综合大学艺术学院教学秘书五项修炼

夏艳

摘要：综合大学艺术学院的教学管理既有一般教学秘书的共性又有其特殊性，要做好艺术学院的教学秘书工作除了政治、法律素养及职业道德外，还应从专业知识、工作作风、统筹管理、沟通协调、信息管理五方面进行修炼。

关键词：艺术学院；教学秘书；素质；修炼

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）21-0022-02

教学工作是高校两大核心工作之一，要确保教学顺利进行，提高教学质量，培养优秀的专业人才，就需要高水平的教学管理。在高校教学管理体系中，教学秘书处于十分重要的节点，既是高校教学管理各项制度的具体执行者，又是高校教务部门与各学院之间、学院各系之间、教师之间及教师与学生之间联系的桥梁。在整个教学管理系统中居于承上启下的枢纽地位。教学秘书的素质与能力，直接影响到教学管理水平，对于维持良好的教学秩序、提高教学质量起着重要的作用。

一、教学秘书的角色和职责

教学秘书在行政上受所在学院领导，业务上接受教务处指导，是学院教学管理的重要力量，扮演着多重角色并承担相应的职责。

（一）教学管理者

教学秘书负责学院常规教学管理工作，包括教学计划管理、教学建设管理、教学运行管理、教学质量管理、教学研究管理五大方面。其中每个方面又有若干子项，诸如：专业培养计划制定和实施过程的管理、排课管理、课程建设管理、实习实训管理、教师考评管理、教学资源和教学档案管理、教材和教改项目管理等等，工作繁杂而艰巨。

（二）服务保障者

为教学服务、为教师服务、为学生服务，是教学秘书根本职责和工作的出发点。教学秘书的一切工作都是为了维持教学系统的正常运转，通过教学常规管理、处理教学突发情况、反映师生教学需求等为教师工作和学生学习提供支持和保障。

（三）沟通协调者

在教学运行系统中，教学秘书处于信息交汇点，经常性的沟通对象就包括学校教务处、学院分管教学的领导、各系主任、专任教师、学生、辅导员、校内相关学院等等，形成一个上下贯通、左右联通的复杂的沟通网络。教学秘书不仅要做好各方的沟通工作，使信息畅通，使上情下达，下情及时反馈，还要在此基础上协调各方，化解矛盾，推动教学有序进行。

（四）检查督促者

教学是一个动态展开的过程，教学秘书对学院的教学活动不仅要起到计划、组织、沟通、协调的作用，还负有检查督促之责任，以推进教学制度的贯彻和教学举措的落实，确保教学活动的顺利进行。

（五）决策参谋者

教学秘书身处教学管理的第一线，对学校和学院的教学制度和教学举措、师生情况、教学活动的进程、教改课题的开展等方面最为了解，对教学中存在的问题和师生的意见也能及时掌握。因此教学秘书也自然成为分管教学的学院领导的助手，对其在教学方面的决策提供咨询和参谋。

二、艺术学院教学管理的特殊性

（一）专业和培养方式的特殊性

艺术学院与其他文史理工等学院在专业设置和培养方式上存在极大区别。文史理工等学院虽然也有若干个专业，但这些专业间的共性较多，往往几个专业建立在共同的平台上，以至于一些高校在一二年级以通识类基础课为主，到第三年才细分为不同的专业（方向）。与之不同的是，艺术学院各专业之间差异很大，以笔者所在的重庆大学艺术学院为例，设有艺术设计（含环境艺术设计、视觉传达设计、室内设计三个专业方向）、绘画（含国画、油画两个专业方向）、产品设计、动画、音乐舞蹈等5个本科专业，9个专业方向。这些专业虽然都属于艺术学这个大门类，但彼此差异相当大，绘画、音乐、舞蹈专业分属不同领域，而环境艺术设计、产品设计与建筑城规、机械等工科专业有相当程度的关联。各专业的课程设置、培养方式可以说完全不同，这种特殊性就使得艺术学院的教学管理更加复杂。

（二）课程安排和教学组织形式的特殊性

在课程安排上，非艺术专业的课程通常比较均匀地开设在一个学期，也就是说从第一周到期末每周2～4节。艺术类专业的课程安排有相当部分是集中安排在数周内完成，每周课时达到16节左右，如绘画课要求4节甚至8节连排，开课时间学期初、学期中和学期末都有，造成了课程起止时间的不一致，也造成了短期内师生教与学的强度都相当大；在教学组织形式上，艺术类专业大多是小班教学，像声乐、钢琴课甚至实行一对一教学；教学场所也多种多样，普通教室、画室、练功房、琴房等等，除了课堂教学，还要外出写生、素材收集、实地参观考察。这些特殊性给教学管理增加了难度。

（三）师生的特殊性

艺术学院的师生长于形象思维，沉浸在艺术世界的他们个性比较随意和张扬，情绪化色彩浓厚，行事方式特立独行，不太喜欢严格的制度管束；艺术专业学生文化知识水平相对较低，加之艺术专业的实践性很强，因此学生对理论学习和专业之外的课程缺乏兴趣。师生的这些特殊性给教学制度的落实带来阻力。

