对城市园林绿化档案工作有效管理的思考

朱伟

【摘要】近年来，随着我国城镇化进程的逐步深入，园林绿化的实践也在如火如荼的发展，园林绿化档案管理的作用也日益凸显，成为社会各界广泛关注的焦点。如何能够做好园林绿化档案管理工作，使园林绿化档案更好地为城市建设及各项工作服务是值得进一步思考的问题。在此，笔者通过分析园林绿化档案的管理问题，探讨加强园林绿化档案管理的措施。

【关键词】城市園林绿化；档案工作；有效管理

一、前言

园林绿化档案是城建档案的一部分，是记录或反映某一单位或个人在园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，它为城市发展建设和改造提供了宝贵的参考依据。园林绿化档案内容博杂，大致包括以下几类档案：园林基础资料如园林史料、园林建筑图及文字资料等；风景园林建设材料，如园林新建、扩建、改建工程项目资料房产、地产权证相关审批资料等；城市绿化建设资料，如居民区绿地、生产绿地的档案资料等，以及各类综合管理资料，如机构设置、领导变更情况档案资料，重大活动和实践的记录资料等。

二、园林绿化档案的现状及存在的问题

（一）园林绿化档案管理意识薄弱。随着人们的生活水平不断提高，对园林绿化工程质量的要求越来越高。但是在实际园林绿化工程实施过程中，相关部门对园林绿化档案工作的管理意识十分淡薄，这就导致很多部门对园林绿化的经济效益、环境效益和社会效益的认识程度不够，对园林绿化档案的成套管理造成了一定的阻碍作用。再者，园林绿化工程相关管理部门管理责任交叉、模糊，档案管理分散、保存条件差，只有会议纪要形式代替档案移交的交接手续，使得大量园林绿化档案没有移交、移交不及时、不完整甚至是无人收集，导致档案遗失、收集归纳质量差，对后期园林绿化工程管理的相关评价、借鉴、管理和改造工作带来诸多不便。

（二）园林绿化档案管理体制不完善。目前我国园林绿化工程建设过程中，在投资、建设和管理方面，涉及到的部门和人员较多，使得园林绿化档案收集归纳工作程序复杂，环节多，施工单位和项目协调工作难度大，导致园林绿化档案难以进行统一的成套管理，具有一定的分散性。再加上园林绿化工程建设完成后，有的部门对档案不会进行管理和保存，不能及时归档，使得园林绿化档案遗漏缺失，对园林绿化档案的实际利用造成了不利影响。

（三）园林绿化档案管理支持薄弱。由于缺乏对绿化档案的足够认识，相应的档案管理支持系统也没有及时跟上，导致我国对绿化档案工作的经费投入不足。由于缺少足够的经费支持，导致绿化档案管理的硬件设备系统也无法及时更新，管理模式及方法也依然停留在传统的方式上，再加上专业技术人才稀缺，使得单位绿化档案管理远远跟不上发展的需要。

（四）园林绿化档案管理渠道不畅。由于绿化档案收集与管理工作涉及到的部门多，档案搜集环节多，而很多部门缺乏专门的档案管理人员，使得在档案管理过程中信息的收集、更新、完善等会由于衔接不畅受到阻碍，导致档案管理渠道不够畅通，难以进行统一集中管理。同时，由于单位部分管理人员没有按照城市建设档案行业标准进行管理，档案资料不实或者与描述不清，直接影响到档案的真实性和有效性

三、加强园林绿化档案管理的思路与策略

（一）健全制度。为了更好地保证园林绿化工程的档案管理工作的有序进行，园林部门应以目前的档案管理为基础，进一步在制度建设上创新，可以对档案管理每一个环节的工作加强制度建设，如《档案的入库管理制度》、《档案借阅制度》和《档案的开发利用制度》，以及《档案的收集管理及工作细则》和《档案员工的工作责任》等。只有各个工作环节的制度建全，并采取相应的监督和考核措施，才能更好地保证档案管理工作落实到位，真正发其应有的价值。

（二）确定档案收集的渠道及内容。园林绿化档案管理必须要同生产计划部门相配合，归档前将文件材料组成保管单位，并进行编目。整理的内容按照施工过程可以包括几个环节，首先，施工之前，园林绿化档案要记录现场踏勘测量，核对核实有可能产生和设计的变更、收录施工许可证和开工报告。施工中，园林绿化工程档案要对土方登记单、标高复核记录、苗木出圃单等一系列情况进行详细的记录。对施工图分布、技术交底、施工组织设计、操作记录等都要随时随地的收集信息并及时纳入档案。竣工之后，则需要记录竣工报告、工程决算、竣工验收所产生的一系列会议记录、音像资料、文件及文件变更的记录等。对保管单位进行科学分类、排列和编档案号，并根据一定的原则标准来鉴别其档案的利用价值，积极妥善的保存。

（三）规范整理。园林工程由于其工作的随意性和多样性的影响，往往收集到的资料都是零散的，因此，档案管理人员要对原始的资料进行细致归类、整理，以保证资料之间的联系和系统性，具体要做到如下几点：第一，归档前，对文件材料进行编排。第二，归档后，对材料进行分类、排序。第三，鉴别，对尚未归档的资料进行鉴定，确保其价值并做好保存工作，并对所有信息资料进行整合处理。

（四）注重开发利用。做好档案管理工作的目的是为了利用和开发，因此，做好园林绿化工程档案管理工作一方面是为了对工程的施工情况进行记录，以便为以后的维护和修改的提供参考或经验，同时，也是向社会提供服务，让档案的价值得到更好的呈现。所以，档案管理工作也必须运用科学的管理方法和手段，有效提升其工作效果。而且，作为园林绿化部门的管理人员要将档案资料的开发工作给予高度重视，并对如何有效开发档案资料上开拓思路、寻找方法。

四、结束语

随着城市建设如火如荼地展开，园林绿化建设也日益发展起来，园林绿化档案是园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，对于促进园林绿化工作的进一步开展有重要作用。园林绿化档案管理部门应加强对档案管理资料的重视，解决档案工作中存在的问题，做好档案管理工作，促进城市建设的协调发展。

参考文献

[1]董金红.“城市园林绿化档案管理”存在的问题及对策[J].现代商业，2013（33）.

[2]刘红云.试论园林绿化工程档案的管理[J].企业导报，2013，09：89.