主动适应新常态下的档案管理信息化建设

宋蕊

【摘要】新常态意味着经济增长速度已经由过去高速增长向中高速增长转换。当前，档案管理工作正处在传统档案管理向信息化、数字化档案管理转变的关键时期。档案管理日益信息化与智能化，不断推动着档案信息数字化研究实践的深入发展。由此可见，档案信息数字化建设是档案事业适应社会发展需要的必然举措。因此，也就是新常态下的档案管理工作尤其重要。

【关键词】档案；新常态；管理；信息化

当前，档案信息化就是在档案具体活动中全面应用通信技术、网络技术等现代化手段，对档案信息资源进行处理、甄别、管理、开发和提供利用。档案信息数字化建设是档案事业适应社会发展需要的必然举措。随着档案法规体系的日臻完善，档案馆采用自主数字化建设与业务外包相融合的新模式，打造信息资源共建共享新平台，从而构建档案工作新常态。究其实质是档案管理模式和运作方式从传统的以档案实体保管为主，逐渐向电子档案收集、存储、利用的思想和实际转变过程。

一、更加注重档案基础建设

（一）档案基础业务建设是档案工作的基石。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。只有不断打牢这个基础，档案工作才能更好为社会进步和经济发展服务，档案事业发展才有后劲。首先，必须加强档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要条件，只有加强建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。同时，不断加强建设大容量的信息资源数据库、大规模开发用户的访问服务管理系统。其次，持续配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系统等。第三，加强系统软件建设。

（二）加强基础数据库建设。档案数据库是档案信息资源管理的核心工具。档案基础数据库建设是实施档案信息化和建设数字档案馆的基础性工作之一。

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的。数据库管理系统本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素，都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障。因此是实现档案信息资源的集成共享，统一管理，高效检索和方便利用的基础信息存储结构，更是国家信息资源数据库建设的重要内容。只有紧紧抓住这个基础和核心，既有利于启动档案信息化建设的迅速开展，更有利于推动档案信息化建設的深入发展。

二、更加注重档案服务创新

（一）更新服务理念。档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。如何适应信息化环境下的要求，做好档案服务工作，更好地为经济社会又好又快发展服务，是摆在档案工作者面前的重要课题。传统的档案管理在对待为企业服务、为社区服务，工作不积极、不主动。因而，信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络正逐渐成为政府、企业、个人信息管理的支撑平台。对档案管理而言，各类社会组织运行平台的变化，也给我们提出了很多数字化概念的新问题和新思考，需要我们去深入思考。伴随着互联网络的发展和应用普及，信息服务逐渐从初级服务向专业化方向演化和改变，从现场服务向网络服务而转化。所以，我们必须要在这个基础上树立现代服务理念，以创造性的思维，突破以往传统的服务思想，开拓新思路。

（二）注重服务创新。服务创新的要求是能提供快速、高效的信息服务。这就要求档案管理部门必须改变传统的手工检索和传阅信息的服务机制，围绕电子信息化的管理来建立新的服务机制。加快档案信息资源整合与共享进程，实现档案利用便捷化。通过创新了一系列档案服务模式，档案为用户们办了实事，解决了实际困难，自然提高了各级领导和广大人民群众的档案意识，反过来使人们意识到档案管理工作的重要性，促进其进一步地完善和发展。要注重档案管理部门与各部门之间的协调配合。档案管理信息化建设更是需要不断适应生产部、财务人事部等部门发展，使其更规范化、科学化，促进企业现代化进程。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供必要的数据库查询、电子信箱、或者其他服务方式，让利用者与档案馆利用电子邮件在网上进行快速联络，并进行信息交流。

三、更加注重档案依法治理

（一）以完善制度巩固发展。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业，是党和国家各项建设事业不可缺少的重要环节。增强档案安全意识。要建立完善档案安全体系建设，必须切实加强档案安全的宣传教育，增强全社会的档案意识。档案管理部门的管理制度也要顺势而为，顺应新变化和新形势，不断完善档案管理制度，更加规范工作流程。同时，要为群众着想，力求建成方便群众查阅、档案保存方便快捷、具有特色的档案信息管理中心。

（二）要主动融入全面深化改革大局。紧密结合当前档案工作中的热点难点问题，运用法治思维、法治方式，谋划依法治档的新方法新路径，破解制约档案事业发展的“瓶颈”。档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在档案汇编专题信息方面、开发信息等档案收集整理过程中，不断完善和融入改革大局中。档案管理人员需要知识更新，开拓视野。档案管理人员需要学习，更加需要接受新事物、新理念、新知识。

四、结束语

总之，信息化是时代发展的产物，档案信息化建设也是社会发展的必然要求。因此，我们要不断努力推进档案信息化事业能级新提升，打造新形势下档案信息化工作可持续发展的良好态势。档案工作者应以新思维、新视角、新理念、新举措，并不断把握和推动档案工作迈上新台阶，从而实现档案工作的最大价值，为全社会、政治、经济及文化生活做好服务。

参考文献

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[3]吴艺博，周晓林，陆江.对我国档案信息资源建设研究的综述[J].机电兵船档案，2012年04期.