高职院校档案信息化实施途径探索

张红

摘 要 以时代和科技的发展作为推动力，促进了经济的发展，并对教育产业提出了更高的要求，尤其是作为高技能人才培训摇篮的高职院校。虽然这类院校在每年都为我国社会建设培养了大量的专业型人才，然而，随着信息化技术在社会发展的逐步深入，人们的生活已然发生了很大程度的转变。因此，学校在进行人才培养的过程中也应当加深对该项技术的运用，尤其是在复杂性、系统性以及劳动密集型的档案管理工作。据此，本文就高职院校开展档案管理信息化工作的必要性和意义进行了简要分析，着重阐述了信息化实现和实施的具体路径，保障高职院校档案的科学性和高效性。

关键词 高职院校 档案管理 信息化 实施途径

中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.10.006

On the Implementation Ways of Archives Informatization in Higher Vocational Colleges

ZHANG Hong

（Union of Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei 430074）

Abstract With the development of times and science and technology as the driving force， promote the development of economy， and put forward higher requirements to the education industry， especially the higher vocational colleges as the cradle of the training of high skilled talents. Although these institutions are the construction of our society cultivate professional talents， a large number of the year however， with the rapid development of information technology in the society gradually， people's life has changed greatly. Therefore， the school in the process of personnel training should also deepen the application of the technology， especially in the complexity of the system， as well as labor-intensive archives management. Accordingly， this paper gives a brief analysis on the necessity and significance of developing information archives management in higher vocational colleges， expounds the specific path of information realization and implementation， guarantee the science and efficiency of archives in Higher Vocational colleges.

Keywords higher vocational college； archives management； informatization； implementation ways

0 引言

我国的社会主义经济建设已经步入到一个发展和转变的阶段，对高技术性和高才能性人才的需要也逐渐增加，这意味着高职院校的学生管理工作量也在不断增加，作为院校重要基础性工作的档案管理责任也自然更重了。因此，高职院校为了做好档案管理工作，就必须改善传统的档案管理模式，融入具有高效性和智能性的信息化管理技术，提高档案管理在评价学校管理水平、人才培养水平以及教育教学质量中起到了重要作用。为了保障高职院校档案管理工作逐步走向规范化和高效化，应当尽快着手于高职院校档案管理的信息化建设工作，为档案管理工作注入新的活力，实现档案管理工作的充分发挥。

1 高职院校档案管理工作信息化的必要性

1.1 档案管理信息化在管理工作更具效率和准确性

因为学校的档案资料是对各项工作和个人的原始资源和发展信息进行记录的重要工具，不仅可以反映高职院校在不同时期的发展状况，也是个人在此期间的行为和信息。例如：学校规模、学生成绩、教师研究成果等等。而且资料也会随着时间的推移而变得越来越庞大，人力和简易的计算机系统也必然出现力有不逮的状况，因此信息化的推进也十分必要了。这源于信息化技术在数据处理上的巨大优势。

这些资料最终都可以作为学校今后评估的重要依据，也是学校进行完善和发展的重要经验。档案工作是一项不断完善和发展的工作，随着工作的开展，各项信息汇总和发布也会越来越多，而这一份信息在经过归集、统计和分析之后就会给学校的高层管理提供相应的决策支撑。

1.2 作为数据支撑被提供给第三方考核评估

这份数据除了给高职院校管理层进行决策支撑之外，也是我国进行教育产业规划和布局的重要指标。国家只有对各个教育板块的档案进行归集和分析之后，对各个单位各个阶段的工作情况进行了全面系统的了解，充分还原每个时期的经验和教训，给未来社会教育产业的发展提供经验，也给高职院校的管理工作进行考核与评估。

2 高职院校档案管理信息化过程中需要解决的问题

事实上，高职院校的档案管理工作已经开始了对信息化技术的应用，也发挥了信息化管理的不少功能和优势，在数字化校园的建设中已经迈出了重要的一步。然而，从目前的高职院校档案管理工作来看，仍旧存在不少的问题需要解决。

2.1 档案管理不受重视

当下，我国高等职业学校并的档案管理工作并不完善，同时也不具备现代化特征，传统理念的管理方式仍然普遍存在，相较于国外来说我们还处于萌芽阶段，在这种情况下，我国高等职业学校的档案管理工作还需要与时俱进，与国际接轨。现阶段，大部分的高等职业学校对这部分内容并不上心，将档案管理仅仅当作是简单的资料归整，不愿意将大量的人资力量放置其中。另一方面，工作人员对档案管理工作缺乏一定的认知，造成了许多学校对于此项工作的不负责任，采取的管理模式也是非常业余的，例如聘用非专业工作者主导管理工作等。

2.2 信息技术与档案管理工作的融合不理想

首先，高职院校的档案管理平台在功能实现上仍旧处于基础的阶段，尽管已经实现档案资料的信息化，也被录入到信息管理系统之中，但是没有对系统功能进行深层次的挖掘。例如：当一个学生在进行课程资料查询过程时，系统会自动为其进行信息筛选，然而，在信息无法正常匹配时，反馈机制事实上是缺失的，这说明供需双方缺乏基本的交流，不利于工作的进一步开展。

其次是因为高校为了进行统一管理，对资料都采取统一的文件格式，而查阅人员所运用的软件有一定的差异，部分需要进行转换之后才能阅读，这降低了用户的使用率。

2.3 档案信息化基础设施建设有待进一步完善

首先，高职院校在档案管理信息化的硬件配套设施仍旧不完善。因为档案信息化的目标在于对资料进行信息化管理，同时还要让这些资料被高效地利用起来。然而在部分高职院校的实际工作开展中，信息系统平台虽然已经建立，但是由于没有配套相应的设施导致信息录入进程缓慢，例如：扫描仪。