三、艺术学院教学秘书的五项修炼

鉴于艺术学院教学管理工作的特殊性，笔者认为要做好艺术学院教学秘书工作，除了政治素养，法律素养及敬业爱岗的职业操守外，还应当扎实进行以下五方面的修炼。

（一）专业知识修炼

俗话说外行不能管理好内行，由于前述艺术学院之特殊性，要做好艺术学院教学秘书工作，除了秘书学的相关知识技能外，还需通过学习和调研熟悉掌握本学院各专业的学科特点和教学规律，让自己对各专业培养目标、培养过程、教学特点、专业要求、考核方法等方面有更透彻的认识，从而使课程进度的安排、实习实践环节的设置和要求、考核指标体系的构建、教师工作量的计算等方面更加切合各专业实际，使教学管理与专业教学的契合度更高。这是艺术学院教学秘书的基础修炼，对于非艺术专业学科背景的教学秘书来说尤为重要。

（二）工作作风修炼

工作作风影响工作行为和绩效，教学工作无小事，教学管理中的一个小小的疏漏就可能酿成重大的教学事故。教学秘书要强化责任意识，围绕“严细实快”进行自身修炼，打造优良的工作作风。

严：严格遵照校院两级各项教学规章制度，对待每一项工作要本着严谨的精神、严肃的态度、严格的要求，做到教学管理的科学化、规范化、标准化、制度化。

细：对待工作要一丝不苟，要狠抓细节管理。要遵照教育部本科教育教学评估指标体系和学校的相关规定进行对标管理。养成细致入微、精益求精、周到全面的办事习惯，才能为师生提供准确无误、精细优质的服务。

实：对人要实心实意，对事要踏实务实。教学管理工作繁忙细碎，面对不喜制度约束的师生，工作不能只停留在办了事，而是要积极跟进，确保落实，以求实效。如毕业设计的选题、审查、任务书、开题报告等都有严格的流程和时间表，超过时间学校毕业设计系统会自动关网。而实际工作中不少师生容易忽略时间的限制，这就需要教学秘书从导师和学生管理两条线反复通知督促，以确保毕业设计工作的正常运行。

快：要增强时间观念，踩准工作节奏，不推诿、不拖延，按时完成各项工作；要树立效率观念，通过提高自身的业务知识和技能来增强工作效能，提高工作效率。

（三）统筹管理能力修炼

教学秘书工作涉及面广、工作量大且琐碎繁杂，除了每天的常规性教学管理工作外，还时不时有突击性工作或突发事件要处理。教学管理工作还具有周期性和阶段性特点，即学期初和学期末最为繁忙，学期中段相对宽松，教学秘书应当根据这一特点，厘清各事项的轻重缓急，遵循“要事第一”的原则作好工作计划，重要而紧急的事优先做，重要而不紧急的事重点做，紧急而不重要的事可交给助管做，既不重要又不紧急的事尽量不做。这样就能合理地统筹时间和精力，增强工作的预见性和可控性，做到忙而不乱，有条不紊。

（四）沟通协调能力修炼

教学秘书居于教学系统中相关各方联系的桥梁和枢纽位置，要求其具有良好的人际沟通能力和协调能力。在沟通方面，教学秘书要以尊重、理解、宽容、分享、共赢为基础，做一个好的聆听者，锻炼提高语言表达能力，提升沟通技巧。例如针对艺术学院在课程安排和教学组织形式的特殊性，教学秘书就要与学校教务处多作沟通工作，使其理解相关专业教学的特殊性，从而在全校公共课程的安排上，在教学设施和场所的提供上，在实习实践环节时段的安排上满足实际教学需要；在协调方面，要主动配合分管领导的工作，做好领导的参谋，到位不越位，揽事不弄权。要有团队意识，与学校和学院其他教学管理人员团结协作达成目标。要有服务观念，根据课程和师生特点以及教学需要来协助整合资源，为教学提供服务和保障。

（五）信息管理能力修炼

教学秘书每天要面对大量的文件、档案、资料、电话，对这些信息材料及时而妥善的处理是保证教学工作正常进行所必须。因此教学秘书要强化档案意识，做好信息管理。对重要的电话要作好记录以利执行；对文字、音像资料要依据重要性和时效性进行筛选整理，分门别类收藏存档，特别是对学期的每门课程结束后的教学文档，要形成规范收集、登记入库的制度，以备随时查验；对学校教务处的通知要及时向领导汇报，或向有关教师通报；对在教学进程中收集到的情况、意见和建议要归纳整理成文，呈送领导作为决策参考。做到教学信息管理的科学化、规范化。

近年来，随着信息技术的发展，教务工作趋向于数字化、智能化、网络化。笔者学校已经构建起OA系铳，实行网上办公，电子教务。因此教学秘书还必须不断学习计算机应用和网络技术知识，熟练掌握电子文档编辑排版、图像图形处理、表格处理、数据库处理，以及数码相机、复印机、传真机等现代办公设备，使教学管理工作更快捷、更高效。

参考文献：

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