房地产开发企业项目建设文件材料归档的追踪管理

文/魏绒芳



房地产开发企业项目建设文件材料归档的追踪管理

文/魏绒芳

项目文件材料的齐全完整是项目建设档案规范化管理的前提和基础，是项目建设档案发挥作用的重要保证。规范房地产开发企业项目文件材料归档管理流程，做好项目文件材料的归档追踪是保证项目建设档案齐全完整的有效措施。

房地产项目文件材料是项目建设过程的真实记录。是日后对项目设施设备使用、维护及改造的重要依据。项目文件材料包括了项目的前期可行性、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收、结算、后评估文件等，这些文件材料由不同的单位形成，数量多，种类杂，收集难度大，齐全完整程度难以保证。但这些文件材料都可以对应到房地产开发企业的内部相关责任部门，由这些责任部门负责收集整理，最后移交到开发企业的综合档案室。所以规范房地产开发企业项目文件材料的归档管理流程，做好项目文件材料的追踪管理，是保证项目建设档案齐全完整有效措施之一

一、房地产企业项目文件材料归档管理过程存在问题

1.档案意识淡薄，项目文件材料归档前后的职责界限划分不清晰。

《企业档案管理规定》第七条和《建设工程文件归档整理规范》明确规定，企业各部门和项目各参建单位负责归档文件材料的收集和整理工作，并定期移交企业档案部门。但在实际工作中，房地产开发企业内部各部门和项目各参建单位认为收集整理工作是开发企业综合档案室档案人员的工作范围，对项目文件材料的收集整理归档工作有较大的抵触情绪。具体办理业务的开发企业专业技术人员往往是将一堆文件材料直接交给部门兼职档案员，甚至不办理移交手续，文件资料无相关台账，其结果是部分文件材料由兼职档案员移交归档，部分文件材料由专业技术人员移交归档，归档前后职责界限划分不清，导致重要文件的遗失、项目文件材料归档不及时、整理不规范、齐全完整无法保证等一系列问题，“归档时不尽职，需要时查档案，查不到就推到档案管理部门”，档案人员只好把更多的时间、精力用在收集归档核对、检查上。没有精力和时间来从事档案管理的其它工作。

2.项目文件材料管理人员不足，人员的业务素质参差不齐，影响归档工作进行。

以我公司为例，公司本部现设2名专职档案管理人员，负责公司本部各门类档案管理工作，包括项目建设档案管理工作，其管理范围涉及公司本部所有部门、公司直管的项目公司、分公司及子公司负责建设的所有基建项目，工作量与管理人员数量不匹配。

公司各部门和项目部的档案人员均为兼职，但文件材料归档工作从形成、收集、整理到移交档案部门，实质上是一项独立的文件材料收发、管理和整理归档流程。项目部兼职档案员除了要配合档案部门做好项目各参建单位文件材料的组织、协调、指导、监督和检查工作外，还有本部门文件材料的归档整理工作，同时还兼职项目部其他若干工作，工作量大，工作范围繁杂。

由于档案工作被边缘化，项目管理中缺少一个稳定的文件材料管理队伍。开发企业各部门的兼职档案人员大都由新员工兼任，企业经过几年的培训能胜任工作了，就把兼职档案工作又换给了新员工，年复一年，形成了恶性循环，最终导致企业内部档案管理人员业务素质得不到提高，无法保证归档质量。参建单位的资料员业务素质和专业知识更加低下，流动性大，不稳定。

3.项目建设过程中，房地产企业内部管理流程不完善，缺少文件材料的归档管理流程。造成文件材料的追踪困难。造成文件材料的丢失或不齐全。

房地产开发企业内部职能部门设置齐全，但管控模式并不完善，管理流程欠缺，部门职能交叉，扯皮推诿现象存在。管理制度急需完善，文件的收集、整理、归档未纳入有关工作程序，文件收集过程控制措施不完善。同时，房地产企业人员流动性大，归档文件的齐全完整难以保证，甚至造成重要文件材料丢失、损毁甚至无法查考的现象。房地产项目从开始的立项到最后的竣工验收，涉及到的外部单位繁杂，形成的项目文件资料多而杂。收集归档工作需内部外部多家单位共同协助配合才能完成。开发企业在整个项目资料的收集工作中担当着重要的组织、沟通和协调的角色，而这些具体的收集归档工作是由开发企业的内部职能部门负责完成的，所以，规范房地产开发企业内部文件材料收集归档流程，做好文件材料的追踪管理，才能规范房地产开企业的档案管理程序。