其次是高校档案管理中缺乏数据库之间的有效交流和协调，导致信息流动性较差。高职院校是一个庞大的系统，其中各职能部门分别履行自身的职能，在某些事件中，各部门的职能会发现交叉，但是信息在数据库之间的传输速率却没有跟上，导致档案信息的功能没有得到有效的利用。

2.4 缺乏信息技术水平较高的管理人员

在过去，档案管理工作并没有引起校方高层管理人员的重视，其岗位员工大多是高校教职人员的家人和亲属，或者是部分临时工对档案进行管理。因此，在信息化融入档案管理之后，这部分人的能力和观念上的不足便显现出来了，不仅仅是日常工作缺乏创新，同时也严重影响了我国高职院校档案管理水平的提升。

3 高职院校档案信息化的实施途径

3.1 完善档案信息化的基础设施结构

高职院校要积极主动地解决资金难题，完善对档案管理信息化的硬件需求。首先，可以通过专项资金的申请来加大设备设施建设的投入；其次还可以通过与社会机构开展合作来解决这一问题，例如：开放部分文献资料给社会机构，同时收取一定的管理费用。而目前信息化档案管理的硬件薄弱环节便是需要匹配合适的服务器、扫描仪和刻录机等。

除此之外，在对面当下信息自由化所带来的风险时，学校需要就档案信息安全的问题采取一定的保障措施。例如：强化信息安全技术的应用，构建网络防火墙、系统配置合适的杀毒防护软件以及规范系统操作守则等等；构建相应的备份和灾难恢复机制，保障数据的安全性，以及在发生问题之后可以及时解决。

3.2 提升档案信息化管理人员的工作开展能力

档案信息化建设也要随着学校的发展而不断进步，是一个长期而系统的过程。期间，管理人员需要不断强化信息技术在档案部门中的应用效率和水平，以此来保障档案管理系统中的功能实现。因此，每个部分工作人员的信息技术应用能力和管理能力都需要经过严格的考验，不仅仅是要熟悉系统中各个业务模块的功能用途，更要在今后的工作中可以不断地创新模块，开发出具有实践意义的新功能。因此，人才梯队的建设便是至关重要的一环，不仅仅引进合适的信息化档案管理以及系统维护的专门人才，还需要对当前从业人员的能力进行培养，组建一支业务精、技术硬、适应信息化需要的档案管理梯队。

3.3 加强档案信息化储备技术的应用管理

首先，高校需要将各个部门的办公系统与档案管理系统进行对接，保障各部门信息的安全传递和交流，同时对部门开放部分的信息修改权限，保障信息发生变化的第一时间可以得到修改，促进数据的交流和共享。强化档案数据库的建设和开发，从利用率较高的学籍档案和保护重要珍贵档案入手，推进档案数字化的全面实现。以门户网站为服务开放区，给具备使用权限的师生提供相应的查询和使用功能。

除此之外，档案管理也需要重视相应的数据安全问题。首先，高职院校的档案管理部门应当熟悉《中华人民共和国档案法》的相关内容，结合自身的具体情况，筹备完善的高校档案安全管理工作规范，形成具有实践性档案信息的安全保障体系，以制度为依托，将责任分配到个人和职位。同时，也需要从观念和意识上强化档案管理人员，使之在日常工作中严格遵守相关制度。并就具体的档案信息做出详细的鉴定，以档案密级程度来确定开放范围，严格审查和管理。

3.4 开发档案信息化资源利用的途径形式

档案被应用的目标就是为了更好地利用数据资料，因此，档案管理工作的信息化也是如此，相应的从业人员需要积极开展服务工作，提高档案信息平台的功能实现效率。首先，从业人员需要加强对于信息化技术的应用水平，给系统的功能实现和创新提供良好的基础，以高效的档案检索工具为师生提供便利的档案查询服务；其次是档案数据库建设，提升档案的利用效率和范围，还能让人们对档案管理工作的重要性有更多的了解，从而还能够赢得各方面对档案信息化建设的支持。

4 结语

高职院校档案的信息化事实上是借用信息科技来对高职院校的资源进行创新性利用，加强档案资源在学校具体工作当中的参考价值，提高档案管理工作效率。而档案管理的信息化不仅仅是需要学校在硬件设备上提供支持，更重要的是完善相应的制度规范，以及培养一批具有信息化技术应用经验的工作人员，使得这项工作开展所必需的信息服务意识和信息服务观念得以融入，这才是今后档案信息化建设的重点。而从业人员也应当积极发挥自身的奋斗精神和创新意识，对学校所处的环境和档案管理状况进行反思，不断发展完善新的思路和途径，从而更好地建设档案管理体制。

参考文献

[1] 刘静.信息时代探索高职院校档案管理新途径[J].办公室业务，2015.13：90，92.

[2] 黄昆，邓芳.高职院校人事档案信息化管理需求及实现途径[J].科技视界，2015.34：222，258.

[3] 焦江福，唐宇.国家示范性高职院校档案信息化建设的实践与探索——以江西现代职业技术学院为例[J].黑龙江史志，2014.3：84-85.

[4] 袁莉莉.探索信息时代高职院校档案管理新途径[J].科技资讯，2014.20：223.

[5] 杨姗姗.高职院校科研档案信息化管理的实践探索——以淮安信息职业技术学院为例[J].科技信息，2011.26：16，18.