信息时代我国档案管理体制的思考

张忠文

【摘要】随着经济的不断发展，社会的不断进步，我国的档案管理体制方面也越来越完善。如今进入了信息化的时代，档案管理体制也应该紧跟时代的步伐，顺应当今的潮流。实现档案管理体制的信息化。

【关键词】信息时代；档案管理体制；创新

1.我国档案管理的现状与创新

我国的档案管理体制存在一定的弊端。档案机构的隶属关系不稳定，领导体制不统一。自从我国建立了档案局，其中的隶属关系一直很不稳定，这样就导致了以后档案机构的规模、规格、职权等具有很大的随意性，这严重阻碍了档案管理事业的进展。档案的集中统一和分级管理之间的冲突问题严重。在我国以前的档案管理都是遵循统一领导、分级管理的原则，但是在实际应用中，这两种原则存在着矛盾，那就是地方档案行政管理部门和系统专业主管部门双重管理和指导的矛盾，矛盾也在逐渐的变大，“条块分割”的现象多存在与地方档案管理中。文件管理和档案管理的割裂。在档案管理方面虽然和西方的国家有些相似，但是在实际工作中，缺少一个主管档案工作的行政机关。文件管理和档案管理目前在我国是相互独立的。两者的不统一在管理方面带来了许多困扰。档案管理的工作人员缺乏经验，使得文件管理质量较低，这样档案的管理质量也随之受到影响。由于文件形态不一致就会使档案的管理带来麻烦；文件管理不到位，就会影响档案管理的准确性，降低了档案的使用价值。文件管理需要超前的管理和控制，而档案管理滞后的过于严重，处于被动的情况，一方面也是因为档案管理这份工作不能引起足够的重视。自从改革开放以来，我国的社会经济不断发展，取得了显著的成绩，各种各样的企业不断增多，新型企业不断增多，这也就导致档案的类型与数量的不断增多，达到了有史以来的高峰。如今已经是信息化时代与数字化时代，信息资料对各行各业来说都很重要，档案资料和同类资料的管理在企业的管理中都占有重要的地位。但是我国当今的档案管理体制还有许多地方存在不足，所以在这个信息化、数字化的大背景下，档案管理体制的改革势在必行，也是推动我国大难管理事业的重要措施。

2.信息时代档案管理体制的创新方法

首先要促进档案管理的信息化发展。信息化时代发展迅速，网络与媒体在各行各业都有应用。如今获取和发布信息的最重要的方式就是信息化和数字化。在新时代的背景下，在档案管理方面应该借助于信息时代的力量，应该具有创新性。首先档案管理体制应不断的实现信息化，使信息化的进程有所推进，使企业的管理水平不断提高。在这个过程中，不能盲目的改革，需要制定一个切实有效的方案，需要加强各个环节的信息化程度。加强档案资源的整合统一。在我国档案管理中档案资源整合是重要的指导思想，它与我国的经济基础项适应，符合宏观管理的原则。由于从前的档案管理体制有缺陷，现在采用整合统一的模式，对我国档案的管理起着重要的作用。首先，档案管理工作需要得到政府的重视和监督，这样档案的管理开发才能更加深入，使档案管理统一和谐的发展。在统一规划的同时，还需要进行科学合理的整合，争取做到真正的档案综合管理，满足社会对档案资源的需求。档案管理体制还需实现多样化。档案的所有权发展越来越多元化，这都是市场化促进的作用，而档案所有权的多元化又使档案管理体制变的多元化。我国过去的经济体制影响着档案管理体制，有些机关单位和企业的档案资料要求统一管理，在当时看来是合理的。但是在今天，有些地方还在应用国有企业的档案管理体制，但是非国有和私有企业的档案管理需要根据其自身的情况进行体制的制定。因为这些企业具有档案管理的自主权利，不同的企业管理方式可以有所不同，管理方式可以使集中统一，也是可以是分布管理，或者两者结合运用。档案管理应该与文件管理有效的结合。档案管理在有些地方和文件管理有些相似，可以说是文件管理的发展和延续，文件管理也给档案管理打下了基础。在信息时代，文件管理与档案管理不能分开，应该互相结合管理，这样会也会促进档案事业的发展。档案与文件之间的管理在工作上的加强，有利于档案部门的工作，既能减少工作量也能提高档案资料的质量。我们可以通过搭建文件与档案一体化的平台，降低档案管理的成本，来实现档案管理与文件管理的结合。还应做到政企分开，职责分明。这是我国的机构改革的方向，但是在档案管理中也同样使用，档案馆和档案行政管理部门之间要做到分工明确，各自发挥各自的特点。档案馆在集中管理档案资料的同时也可以提供不同分管范围的资料。档案馆属于事业单位，可以有属于自己的创新。档案行政管理部门属于我国的行政体系，它通过实施法律手段对档案工作进行管理。

3.探索档案管理体制的改革

由于我国的历史悠久，所积累的档案资源也就比其他国家多很多，近些年，随着科技的不断进步，档案的形式多种多样，也就越发难以管理。实行集中统一管理，整合档案资源，实行“大档案建设”。我国的档案工作经过不断的实践，集中统一管理可以弥补我国在旧时代时在档案管理体制上存在的弊端，可以促进我国档案管理的工作。我们应该在党和政府的领导下，确保国家档案资料的安全。在做到统一领导档案资料的同时，还要对资源进行整合，实施“大档案建设”，不要受到时间和区域的限制，打破这种局限的格局，对所有资源进行整合。建设“大档案”能使我国的档案资源配置更为优化。在实现文檔管理一体化的时候，要建立完善的文档归档制度，在单位、企业和团体之间要做到文件部门和档案部门融为一体，建设一体化平台。根据区域与时间的不同，利用集约建立档案管理中心和文件管理中心，降低成本，这样也会给档案管理机构提供新的方法。改革开放以来，实行宏观管理和分类指导的机制，在新的市场经济体制下，档案工作带来了新的机遇，同时问题也随之而来。在经济主体多元化的形势下，国有企业的改革和现代企业制度的完善，改革开放逐渐成型，档案管理的工作需要不断的适应这样的新形势，这时档案工作人员在在坚持原有原则的同时需要不断的总结经验，调整工作方式，形成新的、更适应当代社会的工作思路，宏观管理、依法行政的新机制需要受到重视并建立推行。

参考文献

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[2]金雪梅.新时期档案管理体制改革刍议[J].管理科学，2012（12）：110-111.