电子档案风险管理分析

吴秋香

摘 要：随着我国科学技术的不断发展，信息化水平不断提高，计算机网络技术的出现给人们的生活带来了便利，提高了我们的生活质量，但与此同时，也给我们带来了操作风险。网络犯罪行为不断的侵袭着电子档案，因此加强电子档案风险管理势在必行。本文对电子档案的概念进行了叙述，并提出了其目前存在的主要风险，最后针对风险采取防护措施，希望具有借鉴意义。

关键词：电子档案 风险管理 对策

随着计算机技术的发展，网络已经扩展到人们生活中的各个领域，档案管理为了提高工作效率，也引进了电子信息技术。它虽然给我们生活带来了便捷，提高了我们的工作效率，但是它存在着操作危险。目前存在最主要的网络犯罪是偷盗电子档案信息，其在为人们创造方便的同时还附带着管理风险。例如本世纪初的熊猫烧香事件，其造成了非常恶劣的影响及严重的损失，因此档案工作人员要提高警惕，积极采取措施。

一、电子档案的特征及概念

在档案管理部门保存的电子文件也被称为电子档案，是电子信息技术产生后档案领域生出的产物，我国规定，电子档案存在着一定的价值，可以将其归入档案，以电子文件或者软件数据的形式存在。其特征为：第一，电子档案是动态性和虚拟性的统一，其被储存在电脑中的形式主要是电子文件为主，其存储的信息具有分布式的特征，因此具有动态性。第二，其是数字化和多媒体化的结合，对电子档案进行整理和分类都将数字和互联网作为基础，并通过电脑的交互性来呈现，电子档案另一方面也是属于多媒体，其具体操作需要对网络进行应用。第三，电子档案的加工有智能化和标准化的特点。在对档案进行搜索的过程中，其有着智能化的特点，主要是可以根据检索条件来进行所需内容的筛选。第四，它的本质特点上服务型，电子档案具有更加完备的信息，对其进行应用不会受到时空的限制，其形式和内容都是取决于客户，在实际生活中，电子档案用于更多的使用者，这就给档案的应用客户造成了潜在的风险。

二、电子档案目前存在的风险

1.电子档案面临的主要风险。第一，是技术风险，电子档案的应用非常依赖计算机，如果计算机存在问题，其软件和硬件难以发挥作用出现故。障，会对电子档案的应用带来影响，从而降低档案工作的质量。第二，是自然环境风险，自然环境风险主要包括电子档案所在场所的外在因素，例如，保管场所的温度太高、湿度太重都会影响到电子档案保管者的使用寿命，对电子档案的保管效果带来重要的影响，除此之外，失火、意外故障以及地震、海啸等不可抗拒因素也是其中的主要风险。第三，网络风险，因为计算机网络技术本身都是面对全社会、网络应用者无需身份验证，网络的应用技术协议也是具有开放性的，人们可以在网络上随意的信息交流，这就客观的带来了网络风险，然而我国计算机还不具有很高的网络防御技术，防御体系还不强大，如果在网络上对电子档案进行传送极有可能由于硬件问题或者内网在对互联网完成隔离的过程中没有发挥作用，导致电子档案受到侵袭，例如黑客和病毒。第四，数据存取风险，如果在对电子档案信息进行存储的过程中没有按照正确的存储方式，从而导致电子档案失去真实性，或者导致电子档案残缺，这是因为单位内部导致的。主要表现为。首先数据没有精准的收集，其次，数据没有经过加密。再次，档案管理人员没有经过严格筛选和培训，专业素质较低、责任性不强、没有形成完备的风险防护意识，在操作过程中存在疏忽。然后是数据没有经过备份。最后是机密档案在传输过程中泄露或者被篡改。第五是风险管理，在档案管理的主要形式当中，电子档案是最新型的。然而在实际应用中存在着企业管理者没有投入足够的资金，没有加强对电子档案安全防范的重视，没有制定制度加强管理，合理配置人力资本，从而降低了电子档案管理的安全等级。第六是法律风险，我国还没有完善的针对电子档案的法律规定，档案中的数据受法律保护程度不够，我国也没有明确的针对电子档案保护的法律条文。

2.电子档案风险的主要特征。首先，电子档案风险具有客观性的主要特征，对电子档案安全造成威胁的主要因素是自然、人为或者社会，这些因素都具有客观性，不是因人的意志所转移的。这些客观性的存在给电子档案的风险管理工作带来了麻烦。其次是电子档案风险是不可避免的，因为对电子档案带来风险的主要因素和风险的主体是不同的，相聚之间具有独立性，一方面，电子档案一旦存在风险，风险会时常发生。另一方面，导致电子档案存在风险的因素例如自然灾害，者是客观存在的，不会跟随人的意志而消失的。最后，电子档案风险具有随机性的特点，风险什么时候出现、怎么发展、在何处存在都是随机性的，人们很难进行预测。

三、电子档案风险管理的措施

1.形成有效的电子档案风险管理原则。电子档案管理必须要落实风险管理工作。第一，提前做好预判工作，做好风险的防范工作，降低风险出现的概率。如果风险出现，及时采取措施，防止损失扩大，风险发生后，要总结原因，吸取教训，做好防备工作，防止风险的再次发生。第二，做好前端控制工作，其能为电子档案的真实提供保证，电子档案的管理效益也会因此提高。第三，将控费和风险平衡两个原则结合起来，要系统看待降低成本和机会成本，让风险控制成本能够超过机会成本。

2.采取有效的电子档案风险控制措施。要对风险进行预判，要以风险控制作为主要目标，降低风险发生的概率。将风险辨别、风险预判和风险控制方式的选择结合起来，共同致力于风险管理工作。第一，对电子档案风险进行识别。应用不同的方式，把可能存在的风险或者导致风险发生的因素能够有效辨别出来，所谓风险预判，就是提前判断出风险存在的种类或者风险发生后所造成的影响和损失，从而为档案管理人员认识风险提供方便。第二，对风险评估机制进行建立，风险评估机制对信息管理体系中的存档信息进行评估，检查其完整性，这是电子档案管理的主要内容，主要涉及到电子档案的价值、形式以及其对保密和完备的标准等，预估电子档案是否存在财务风险，如果电子档案受到损害所带来的损失程度。第三，控制电子档案风险，风险评估之后，要及时采取措施，減少电子档案管理中存在的风险，让电子档案管理人、机及环境的有效配合。第四对技术保护屏障进行构筑，通过信息安全技术来防控电子档案风险是最主要的方式，主要有物理网络安全技术、备份、身份认证、病毒查杀、数据加密等。在实际应用过程中，应用好防火墙或者存取权限技术，从而保护电子档案信息的完整性。第五，做好管理工作，档案管理工作人员要提高技术水平、完善管理知识，提高责任心。企业内部要建立健全的管理制度，做好内部监管工作，对档案的归档、技术、数据、软件等进行核定。

四、结语

做好电子档案风险管理工作能够保护企事业单位的商业秘密，必须要引起重视。然而人们在应用互联网进行档案管理的同时会受到网络风险的侵袭，因此必须要做好风险防范工作，从识别、评估、控制等多个层次落实，为我国网络提供美好的环境。

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