基于全面质量管理理论的高职院校科研管理系统建设

宋嵘嵘

摘 要： 随着信息技术的飞跃式发展给科研管理创新提供了机遇和挑战，信息化的管理手段对传统管理体系起到很好的完善和重建的作用。针对高职院校科研管理系统建设现状，将企业全面质量管理的基本理念引入高职院校科研管理系统建设中，并提出如何构建基于全面质量管理理论的高职院校科研管理系统，为今后有效推动高职院校科研管理信息化建设找到了新的切入点和突破口。

关键词： 高职院校； 科研； 信息化； 全面质量管理

中图分类号： G710 文献标志码： A 文章编号： 1671-2153（2016）05-0036-05

当前，信息技术的飞跃式发展给科研管理创新提供了机遇和挑战，科研管理工作中所面临的诸多问题不再难解，信息化的管理手段对传统管理体系起到很好的完善和重建作用。而全面质量管理理论的引入，为高职院校科研管理系统建设提供了很好的理论基础，为有效推动高职院校科研管理信息化建设找到了新的切入点和突破口。

一、全面质量管理理论简述

全面质量管理理论最早兴起于企业，是在传统质量管理的基础上，随着科学技术的发展和经营管理上的需要而发展起来的一种以质量管理为核心的现代化管理理念和方法。20世纪60年代初，美国质量管理专家菲根堡姆首次提出了“全面质量管理”的概念，至20世纪80年代后期，该理论得到进一步升华。全面质量管理是一种全员、全过程、全企业的品质经营，它指一个组织以质量为中心，以全员参与为基础，目的在于通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的管理途径。全面质量管理的基本观点有：为用户服务的观点、全面管理的观点、以预防为主的观点、用数据说话的观点。该理论在企业领域已经得到了广泛的研究和应用，目前，国内外的许多高校也正借鉴其管理理念和方法。

二、高职院校科研管理系统建设的现状

在《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》中，将教育信息化纳入国家信息化发展整体战略，科研管理信息化作为高校信息化建设的重要分支，已是今后发展的大势所趋。

但纵览目前国内高校科研管理信息化建设现状，本科院校在该领域的发展已是如火如荼，高职院校则仍处于起步探索阶段。采样自北京易普拉格科技有限责任公司的一组数据较有代表性，该公司在国内高校科研管理信息化建设领域处于领先地位，由其提供的最新资料上获悉，至今已有500多所高校采用他们的系统，但其中高职院校使用数仅60余所。而根据教育部发布的《2014年全国教育事业发展统计公报》获知，截至2014年底，全国有普通高等学校2529所，其中，高职（专科）院校是1327所。从中不难看出，高职院校在科研管理系统建设上还明显滞后，仅有少数高职院校尝试通过科研管理系统建设来收集、传递、存贮、加工、维护和使用科研信息，优化科研管理模式，从而提高科研管理效率和水平。绝大多数高职院校还是普遍采用传统的Word、Excel等office办公软件来处理科研信息。高职院校在建校初期及之后的相当长一段时间内，科研人员数、项目数、经费数、成果数等信息并不繁杂，普通的office办公软件已能很好处理产生的科研数据，传统的信息管理模式和信息交流模式能较好地发挥作用。但随着学校大踏步地向前发展，科研管理内容不断增多、管理群体日渐庞大、管理触角不断深入，管理的难度和压力就会随之而上升，在人员编制扩增困难的情形下，量的膨胀和积累就会引发对管理上质变的追求。在高职科研蓬勃发展和信息化技术日益普及的当下，如何有效推动高职院校科研管理信息化建设，如何快速提高高职院校的科研管理水平和管理效率，已是摆在高职科研管理者面前的一个严峻课题。

三、全面质量管理理论对高职院校科研管理系统建设的启示

科研管理系统是一个由人、计算机组成的能进行科研信息的搜集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统，该系统能够实时反映高校的科研活动，为日常事务的处理和管理职能提供支持。目前，就高校管理系统建设技术层面的文章比比皆是，但对其管理理论梳理则很匮乏。而笔者认为，科研管理系统不仅是一个技术层面事物，也是一个管理层面事物，它是基于管理科学理论孕育而生的人、机系统。科研管理系统本身就集成了很多的管理理念，其字面意义即融合着管理与技术的双层概念。系统之所以自诞生之日起就显示出其旺盛的生命力，究其原因，与系统本身所蕴涵的先进管理思想是密不可分的。

全面质量管理理论虽兴起于企业，但其蕴含的中心思想却对高职院校科研管理系统建设有着很好的借鉴指导意义，为当前高职院校科研管理工作中日益凸现的各种问题指明破解方向和思路，为科研管理系统建设提供了强有力的理论支撑点。为便于直观了解，笔者对全面质量管理理论基本观点及体现于高职科研管理系统建设中的核心点以简表形式加以阐述（详见表1）。从中，我们可以看出，在科研管理系统建设中引入全面质量管理理论，可以很好地解析高职科研管理系统建设中“为什么”“做什么”“怎么做”等问题，使系统建设的目标更明确、思路更清晰。

