计算机及信息技术的结合与运用展开调查，旨在通过调查及对结果的研究分析，找到适合海外工程项目文件控制管理的软件，提高公司的文件控制管理水平，树立公司的良好形象。

关键词：海外工程；文件控制管理；软件应用；调查研究

1 问题研究和提出的背景

随着IT行业突飞猛进的发展，文控管理软件也正在溶入各个企业的管理中，他逐渐成为影响项目管理水平的关键因素之一。然而，文控管理软件在国内大中型企业中没有得到很好的应用，不仅不符合现代快速发展的计算机技术，也不符合经济新常态下构建绿色消费模式的要求。文档管理软件的应用实际上是一种绿色消费与管理模式，它不仅能够提高工作效率，降低人工成本，而且能够降低纸张的使用和浪费，减少污染，保护环境。

对于国际性央企和国企，我们从事海外工程项目的目的不仅仅是获取利润，提升国际品牌，加强与国际大公司的合作和融合也应该是我们从事海外项目的重要目标。

因此我们的文控管理层次也应与国际接轨，不断接受新的理念和技术，提高我们的服务水平和能力。

与国内工程文控管理相比较，海外工程文控管理还要考虑到业主国家不同的地域文化环境、国家法律法规、项目合同模式及管理模式等。许多大的国外公司如ARAMCO，WORLEYPARSONS等都已经在使用ACONNEX，IDMS，DOCSVISION，IBIS PAGE诸如此类的文控管理软件了。我们只有跟上他们的步伐，才能适应他们的合作方式及管理模式，只有这样，才能在激烈的竞争中利于不败之地，争取更多的合作机会，获得更大的经济利益。

在海外项目文控管理过程中，我们应以国际项目文控管理方法论为基础，结合项目文控管理实际情况，采用合适的文控管理软件，才能将工作做到极致，展现我们的实力和水平，不断积累海外项目文控管理经验。

随着公司的发展壮大和海外市场业务范围的不断拓展，工程管理水平和管理技巧在项目执行和提高公司国际竞争力方面起着不可忽视的作用，而文控管理是整个工程管理中牵一发而动全身的一部分。

本课题在充分了解国际国内文控管理经验的基础上，结合当前经济发展模式和消费模式，利用现代计算机、信息技术以及现代工程项目管理技术为基础，在文控管理系统软件的使用现状及发展方向等方面做了一系列的实践性探索和研究。通过对文控管理系统软件的研究和使用，做好文控管理经验教训积累和总结，提前开展文控管理人才的培养和储备，为公司成功转型，获取更多的EPC项目的成功打下坚实的基础。

通过对文控管理系统软件的研究和实际应用，最终建立高度统一、全面共享的文控管理平台，提高文控管理人员的管理效率，充分发挥文控管理软件的基本功能，研究和探索文控管理软件值得借鉴的方面，从而优化工作流程，降低人力财力成本，提高团队协作能力，缩短文件传递周期，节省文档审批时间，更好地配合设计和采购等其他部门的工作，最终促使项目顺利完成，这是本课题研究的最终目的。

2 海外工程项目文控管理的现状及存在的问题

2.1 海外工程文控管理信息化观念薄弱

文件控制管理在国际大型工程中被重视程度不够，有的项目甚至没有独立的文件控制部门，在整个工程管理中往往被边缘化。很多项目往往会把主要精力放在工程的成本控制、进度控制等，认为文件控制的好坏没有太大的区别。

2.2 文控管理人员配备不足，水平参差不齐

中国的大多数企业中并没有专门的文件控制管理人员，文控管理人员是海外工程中业主的要求之一，然而业主对文控管理却没有很明确的要求，在中国高校的专业设置中也没有相应的对口专业。在实际的文控管理人员配备中没有具体的要求，甚至将岗位调整中的不适合原岗位的人员安排在文件控制岗位，导致现有的文控人员在专业背景、能力水平、工作方法和态度等方面存在很大的差异。

2.3 文控管理中信息化技术应用不够

目前中方文控管理信息化技术应用与否以及应用程度的高低取决于业主方。笔者经过对ATKINS，CPPE，CHINAPOWER 等多家公司旗下的项目进行了调查，一个项目文控管理中现代信息技术的应用与否在很大程度上完全取决于业主方的要求，同一公司旗下不同项目文控管理软件使用不统一，有的项目借用业主方的管理软件，完全按照业主方的要求执行文控管理工作，本公司没有形成统一的相对成熟的文件控制管理平台。

3 海外工程项目文控管理的对策与建议

3.1 树立文件控制国际化管理理念

海外工程项目文件控制水平是一个项目乃至整个公司的整体管理水平的缩影。作为国际性EPC承包商，不仅要在设计、采购、施工等方面与世界接轨，体现国际化要求和水平，在整个工程的管理特别是文件控制上也要精益求精，以提高文件控制质量和水平来推动设计、采购、施工乃至整个工程的顺利进行，

3.2 提高文控管理人员配备整体水平

首先要提高文控管理者的责任意识，文件控制事小但责任重大，应选配责任心强、能吃苦肯担当的人员；

其次在人员专业背景上也要尽量选用与文秘、计算机信息技术等相近专业的人员；

再次，要加强文控管理者的培训和考核，根据不同项目的具体要求优化相关的文控管理程序，加强对文控管理知识的在学习。

3.3 加强文控管理的信息化理念

当今社会是信息化时代，以计算机和网络为核心的现代技术正在越来越深刻的改变着我们的生活，海外工程项目文控管理中现代信息技术的应用也将会大大提高文件控制管理的效率和质量。这就要求我们在文控管理中不断加强信息化管理理念，提高自身信息化管理水平，从而提高文控管理的整体水平。

4 不同厂家文控管理软件的选用对比情况

基于其他项目文控管理经验与存在问题，结合MGS 二期的实际情况，项目部在广泛征集意见额基础上，对目前应用较广的Levtech、 CMCS、Aconex、Commit、青岛鸿利等五家软件公司及代理商进行了考察和对比，并从安全、成本、标准、效率和人性化等方面，对各家软件进行了评估，從中选取了澳大利亚软件供应商Arconex在线文档管理系统，具体如下表：

参考文献：

[1] 崔秀民.海外核电建设项目文档管理的思考[J].中国档案，2016（04）：44-46.

科研项目：

名称：海外工程项目文控管理软件的应用与探索

编号：TP201611