会计师事务所云端知识管理系统构建研究

乾惠敏，吴思竺

(重庆理工大学 会计学院，重庆　400054)



会计师事务所云端知识管理系统构建研究

乾惠敏，吴思竺

(重庆理工大学 会计学院，重庆400054)

摘要：我国会计师事务所普遍存在着严重的人才流失现象，以人才为载体的知识流失问题亟待解决。以大数据时代下云计算向会计领域不断渗透为背景，分析事务所人才流失现状，构建一个云端知识管理系统，以降低人才流动对会计师事务所造成的知识流失、提高知识的利用率、增强会计师事务所的综合竞争力。

关键词：云端知识管理系统；会计师事务所；人才流失

一、会计师事务所人才流失现状

知识是会计师事务所的核心竞争力，人才是运用知识的载体，会计师事务所是典型的知识密集型企业，留住人才是其生存和发展的根本，我国本土中小型会计师事务所众多，但普遍存在人才流失严重的现象[1]。

从以注册会计师(certified public accountant，以下简称CPA)为代表的内部员工的角度看，通常情况下，大学毕业生开始工作的前3～5年更愿意选择在会计师事务所工作，以便利用会计师事务所的职业特点，迅速地积累知识和经验，同时通过注册会计师考试，在会计师事务所工作的前三至五年给员工带来的薪酬收益和知识收益普遍超过了其他企业；3～5年以后，大多数人员能顺利通过注册会计师考试，并在一段时间的事务所工作经历后拥有了知识资本和经验资本，能力变强的同时有了更多的需求[2]，通常此时的CPA对工作会有工作压力降低、休假时间增加、薪酬待遇提高、自我价值实现等各方面的期望，但会计师事务所的行业性质决定了CPA的工作不可避免地是长期出差导致的工作环境不稳定、频繁加班造成的工作时间不自由、不断扩大知识储备量来保证审计质量、审计风险带来工作压力，同时还存在薪酬待遇与劳动付出不成正比的现象，因而，CPA可能会选择合适的机会离开事务所进行二次就业。CPA将会计师事务所当做职业跳板的现象已经非常普遍[3]。

显然这使会计师事务所陷入一个尴尬的局面，从以合伙人为代表的会计师事务所投资主体的角度看，事务所的根本需求是不断扩大业务量、开发更大的市场，将鉴证业务做大做强，赚取更大的收益，而事务所最重要的资本是知识资本，CPA作为与知识资本不可分离的载体，人才的重要性与离职率极高的行业特点成了事务所与CPA博弈中最大的矛盾[4]。

现阶段很多学者提出通过改变薪酬制度、强化组织文化、考虑CPA各方面需求等方法来帮助事务所留住人才，但在很长一段时期内，人才流动频繁的现象将难以根治。在人才流失现象没有解决的情况下，权宜之计是最大限度地留住知识[5]。

二、构建云端知识管理系统的必要性

1998年Davenport提出，知识管理是组织有意识的战略，它能保证组织及时将最需要的知识传送给最需要的人，帮助人们共享知识，并通过付诸实践达到提高业绩的目的。白文龙论述了知识管理在会计师事务所的重要性，并通过显性知识和隐性知识之间的转换来分析会计师事务所如何实现知识管理[6]。 陈高才等提出，将知识管理分成知识获取、共享、扩散、外溢、增长5个环节，为使会计师事务所拥有的知识创造更多的社会价值，应将知识管理运用到会计师事务所管理中[7]。穆胜提出知识管理中最好的知识库应该是一朵“知识云”，并以奔雷公司为案例，通过打造知识云来建立知识管理平台应对员工流失，云端知识管理系统的建立也初见端倪[8]。但是现阶段极少有学者将云端知识管理系统运用到会计师事务所，也没有构建出一个具体的知识管理系统来指导实践，因此有必要对此进行相关研究。

目前，事务所人才流失过程中，储存在员工脑海中的知识也随之被带走，这对于知识资本占主导地位的会计师事务所来讲损失重大，为了将员工在职期间积累的知识有效地传递、共享，并在离职后继续供事务所其他员工学习、探讨，有必要构建一个知识管理系统，来有效地管理知识，减少人才流失过程中的知识流失。

