档案管理工作中存在的问题与策略探析

张毅

摘 要：随着时代在不断发展与变化，社会大众越来越重视档案管理，在档案管理工作中还存在这许多的问题，这些问题严重影响到档案管理的质量，因此对这些问题需要合理的解决措施。本文论述的主要观点是档案管理工作中存在的问题以及解决策略。

关键词：档案管理工作；问题；策略

近几年来档案管理被应用在各个领域中，这就充分证明档案管理工作能够一定的社会价值，主要的价值体现在档案中包含了个人非常重要信息内容，是一个人的在社会上生存的一种体现。

一、档案管理工作的重要性

在档案管理中进行科学规范的管理工作是衡量企事业单位管理水平的一个重要指标，企事业单位在发展的过程中都会用档案的形式记载发展历程，这些重要的档案资料对企事业单位来说非常的重要。在现代社会发展中，档案管理工作的重要性体现在各个方面，在对文档进行整理归纳时，还包含着丰富和广泛的科学内容，在遇到疑难需要参考的问题时，可以查阅相关资料。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）管理体制不健全

由于档案管理体制存在一定缺陷，导致相关的工作在管理过程中对工作的内容模糊不清，包括在文件归档整理中、分类以及保管期限划分等问题中认识不足，没有及时对文档进行归纳整理，延误档案管理工作。同时也存在着一些工作人员责任心不强，以及保密工作的力度不够。造成这种现象的主要原因是，相关单位对档案管理工作重视度不够，领导忽视，致使监督力度不够，没有制定合理的管理体制，对员工的行为进行约束和奖励[1]。

（二）管理人员素质水平不高

在很多的企事业单位中由于档案管理工作没有收到重视，在管理中的没有专业的管理人员，导致管理工作的整体水平不高；同时工作人员缺乏工作的积极性和主动性，对档案管理工作没有科学、正确的理解，在管理中眼高手低，对一些细节问题容易忽略，导致档案管理水平不高。造成这种现象的主要原因是，企事业单位没有专门的档案管理的文秘人员，大多数工作人员属于兼职，没有更多的精力投入到档案管理工作中；同时业务水平也不高，再加上缺乏相应的系统培训，最后严重影响档案管理工作的质量[2]。

（三）在检查中发现更多的问题

由于在平时档案管理工作中存在很多的问题，但是相关的工作人员没有引起足够的重视，把很多问题都放置不去处理。导致领导在检查的过程中漏洞百出，一些很严重的问题在检查中都凸显出现，像配套设施不健全、文件归档不正确、使用登记不规范等。出现这种现象最主要的原因是档案保管的条件太差，很多的企事业单位为了节省经费的开支，并没有设立专门的档案管理室，与国家规定的档案相关标准相差甚远，在管理上达不到要求，与整齐划一、规范统一的标准差距很大。还有不少的企事业单位由于房屋不够，把档案管理室变成了杂物室，导致档案管理工作保密性存在一定问题，并且管理体质不到位，在管理过程中容易造成档案文件受损。

三、提高档案管理的工作策略

为了提高档案管理的整体水平，必须要加强对档案工作的监督力度，经过系统科学的培训，提高管理人员的专业素养以及工作的积极主动性，同时需要不断完善相关的体制，提高相关工作人员管理的水平。以下是具体的实施策略。

（一）加强对管理工作的认识

提高对档案管理工作认识主要是从三个方面进行论述，首先，需要健全档案管理的相关规章制度，利用严格的奖惩制定来约束员工的行为，对积极的行为进行物质表扬和精神表扬，对不合格的行为规范根据轻重必须予以惩罚。其次，相关组织领导需要对档案管理工作重视起来，相关部门需要加强宣传力度，使档案工作人员认识到档案管理工作的重要性，同时需要加大对档案管理工作的资金投入力度，需要设立专门的档案管理室，对管理中所需的器材严格按照规定进行选购，不断的完善档案管理室的环境以及相应保管的条件，使档案管理室统一整齐规范。最后，提高文秘人员的综合素质，对档案管理工作人员必须要经过系统严格的培训，对政治思想以及业务水平不达标的人员一律不允许录用[3]。

（二）加强档案管理中的保密性

对于加强档案管理中的保密性主要体现在三个方面，首先，需要提高档案管理人员的保密意识，在工作人员入职前，需要进行安全保密工作的培训，引导员工提高自身素质，做好本职工作。工作人员在实际的档案管理中需要保持清醒的头脑，对保密的相关规定必须熟知，要严守保密纪律。其次，需要加强档案管理室的保密工作，要把档案管理室进行独立设置，与杂物室区分开来，规定保密区和非保密区；需要在档案管理室中安装警报系统，做到设施安全，防范得当；同时值班人员需要做好执勤工作，需要派专门的人员进行监督。最后，需要建立系统的文档管理的规章制定，包括阅览制定、外借制定、复制制度等；同时需要根据实际情况制定合理的使用范围以及相关的手续制度[4]。

（三）加强档案管理的信息化

档案管理工作也需要紧跟时代发展的步伐，在管理的过程中需要引进现代信息技术来提高档案管理的水平。为了使管理人员提高信息技术操作水平，企事业单位需要对员工进行培训，多途径多层次的培养信息化人才。同时也需要引进先进的管理设备，健全档案管理的管理系统；利用现代化手段使档案管理资源共享；管理人员可以利用现代化信息技术，扩大自身的知识范围，提高管理水平[5]。

四、结语

社会在不断的发展，社会大众对维护自身权益越来越重视，对档案的需求也非常的急迫，在档案管理中档案人才非常的关键，关系到档案管理工作是否合理、合法性，特别是在信息化档案管理系统中，档案人才更为重要，是保证信息数据的准确性的前提。因此，相关部门需要重视对档案人才的培训，在上岗前必须要经过严格系统的选拔，同时相关工作人员在实际工作中也需要不断学习积累经验，保证对档案进行科学、合理、有效的管理。

参考文献：

[1]何继先.谈中小企业公共服务平台网络环境下复合型档案管理人才的培养工作[J].黑龙江档案，2014，04：100.

[2]夏鹏.企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2015，03：27-29.

[3]贾秋.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技创新导报，2013，07：209.

[4]康燕萍.档案管理工作的重要性探讨[J].人人健康，2016，02：220.

[5]吴巍娜.浅谈档案管理工作的重要性[J].环球市场信息导报，2014.