二、项目文件材料对应关系及管理流程

1.项目文件材料对应关系。项目文件材料包括项目建设的各个阶段，涉及到项目建设有关的所有单位和部门。依据基建项目管理程序和内部职能部门职责分析，项目文件材料实质上只分为内部文件材料和外部文件材料。所有的外部单位形成的外部文件材料都可以对应到开发企业的内部相关职能部门，这样，项目文件材料的归档追踪就能够在开发企业内部落实到位。项目文件材料文件包括了项目前期形成的文件材料、项目建设阶段、竣工验收阶段形成的文件材料等，比如我公司工程部、财务部、设计部、结算部、合同部、成本部、计划部、报建部等部门都会形成与项目有关的前期资料、施工文件、竣工图及竣工验收时政府相关部门、质检部门形成的验收文件，与项目前期工作有关的外部单位如政府有关部门将形成与项目前期工作有关的文件材料。公司发展计划部负责项目前期的可行性及土地方面的工作，项目可行性研究报告、土地文件是由外部咨询机构和政府有关部门形成的，这项工作是由发展计划部负责，发展计划部就是项目文件材料的发起部门，因此，与外部业务有联系的部门就是项目文件材料的归档责任部门。从下面的项目文件材料

2.项目文件材料的管理流程

项目文件材料的管理流程包括项目文件材料的发文流程、收文流程管理和管理关系图中我们可以得出，项目文件材料都能够对应到内部的管理部门中。经内部责任部门收集整理后移交到公司综合办公室档案室归档。归档流程。项目建设过程中的每个单位或部门应遵循文件由谁发起、由谁负责归档的原则。

项目文件材料对应关系图

文件的收发流程和归档追踪流程图

备注：①发文、收文均指文件材料。该流程与基建管理流程同步。②本流程的前提是项目文件材料管理制度体系健全并得到贯彻落实。③本流程既适合专业技术人员归档，也适合兼职和文书人员归档。就是文件材料从形成开始一直由负责该项工作的人员进行追踪，直到在归档整理流程中向档案部门移交成功为止。

（2）项目文件材料的归档整理及追踪流程图

三、项目文件材料归档管理追踪实施措施

1.健全项目文件材料管理机制和管理网络。

在项目准备阶段，提前规划设立项目文件材料管理机构，实行统一领导，分级管理的原则，由公司领导专职负责，明确项目档案管理主管部门。由主管部门负责内外部各单位之间的组织、协调及收集、归档等具体工作。主管部门须设立专职的项目档案管理人员，各部门根据工作需要设立（专）或兼职项目档案人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。但是项目部须设立专职档案人员，项目部档案人员工作量大，工作面宽，既要负责项目图纸、变更单、签证单、认价单的收发（分发给各参建单位），公文（所有与项目有关的文件）的流转，同时还要负责组织、协调、指导、检查参建单位项目文件材料的收集整理和归档工作。参建单位和监理单位须设立专职的资料员负责本单位所形成的文件材料的收集整理和归档移交。只有房地产公司档案管理部门、内部各部门、参建、监理单位共同配合、设立不同层次的管理机构和管理人员才能做好项目文件材料的收集整理工作。

2.准确划分文件材料的归档范围和归属部门。

房地产开发企业须根据工作职责划分内部各部门的工作范围以及项目文件材料的归档范围，包括对应外部相关单位的内部部门产生的文件材料类型。这是做好归档追踪的前提和基础。

划分项目文件材料的归档范围就是明确企业本部档案室、各部门和项目部归档工作职责和归档文件材料的范围。

归档范围的划分才能明确内部各相关部门在各自工作职责范围内产生的具体的文件材料内容，项目文件材料归档责任才能落实到位。保证归档范围内的每一份文件材料不会遗漏，档案室、各部门、项目部不能代替对方进行文件材料归档工作，文件材料的归档工作只能根据“谁发起，谁负责”的原则进行。但企业对此应有明确规定。

3.健全项目文件材料管理制度，明确各方职责。房地产开发企业应根据《建设工程文件归档整理规范》细化建设方、监理方、参建方的各方职责和项目文件材料归档制度，便于做好项目文件材料收集过程控制，及时编制针对内部各部门的《项目建设前期文件材料归范围及归属部门》《各部门文件材料的归档范围及整理要求》等规范性文件，从细则规范项目文件从产生、流转及最后的归档负责具体部门和人员，清楚易懂。便于操作，并把项目文件材料归档责任纳入企业、部门的绩效考核，在半年及年度绩效考核中占一定的分值。

同时编制《施工文件及竣工图归档整理细则》、《竣工验收文件归档整理细则》、《参建单位工程建设文件归档明细及保管期限表》等管理制度，在细则里规定文件归档范围、归档数量、装订格式、份数、竣工图扫描数量及文件资料流向，并且把部分归档细则纳入到合同管理之中，有利于项目文件资料的过程控制和过程管理。便于参建单位日常文件资料的收集和整理工作。便于管理部门日常监督检查和归档追踪工作。

房地产开发企业在项目文件材料的收集整理归档工作中负有重要的组织、协调和指导责任，各参建单位也要强化档案意识，积极配合，做好自己工作范围内文件材料的收集整理和归档工作，明确项目文件材料归档范围及档案流向，这样，房地产开发企业项目文件材料的收集整理归档追踪工作才能真正落实到位。才能保证项目文件材料的齐全完整。

（作者单位：陕西金泰恒业房地产有限公司）