文书工作与文书档案管理系统的设计与实现

魏韩利

【摘要】档案记录着一个社会组织的发展历程，客观上反映了各种问题的演变过程。文书的工作在档案管理中占据着重要地位，在今后资料的查找等各项工作的开展都是需要档案资料的，而这些资料的整理和收集也都是需要文书能够给予最为迅速和直接的反映的。本文从文书档案管理工作中存在的问题以及文书档案管理系统实现的措施等方面进行分析论述。

一、目前文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理制度的缺失。文书档案管理工作对于每一个办公室人员来说都是存在的，但是人员配置确实不是齐全的。目前，许多企业的文书档案管理都设在行政办公室范畴之内。行政工作任务繁杂，会出现未将档案及时归档，或者是没有按照相应的管理标准等等，这样情况下的档案管理，不利于档案的综合利用，档案管理容易造成松散局面的出现。专业人员的确实，在档案归档制度上也及容易形成各种问题。各部门对档案管理缺乏一个标准，也容易造成各部门互相推诿等局面的出现。在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。其次，很多企业不重视文书档案的管理以及档案管理的制度不完善，对目前文书档案管理形成了层层阻碍。

（二）文书与档案工作在衔接上存在着问题。文书档案管理工作，也就是说文书以及档案两者部分组成，两者有区分也有联系，在大多数企业当中，文书档案的管理制度基本上是割裂开来的。当然了，我们能够看到这些管理方式的科学性以及实效性。但是，在企业中的文书工作一般是兼职人员，对于档案管理未能形成一个全面系统的考虑。而一旦将两者工作割裂开来，让文书工作以及档案管理工作形成一道无法跨越的鸿沟。文书只能是文书，未能在今后的工作中充分发挥档案的作用，档案没有放在合适的地方只能够称之为“文书”。

（三）缺乏专业的管理人才。在文书档案的管理过程中，每个部门都未能配置一个专业的档案管理人员，对档案的编排等都未能形成一个专业化的认知。档案管理人员专业意识比较薄弱，对于一般性的文件未能做到及时有效的处理，特别是一些无编号等文件也是需要专业知识处理的。而专业人员素质的缺失影响了归档工作，从而导致归档文件质量不高。而一旦出现从业人员缺乏专业素质，缺少工作责任心，未能认真记录或者是整理相关的档案文件，这些便会造成档案文件的质量问题。这些情况的出现均都会造成档案文件的利用价值的丢失。所以说，我们应该及时采取相应的解决措施，加强企业文书档案的收集以及归档工作，从而保证档案管理工作的顺利进行。

二、做好文书档案管理系统实现的措施

（一）不断完善档案管理制度，提高文书档案管理水平。文书档案管理对一个企业的发展有着不可忽视的作用，所以说，企业领导应该充分重视文书档案管理工作，不断与时俱进，完善档案的管理制度以及相应的硬件设施。将企业文书档案管理制度有效执行，不断促进文书档案管理工作规范性和制度化，从而不断提高文书管理水平。当然了，要想提高档案管理工作的管理水平，不仅仅需要稳定办公室人员，配备专业文书从业人员。同时，每一名员工要从思想上树立责任意识，认真做好文件资料的收集以及整理，有系统、有标准地进行收纳整理，以便以后的查找和利用。

（二）建立“自动化”管理系统，实现档案管理工作的一体化管理。首先，我们应该将文书以及档案的工作淡化。将所有的文书都能够给予相应的编号，都能够利用信息技术进行相应的存储。毕竟，现在是一个信息化的时代。文书的储存以及浏览等都将变得更加容易、更加规范。而自动化系统的设计时，需要将前期的文书资料进行整合，将文书以及档案的信息都归入到相应的系统之中，同时再利用计算机对这些资料进行有效的管理，从而达到资源共享。同时也能够实现文书和档案工作合并，在这样自动化的管理模式下，能够高效地将两者的工作联系起来，从根本上实现文书处理以及档案管理的规范化。

（三）加强档案管理人员的培训，不断提高从业人员的专业素质。作为一名专业档案的从业人员，不仅仅需要具备专业的档案管理知识，同时还应该具备较强责任心。除了可以利用业余时间自我提升之外，企业也应该积极组织相关专业知识的培训工作，不断强化从业人员的专业素质。同时，也要加强相关兼职档案人员的知识以及技能培训工作，让他们在自己的工作中掌握应该如何进行文书档案的管理工作，从自身做起，能够更加了解文书档案管理的有效性，同时为接下来专职人员的管理铺平了道路。在第一次文书档案录入中达到专业化，有效避免了专业文书档案管理人員二次操作。每一个人深入了解文书档案的收集以及管理流程，有效地为档案的管理工作打下坚实的基础。而在录入工作中就存在的问题，档案管理的工作人员应及时反馈给各部门，进行及时地解决，避免问题的遗留。针对不熟悉的工作人员，可以定期给予相应的培训，从而确保档案管理工作的顺利开展，这样能够有效减少档案收集后返工情况的出现，这样的档案管理工作更加的高效化。当然了，文书档案管理工作的顺利开展，也离不开各部门的支持与配合。

三、总结

文书档案管理工作是衡量一个企业档案管理水平的重要标准，管理水平的高低也直接影响着资料的完整性以及今后的利用率。所以说，档案管理工作应该让每一位工作人员予以重视，能够从以及思想层面以及实际行动中去践行。加强文书档案的管理工作，建立健全文书档案管理工作的标准，从实际中不断建立新的标准和规范，让企业文书档案管理能够更加适合企业实际的发展。不断提高文书档案利用率，为企业的发展提供强有力的后盾。