传统的高职院校科研管理中常存在如下问题，比如：科研数据有效利用率低，科研人员对个人、他人及至全校的科研项目数据、成果数据等信息均是不清晰、不明朗的，大量的科研数据被积压在科研处，作为科研一线人员反而常常沦为信息传递的最末端，这在一定程度上阻碍了科研人员的成长和发展，且不利于科研团队的组建和跨学科、跨专业从事某项研究；在项目管理中，常出现“重申报立项、轻课题研究，项目按期结题率低”的现象，对项目具体实施过程中各环节的管理缺失，过程化管理形同虚设；在具体管理事项上，大小事务均由科研管理部门一肩挑，科研人员难以参与进来；在管理内容不断扩增后，管理人员因时间、精力有限，难以做到面面俱到，常处于疲于应付、敷衍塞责的被动工作状态；在管理方法上，手段落后，各项工作开展常费时费力且成效一般。科研管理系统的使用虽不能彻底解决上述种种问题，但却为解决上述问题提供了可能。通过系统的普及应用，可以很好地实现全面质量管理中的核心点：为科研用户服务；进行全过程管理、全员性管理和全要素管理；对科研项目的有效控制；用科研数据来说话。

第一，科研管理系统能充分满足科研人员对科研信息的需求，有助于科研团队的形成，为申报跨学科、跨专业的中大型科研项目提供了依据。第二，科研管理系统很好地解决了管理中全程性、全员性、全要素的要求，它通过对项目管理过程的各节点的控制，使项目的全过程质量管理不再是一个设想，有机会真正地落到实处；第三，科研管理系统不仅要求科研管理部门参与质量管理，而且要求全体科研人员来共同参与质量管理，在充分调动科研人员的积极性、主动性时，亦为科研管理部门减轻压力、减少工作量；此外，科研管理系统可以把尽可能多的科研管理内容包罗其内，包括：人员管理、项目管理、经费管理、成果管理、科研机构、学术活动、科研统计等，在较大程度上实现了全要素质量管理。第四，科研管理系统可以根据需要设置提醒警示内容，对科研项目进行事前控制，使项目的整个进程都处于控制状态，从而有效提高项目的按期结题率。第五，科研管理系统所具备的强大的对数据资料的统计分析功能，使科研数据对问题的阐述更清晰、更直观，为下步决策提供直接依据，用数据来说话变成一件简单易行的事。

四、基于全面质量管理理论的科研管理系统构建

（一）注重人本管理

所谓人本管理，顾名思义即“以人为本”的管理模式，它突出人在管理中的核心地位。人是科研活动中最活跃、最关键、最宝贵的因素，科研管理系统的建设最终是为人所用，人的想法、人的要求是系统设计的起点亦是终点。全面质量管理理论体现于高职科研管理系统建设中的核心点中就包括了为科研用户服务、进行全员性管理，这是系统建设的初衷，也是检验系统建设成功与否的重要标准。

因高职院校目前普遍采用集中管理模式，故科研管理系统面向的用户群，主要可归为三层：校领导、科研管理人员、科研人员，如学校的管理已转为或正转向校系两级管理模式，则可再加设一层：系科研秘书。因系统服务对象的差异，故系统设计宜采用多级用户分层管理模式，即针对不同用户，提供不同界面和服务，现以三层用户为例，各层级的功能设计可参见图1。其中，领导决策层需要满足的是对各项科研数据的综合查询分析，以便了解到最新、最直观的学校科研动态情况，以辅助决策；科研管理层负责全校科研管理业务，统管全校的各项科研数据，另外还可以通过系统发布通知公告和发送消息，并负责系统的维护和管理；科研人员则可以在系统中管理个人的科研信息，同时查询学校其他人员科研情况，此外还能通过系统接收通知、文件等。

此外，在系统设计上，考虑到系统面向的客户群复杂多样，各人的计算机知识背景不一，各层次用户需求也不一致，故系统设计应力求简洁明快、直截了当。系统版面设计总体要求是：页面简洁大方、网站风格统一、色彩搭配合理；系统内的文字风格、总体效果应保持一致；系统内的目录结构要做到层次清晰、脉络分明、一目了然，有良好的导航功效；系统内的链接层次不宜太深，五层应是极限。总体上来说，简单、方便、实用是对系统开发的基本要求，用户使用后如能感觉到受益而非感觉是种负担，那么系统的设计才是成功的。