随着大数据时代的到来，云计算作为一种新兴计算模式向各个行业渗透，云服务可以使一般的企业、事务所不需要购买专业的设备就能拥有大型企业一样专业的服务器、网络设施、信息系统，并且能够在任何地方利用各种终端机方便地获取资源池中的数据、信息，同时用户只需缴纳低廉的月租费用，就可以由云端服务提供商代其处理技术问题、设备维修问题等，云技术以其低成本、大容量、高效率、超便捷的优点得到了企业的普遍关注[9]。未来，会计行业普遍采用可信的云端会计信息系统进行云会计、云审计工作将是一个不可逆转的大趋势。长远来看，随着云时代的到来，会计师事务所构建云端知识管理系统可以降低成本、提高效率[10]。

三、云端知识管理系统的构建

(一)系统构建的云服务支持

知识管理系统的构建，首先，需要技术支持[11]，选择安全有保障的云端服务提供商，保证信息不丢失，不被黑客恶意攻击和窃取至关重要；其次，事务所与云端服务提供商需要积极配合，系统建立初期，事务所要抽调各部门、项目组主要负责人成立专门的搭建小组，分析总结自身特点，结合本所行为习惯，配合云服务提供商设计有效的知识管理系统，后期要安排专门的管理人员与云服务提供商沟通接洽进行系统维护和更新工作[12]。

(二)系统的设计与实现

图1是会计师事务所知识管理系统的运作流程图，知识管理系统的云端主要是一个T型构架，云端T型构架的横向是行业知识，由于会计师事务所的鉴证业务涉及到各行各业，事务所可以根据本企业主要审计的行业来进行细分，当涉及到新的行业，可以与云服务商沟通进行系统更新；云端T型构架的纵向是专业知识，可划分为税务、会计、内部控制、审计风险等板块；系统终端是事务所员工，由于云端系统的优势，员工可以随时随地使用手机、电脑等多种终端机进行知识共享与交流。

图1　云端知识管理系统流程

员工A通过上传知识片段完成个人隐性知识向云端显性知识的转换，知识片段可以是个人从项目中得到的经验、对新政策的解读、关于某行业的特点总结，以及提问等文字形式，还可以是图片说明、视屏制、超链接等；上传者需要给每个知识片段贴上标签，作为索引的关键词，并标注该知识片段所属的T型区域。

上传的知识片段进入云端知识管理系统前要经过管理站的审核，由专门的管理人员对上传的知识片段进行审核、筛选和分类整理，这一过程管理员只需要对知识片段进行简单的分析判断，主要目的是对系统进行基本的监督和控制；由于知识贡献者在上传知识片段的同时就标注了知识所属管理系统区域，所以减少了知识管理员的工作量，而且并不需要聘请具备特殊专业知识和技术技能的人员，从而可降低知识管理系统的成本。

经管理员审核后的知识片段分门别类进入所属管理系统区域，其他员工便可以通过搜索标签、关键词等方式进行知识搜寻，参与其中的员工还可以自由评论、回答、打分等，这一过程是完成知识由显性到隐性的转换。

整个系统采用可追溯式，每个进入系统的员工都要通过注册获取个人ID号码，并凭借此ID号码进行终端登录，平时的互动可以由员工自由设置匿名状态或实名状态[13]，在需要的时候才由管理员调出知识贡献者的ID号码，由知识管理系统反馈员工的参与度，并设置激励机制与系统参与度挂钩[14]。激励机制可以根据知识的采用频率、标签的搜索频率、评价和打分情况设立相应的薪酬激励、晋升激励措施。这样既能保护个人隐私，又能促进员工的积极性[15]。

云端知识管理系统，是一个严格的从个人隐性知识到云端显性知识再到个人隐性知识的过程，这样能够使事务所的员工快捷地实现知识传递与共享；隐性知识转换成显性知识的过程还能在员工离职后有效地保存其在职期间贡献的知识，让后来进入事务所的新员工也能获取这些知识[16]，从而有效地降低人才流失过程中的知识流失。

(三)系统的评价

系统构建以前，知识都储存在员工的大脑里面，一旦离职，相应的知识和经验都被带走，只有少部分知识通过平时的学习交流活动或者口口相传得到保留。云端知识管理系统就像一个电子图书馆，里面的知识片段就好比一个时政论坛或一本历史书，不仅能在当时促进员工对新知识的迅速吸收，还能将过去的经验、知识一一记录，让后来需要该种知识的人，通过搜索标签的方式迅速查阅，即使在离职现象严重的情况下，也能使过去的知识、经验最大限度地保留在事务所，大大降低知识流失代价。

