行政机关档案信息化管理的具体策略分析

王迈晗

【摘要】在當前信息时代，档案信息化管理不仅是社会发展的必然需求，同时也是档案信息实现共享的重要的途径。行政机关作为政府机构，具有较强的服务性质，在当前信息化建设中，需要加强行政机关档案信息化建设，针对当前档案工作的实际情况，充分的利用现代化技术和手段来提高档案信息化水平。文中分析了行政机关实现档案信息化管理的必要性，并进一步对行政机关档案信息化管理的具体策略进行了阐述。

【关键词】行政机关；档案信息化管理；网站；数字化

一、行政机关实现档案信息化管理的必要性

档案信息化管理是通过对传统档案管理方式进行改变，更侧重于档案服务工作，而且通过对档案信息进行分类，加工和整理，并对信息进行整合和提取，从而进一步提高档案管理的高效性。长期以来我国传统档案管理工作中，不仅查询效率较低，而且一旦对档案进行修改，流程十分繁琐，但通过档案信息化建设能够有效的弥补传统档案存在的不足，不仅档案信息保存更为便捷，而且更易于对档案进行修改，对档案信息查询更为快捷。而且利用网络技术档案信息能够实现快速传递，有效的提高了档案的利用效率，档案管理成本有了较大程度的降低。

目前部分行政机关档案管理工作中仍采用手工的形式，这种操作模式工作量较大，而且工作效率较低。即使部分机关档案管理工作中引入了信息技术，但只是将一些基本的信息输入进系统中，部分查找和搜索工作仍需要手工进行操作，档案信息化水平较低。当前行政机关倡导无纸化办公，这也有效地促动了档案信息化建设工作，行政机关加快改进档案管理方式，推进档案信息化建设进程，从而实现真正意义上的档案信息化管理。

二、行政机关档案信息化管理的具体策略

（一）做好具体规划

行政机关在档案信息化建设工作中，需要根据自身发展战略来对档案信息管理的规划进行部署，要与行政机关办公模式相结合，准确进行定位，确保制定的档案管理信息化目标与行政机关自身的特点相符，以便于更好的推进行政机关档案信息化的健康、持续发展。另外，在当前行政机关档案信息化管理工作中，还要对实际效果进行重视，侧重于机关档案管理的灵活性和延展性，协助好信息服务工作，从而为行政机关档案信息化管理提供更好的发展空间。

（二）建立高效档案信息网站

行政机关档案管理信息化建设工作中，需要建立健一个高效、实用的档案信息网站，利用网而模式来为人们提供资档案信息服务。档案网站内容能够及时进行更新，有效地保证了档案信息网站内容的丰富性，而且所涉及的覆盖面也会进一步扩大，有利于档案信息利用效率的提高。在档案信息网站上进行档案信息搜索、查询及直接使用实时文件，不仅能够给档案利用者带来更多的便利性，而且有效地提高了档案服务的质量。在行政机关传统档案管理工作中，档案使用需要亲自到档案部门进行档案搜索，存在着人力和时间上的浪费，这也使档案信息网站已全面开始取代传统的手工档案管理模式。同时行政机关档案管理部门还可以通过电子邮箱来为档案使用者提供咨询和服务。从以上内容中可以的体现出档案信息化管理的特色，更突出的将档案数字化管理的重要性体现出来。

行政机关档案信息网络建设工作，在构建档案管理体系的同时，还要注意将其与管理体系的有效融合，从而形成一套完整的管理信息系统，并将各部门的信息进行有效综合，使其在网站中进行体现，加快实现档案信息资源的共享。

行政机关的档案信息网站应使用高效的检索系统，并在计算机技术上不断加强，以保证档案信息网站的安全性。在软件的选择中也注重质量，软件产品应是立足于现在，着眼于未来的明星产品，这些软件必须符合国内外的认证标准，同时与计算机硬件提供厂家沟通，获得技术上最好的之处，确保升级服务及时，缩短重新建设的成本。并在应用过程中考虑网络速度，传递方式以及响应的时间等等。

（三）加大力度推进档案信息资源数字化建设

进行档案信息化建设的重要基础就是档案信息资源的数字化建设，它确保了档案原件的保护模式。先进信息手段应该展现在档案数字化的建设中，要把原始档案建设成数据库的目录库建设，及全文数据建设。并及时更新数据库内容，公开发布，为人们提供便捷的服务。要重点分析档案资源数据的分析整理，显现重点内容，逐步解决问题。最终达成一个先进的档案管理信息资源数字化建设模式。

（四）重视行政机关档案信息化建设的标准与规范

行政机关档案的建设必须注重其标准与规范，这是建设中重点内容之一，也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平的重要内容。档案管理信息化在行政机关中运行就必须要根据自身机关特点及内部管理标准来执行，并且在运行过程中查缺补漏，不断完善信息化体系建设。不仅要符合国家的标准，又必须要在实践运行中便捷、精确。并对档案信息化建设的具体各项实施内容制定统一标准，例如对数据库中各种软件内容以及格式都制定统一规范等，防止在资源共享后由于格式等原因不能进行读取以及共享等问题。

（五）努力提高行政机关档案管理人员的素质

档案信息管理人员必须要及时更新管理理念，通过继续教育的培训，调整管理人员工作心态，使其注重自身专业素养的提升，并加强学习新知识新内容，跟上时代发展的步伐，并且要在计算机网络技能操作上精通，要让管理人员实现对繁琐的网页信息进行分类、索引以及高效的管理，以为广大使用者提升使用效率，并把档案信息内容发挥到最大价值，满足使用的最大需求。

三、结束语

行政机关档案信息化管理工作的开展是一项长期性和系统性的工作，需要在实践工作中注意经验的积累，通过不断学习和来加快推动档案信息化管理的实现，为人们群众提供优质的档案服务，更好的提高档案的使用效率。同时档案管理人员还要不断强化自身的综合素质，在管理工作中进行不断创新，使档案信息资源能够更好地为社会发展和建设服务。

参考文献

[1]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012-03-25.

[2]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2014-01-05.