（二）注重项目全过程管理

项目全过程管理是指贯穿于项目从始到中到结的整个流程的管理（详见图2）。目前在高职院校

项目管理中，大都非常重视科研项目的申报立项工作，中期检查过程和控制过程基本缺失，结题验收环节则存在延期问题突出、完成质量不佳的情况。全面质量管理理论体现于高职科研管理系统建设中的核心点：进行全过程管理、对科研项目的有效控制，为切实有效地解决该问题提供了契机。通过系统的设置，可以对项目实施的各个阶段进行合理监控，并通过设置预警功能，提醒科研人员按期按质去完成研究任务，以提高项目结题率。

高职院校科研管理系统中科研项目信息数据设计模式可参照图3，因国家、省、市各级各类的科研统计的口径不一致，在现行的状态下，有关分类标准建议参照教育部年度统计中的相关指标要求，同时结合学校多年来科研工作累积的经验进行合理设定。

（三）重视系统功能的完备性

要实现全面质量管理理论体现于高职科研管理系统建设中的核心点：全要素管理。在系统建设初期，就要认真分析科研管理工作的需求，尽可能按需来设计各种模块，系统功能模块越齐全越完备，则全要素管理目标实现可能性也就越大。

目前，根据高职科研日常管理工作的内容来划分的话，科研管理系统的功能模块设置中的核心功能主要有：人员管理、项目管理、经费管理、成果管理、学术活动、报表管理、科研考核，此外，作为辅助业务部分，主要包括：网上办公、系统维护。系统功能模块设计框架示意图如图4所示。需要说明的是，以上所列仅是功能模块大致轮廓，各校根据实际需求，在内容设置上可作进一步扩充或调整，以适应当下及今后一段时间内的业务需求，如：增加机构管理模块、提供期刊源库、增设专家库等。

（四）高度重视数据的质量

信息系统建设中有一句名言：“三分技术、七分管理、十二分的数据”。可见数据在系统建设中所占据的重要位置，全面质量管理理论体现于高职科研管理系统建设中的核心点之一就是用科研数据来说话。要真正实现这一点很不容易，从一定意义上来说，这亦是科研管理系统建设的终极目标。

借助科研管理系统，可以有效实现科研用户对科研数据的充分共享，但要实现数据共享的前提是必须确保这些数据的全面、准确、即时、有效，只有确保了共享数据的质量，才能体现系统的优越性。但数据的质量问题，恰是系统建设中的一个难点所在。从高职院校科研管理系统建设数据来源（图5）中可以看出，系统数据的产生可以分为前、中、后期三个阶段，不同阶段的数据来源亦各不相同，前期数据完全依赖于科研管理人员日常对于科研基础数据的原始积累，该阶段易出现问题是数据完整性不足；系统建设中期，数据需要科研管理人员和科研人员共同参与来完成，此阶段科研管理人员更多承担对基础数据的标准化和规范性工作，而科研人员重心在核实和完善个人数据，以进一步提高数据的准确性；系统建成后，数据来源主要是由科研人员来录入完成，此时数据即时性完全依赖于科研人员来实现，科研管理人员的职责转移至审核数据真实有效性并补充完善有关数据。从系统数据来源变化中可以发现，随着系统建设的深入，对人员信息素质的要求亦相应提高，只有所有一线科研人员全力配合，科研管理人员全心投入，才能使系统数据用得上、用得顺。

为确保“用科研数据来说话”的目标能顺利实现，使系统能正常运行起来，可以考虑制定相关的信息化制度，通过有力的制度推动和适当的利益诱导来充分调动科研人员的积极性，使系统数据的录入工作成为常态化的一项工作，从而保证数据的权威性、准确性和时效性。比如：在学校科研工作绩效考核或科研奖励的实施时，如以系统内数据为直接参考依据的话，则能起到很好的导向作用，促使科研人员自觉主动去登录系统并完成科研信息的输入工作。

五、结语

全面质量管理理论在企业界已成功运用，将其基本理念引入到高职院校科研管理系统建设中则是一种新尝试，与侧重技术层面的研究不同，该理论并不是从关键技术入手来探讨科研管理系统的设计、开发与实现。但无可否认，该理论的核心点为今后高职院校科研管理部门提供可靠、实用的科研管理系统建设思路和指导方案，为系统的设计、开发与实现明确了方向，厘清了思路。从此意义上来说，全面质量管理理论在一定程度上为高职院校科研管理系统建设奠定了理论基石，使系统建设从浅层的“知其然”走向深层的“知其然并知其所以然”。

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Abstract： The informationization management of traditional management system have the effect of good perfect and reconstruction，with the dramatic development of information technology to the scientific research management innovation provides the opportunities and challenges. Aiming at the construction status of scientific management information in the higher vocational colleges， Introduce the basic idea of enterprise total quality management in the construction of scientific research management system in higher vocational colleges， and puts forward how to build the scientific research management in higher vocational colleges based on the theory of total quality management system， effectively promote the construction of higher vocational college scientific research management information for the future to find a new breakthrough point and breakthrough.

Keywords： higher vocational college； scientific research； information； total quality management

（责任编辑：程勇）