一个有序的云端知识管理系统使内部人员知识交流更加方便，能够增强事务所的组织文化氛围、增加员工的归属感和凝聚力，减少由于长期出差在外导致的人员分散、交流不便的问题，良好的激励措施为员工的积极参与提供了保障[17]。

成本方面，私有云的租赁价格低廉，系统一旦开发成功，就是一个可供长期使用的无形资产，摊销成本不高，对员工的奖励支出可以由之前的一部分培训支出来抵消，且这一部分奖励还有可能带来降低人员流失的积极效应，同时，待事务所的云端知识管理系统发展到成熟阶段，还可以适当地有偿对外开放，取得其他业务收入。

四、构建云端知识管理系统应注意的问题

(一)建立知识共享的企业文化

事务所建立知识共享的企业文化首先应该建立以人为本的企业文化，员工不是事务所做大做强的工具，建立人性化的事务所，不仅能使员工积极地参与到知识管理系统中来，还能反过来降低人才的流失；事务所要做好相应的激励措施培养员工贡献知识、分享知识的理念，同时做好相应的保障措施，消除员工对知识共享后降低自身竞争力的担忧等负面情绪。企业知识共享文化的建立是一个自上而下的过程，从事务所的合伙人、部门经理带头做起，鼓励项目经理、普通员工积极参与，将知识管理能够促进员工知识增长的理念深入人心。

(二)重视组织发展的长期战略

云端知识管理系统的构建虽然能改善人员流失带来的知识流失问题，但组织长期发展的根本还是留住人才。事务所要从自身找原因，更多地考虑员工的利益并寻求相应的对策，如考虑员工持股、增强员工的主人翁意识、增强事务所对人才的吸引力等。

(三)重视培训活动

云端知识管理系统的建立虽然在一定程度上促进了在职人员对各种知识的学习和共享，但是组织自身的内部知识总是有局限的，事务所可以组织专业知识培训、小组讨论、头脑风暴等活动。

五、结束语

在会计师事务所人才流失现象普遍存在的现状下，建立一个有效的知识管理系统，不仅能够降低知识在人才流动过程中的流失，还能促进全体员工之间的交流，改变事务所以项目小组为单位的工作氛围，从而增强组织凝聚力。但是云端知识管理系统的构建，还处于一个初级阶段，需要更多的实践经验和理论研究来补充和优化。同时，本文构建的知识管理系统仅限于在单个事务所运行，知识的吸收和扩散都具有一定的局限性，在整个行业的事务所之间进行知识的有效传递从而创造更多的社会价值也是未来进一步研究的方向。

参考文献：

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(责任编辑魏艳君)

Research on Cloud Knowledge Management System Building in Certified Public Accountants Firm

QIAN Hui-min, WU Si-zhu

(College of Accounting, Chongqing University of Technology, Chongqing 400054, China)

Abstract:There is serious outflow of talent phenomenon in certified public accountants in China and the knowledge loss problem with talent as the carrierneeds to be solved. In the background that cloud computing permeates accounting field in the era of that big data, we analyzed the firm’s present situation of outflow of talent, and built a knowledge management system in order to reduce the loss of knowledge from talent outflow of certified public accountants, and to improve the utilization rate of knowledge and to enhance the comprehensive competitiveness of the public accounting firm.

Key words:cloud knowledge management system; certified public accountants firm; outflow of talent

文章编号：1674-8425(2016)04-0070-04

中图分类号：F233

文献标识码：A

doi:10.3969/j.issn.1674-8425(s).2016.04.011

作者简介：乾惠敏(1962—)，男，重庆人，副教授，研究方向：财务会计。

收稿日期：2015-06-20

引用格式：乾惠敏，吴思竺.会计师事务所云端知识管理系统构建研究[J].重庆理工大学学报(社会科学)，2016(4):70-73.

Citation format：QIAN Hui-min, WU Si-zhu.Research on Cloud Knowledge Management System Building in Certified Public Accountants Firm[J].Journal of Chongqing University of Technology(Social Science)，2016(4):70-73.