高职院校档案管理与信息化建设综合探析

卓小柳

【摘要】高职院校档案管理主要分为两种，一种是对学生个人信息的档案管理，另一种是对学校建校开始到今天的发展档案，这两种档案管理对一所高职院校来说，都是必不可少且不可替代的。高职院校的档案采用信息化的方式，为学校建设提供了强大的后台和保证，而高职院校要想使档案管理更加科学化、规范化，就必须加强高职院校的档案管理，完善信息化建设。

【关键词】高职院校；档案管理；信息化建设；资源

所谓档案信息化管理，即用网络、计算机和信息技术为手段，以资源为对象，以工作为依托，以理论为指导，按照国家要求开展的档案收集、整理、保管等一系列的管理过程。随着信息技术不断提高，档案管理工作早已进入了自动化、信息化的阶段，这给各高校的校园网建设、档案信息化提供了良好的契机。但由于起步晚，经验少，所以档案信息化并不完善，还有待提高。

一、高职院校现今档案管理状况

当今社会，部分高职院校已经开始信息化管理档案，但在这个过程中，仍有许许多多的不足之处，技术人员的缺乏使大量工作没有办法开展，这也成为了高职院校的一大漏洞。当前，懂得档案管理信息化建设的人才较少，缺乏专职的技术人员。一些工作人员缺少专业知识和基本的技能，更没有接受过专业的档案信息管理的教育，这些都一直制约着档案信息化的进程。同时，档案管理的设备也是拖延进程的一个原因。虽然部分高职院校已经开始启用信息化管理档案，但设备不足，技术手段落后，档案部门所使用的计算机比较陈旧，系统早已老化，甚至都没有一个系统的管理软件。但尤为重要的一点就是，高职院校并没有意识到档案信息化管理的重要性，因为在高职院基本建设、师资力量和设备等方面，档案信息化管理并不是被院校摆在很重要的位置，从而忽略了这个看似不重要实则很重要的一项进程。

二、高职院校成立信息化档案管理的必要性

在这个信息时代，高职院校的信息化档案管理建设有着举足轻重的位置，以上通过对高职院校的档案现状进行分析后，我们充分认识到了档案信息化建设对高职院校的重要作用。高职院校的信息化建设是很重要的一项工作，它标志着院校走向科技化的伟大进程，也标志着人类的进步。高职院校主要的两种档案管理运行稳定，能促进院校不断发展。高职院校学生个人信息档案管理对学生而言，是非常重要的。学生的个人档案、成绩等都掌握在学校的管理库里。学生个人档案的安全与完整是学生最关心的事情，学生可以看到自己发展过程中的不足并反思自己的错误，促进学生全面发展。而学校发展档案的管理，对学校来说是非常重要的，它的作用和学生个人档案对学生的重要性是一样的。学校历年来的发展进程全部在档案资料库里，从档案中学校可以看到学校发展历程中的优劣，总结经验加以改正，促进学校长远发展。档案管理信息化的同时，我们可以看到档案功能的全面与完善，相对于过去只有登记、录入等单一管理方式，如今的档案管理更具有凝聚力。我们之所以要推广高职院校进行信息化管理档案，就是因为在当今，档案自动化的管理建设已经初见成效，并且大势所趋，这必將是各大院校以后必须实行的一项准则。档案信息化的管理方式，将是时代的趋势，所以建立完善的信息化档案管理是非常有必要的。

三、实施档案管理信息化的具体措施

（一）档案信息数字化——管理建设。档案管理信息化打破了传统档案管理的形式，用电子记录形式代替了传统纸质记录的形式，在一定程度上方便了档案管理员的工作，增加了办事效率。对于档案管理信息化，我们首先要采取的措施就对档案信息进行数字化的管理，把传统纸质、声像文件通过信息化网络技术将其转换为电子档案，进行系统有序的编号，组成有规律可循的档案信息库。通过关键字的搜索，能够快速有效地查找到对应资料，使需要查找的信息一目了然，内容全面。例如，将学生个人信息输入到信息库里，通过搜索该学生姓名，即可查找到该学生所有资料。对学校发展档案管理的建设也是如此，这样可以在最短的时间内，通过关键字搜索获取最多、最全的信息，既方便又快捷。

（二）档案信息数字化——网站建设。现如今，网站作为人们日常生活中经常用到的工具在生活中起着重要作用。档案仅仅数字化还不够，因为数字化仅仅供内部管理人员使用，档案资源的利用率大大降低，且如若仅仅由档案管理人员掌握档案信息，学生或学校对自己档案的查询也将会增加档案管理员的工作负担，且在一定程度上浪费了学生或学校工作人员的时间。档案进行网站建设，给予学生及学校工作人员一个固定的账号与密码，使学生能够自己通过网络查询相关资料，节省时间的同时也降低了档案管理员的工作强度，使其能够对档案管理有进一步的研究，更好地造福院校。档案网站建设的主页需要提供基本端口，这个端口需集服务、宣传与交流为一体，方便学生能够快速了解学校的发展历程及其他内容。

（三）信息数字化管理中应注意的问题。1.档案管理信息化，并不是完全取代传统档案管理，只是在传统管理基础上进行优化，但并不是取代。传统档案管理与信息化管理相互依赖，传统档案管理作为基础，在一定程度上影响着信息化管理。2.档案管理信息化分目录与全文，但无论是哪一个，在进行数字化的过程中都会有诸多问题，例如技术问题、合作问题等。3.档案信息管理需要有安全保障。数据的管理与使用，必须设定一定的权限。数据管理者必须经过严格挑选与考察，确保对信息化档案管理技术掌握熟练，避免误操作现象发生。对于档案查询者的权限，则应考虑其是否是院校学生或老师，避免被校外不良分子利用。4.档案信息需定期备份。管理员进行定期备份能够保证数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证系统尽快恢复运行。

三、高职院校的档案信息管理应注意的环节和遵循原则

高职院校的档案管理，需要从以下几个环节出发：一是高职院校从自身实际出发，一定要避免盲目建设。二是高职院校的档案信息应有系统的规范标准，使档案管理信息化进入科学化和制度化的正规管理模式。三是处理好院校系统与其他系统的交流性和兼容性，这样将更便于资源的有效利用。

高职院校同时也要遵循以下几个原则：一是为了使高职院校的档案信息充分被利用，我们要将利用率高的资源信息进行优先数字化。二是优先选择比较稀有的高职院校档案集中进行数字化的管理，使稀有档案的珍贵性得到完全保护。三是通过筛选，选择具有代表性的、有特色的档案信息进行资源共享，对外开放。这样，档案的资源开放性也充分地被体现出来。

四、结束语

在这个现代化的信息时代，信息是一种很重要的资源，人们对信息的认识也有了更大的提高。高职院校的档案自动化、信息化必须有一个系统的、标准的规范体系。各个层次与各种类别的档案信息能够得到相互的补充与完善，信息之间相互促进、相互依赖，从而使各大院校的档案管理变得有章可循，有条不紊。随着时代的发展，网络技术的不断更新，高职院校档案管理的信息化建设，已经成为了一种新的发展趋势。目前，各大高职院校的档案管理都已进入了现代化的模式，也逐渐成为现代化校园建设非常重要的一个组成部分。只有大家齐心协力，档案信息化的建设才会有更好的发展。

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