信息化对高职院校档案管理的新思路

吴玉

【摘要】高职院校档案是在教学、科研、行政、后勤管理等日常社会工作活动中形成的记述与反映教职工各方面情况的真实材料，是教职工的培养、选拔、使用、管理过程最重要的基本依据，具有真实性、基础性、历史性、全面性、系统性、权威性的特征。随着我国人事管理制度改革不断深化，对高职院校档案管理工作也提出了更高要求，然而，由于各方面的原因，目前高职院校档案管理工作中尚存在的若干问题，亟待思考与解决。

【关键词】信息化；管理；档案

一、管理现状及存在问题

（一）对档案信息化认识不足，档案管理队伍素质偏低。目前高职院校档案信息化建设工作相对滞后，主要是对档案信息化建设认识不足，认为档案工作在短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，不能引起学校领导的足够重视，对档案信息化建设缺少发展规划和合理的资源配置，与现代化的教学管理和学校发展不相适应。从档案管理工作现状来看，尚未形成素质优良、结构合理，科学高效的檔案管理队伍，一方面，有些专职档案工作人员学历、知识、年龄、职称结构不尽合理，还有些部门档案工作人员未接受档案管理专业培训，缺乏档案管理和信息化建设的基本理论、知识和技能。另一方面，有些档案工作人员对档案事业认识不足，缺乏勇于创新和与时俱进的精神，对档案事业缺乏热情，观念落后，对学习新知识、新技术有为难情绪，沉湎于保持现状，制约了档案信息化建设的发展。

（二）档案管理相对滞后，资金投入力度不够。目前，一方面高职院校档案管理有待加强，档案管理方法落后，制度不完善，基础设施薄弱，档案信息化建设流于形式，主要是档案信息化建设缺少足够的资金投入，没有完善配套的硬件支持，对档案设施的配套、档案的管理、档案人员的素质培养都缺少投入。另一方面，高职院校建设发展需要大量的资金投入，办学规模、办学条件等方面都有待提高，缺少政府财政的有力支持，靠自力更生开辟财源举步维艰，在人、财、物资源匮乏的情况下，只注重与办学直接相关的投入，优先考虑亟待解决的问题，无法筹措资金投入档案信息化建设。

（三）档案信息化建设水平低，开发利用不足。部分高职院校的档案工作人员素质参差不齐，专职档案工作人员很多没有达到专业水准，同时缺乏计算机管理应用能力；兼职档案工作人员队伍不稳定更换频繁、待遇偏低，造成档案工作人员心理压力大、不安于现状、不思进取，导致学校在档案收集、整理、归档等方面的工作交接不到位，影响档案原始资料的完整性。

二、信息化管理的新思路

（一）加快信息化建设规章制度的制定及推行档案信息化建设。能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法，明确档案信息化建设的任务和重点，指导高职院校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作，使高职院校档案信息化建设有规可守，有章可循，保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括：保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善，以保证档案规章制度的权威性。

（二）增加资金投入，加强软硬件基础设施。高职院校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备，这是一项投入大、累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持，加大资金投入力度，是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先，教育主管部门要依法增加高校教育经费投入，使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次，高校自身要多方筹措资金，加大档案信息化建设方面的投入力度，以此提高档案信息化软硬件设备。最后，档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入，坚持争取财政支持与积极自筹相结合，使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。

（三）加强档案信息源建设，完善档案管理应用系统。充分利用档案信息化管理软件，在档案管理应用系统中给予各部门权限，使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件，并注明处理意见，只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单，从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力，以人工输入的方式录入档案数据，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化，保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作，把档案数据库作为学校重要信息资源，构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用，使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。

（四）加强人才培养，提高队伍素质。档案管理部门要坚持以人为本，一方面充分调动管理人员学习的积极性，既要熟练掌握档案方面的专业知识，还要熟练操作计算机技术，包括档案数据的录入、校内外网络的连接、图像处理、数据库使用、网页制作等。另一方面，引进既具备档案业务能力又能熟练操作计算机的复合型人才，同时选送档案管理人员定期进行档案业务培训，通过继续教育、专题讲座等形式巩固管理人员的档案知识，使其不断更新、扩展档案业务知识，提高管理人员档案业务能力和水平。

【参考文献】

[1]翟国栋，胡喜宽，武喜梅.高校人事档案材料收集工作探讨[J].兰台世界，2007（3）：24-26.

[2]朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策[J].中国档案，1998（8）：14-15.