乡镇林业站档案管理初探

代兴波

摘 要：乡镇林业站档案管理工作日益成为档案工作的重要组成部分，也是林业单位进行规范化管理的重要内容之一。管理好、做好乡镇林业站档案管理工作是每名林业档案管理人员必须履行的重要职责。然而，多数乡镇林业站档案管理工作人员更换频繁，且大多为兼职档案员，在管理上存在较多漏洞，本文总结当前乡镇林业站档案管理面临的问题，并且提出解决对策和建议。

关键词：乡镇林业站；林业站档案管理工作；面临问题；解决对策和建议

中图分类号： F326.2文献标识码： A文章编号： 1004-3020（2016）02-0064-03

近几年来，乡镇林业站档案工作在林业主管局和乡镇党委、政府的正确领导下，在市、区档案部门的帮助下，取得可喜的成绩。有一大批乡镇林业站的档案管理工作达到省二级标准，部分乡镇林业站甚至通过省一级晋升，形成良好的档案工作局面，使得基层林业站档案管理工作达到制度化、规范化、现代化的要求。但纵观全局，由于林业站的人员编制少、档案资金投入少、档案业务培训学习少，林业工作任务多，势必造成乡镇林业站档案管理仍存在一些问题。

1 林业档案的主要特点

1.1 林业档案凭证性

《中华人民共和国档案法》第二条明确规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。林业站档案是林业站在履行职能工作中自然形成的，保留了林业工作人员的历史真迹，如行政询问笔录、公文写作、申请和报告等，有些还保留了林业工作人员的声音、形象和照片，如林业培训课件、森林防火培训等等，这些都体现档案是林业工作确凿的真凭实据即林业凭证性。

1.2 林业档案参考性

林业档案作为一种历史记录，不仅真实地记录和反映了林业站实践活动的深度，也反映了林业站实践活动的广度，为林业产业提供了正反两方面的经验。如通过每年的林业生产年报统计，可准确反映出林业生产分布、特点及数量、质量等，这些数据为林业后期发展、规划提供有效参考。

1.3 林业档案载体性

林业档案是一个单位的真实、全面的反映，是一个单位维护自身权益的重要工具，是一个单位规范管理的基础，是积累和传播知识重要载体。如村民因山界发生林权纠纷，通过到林业站查询林权档案，林权档案上记载的四至、小地名、面积、林班、小班、身份证号、座落位置和示意图等项目一目了然，双方仔细查看核对，让纠纷当事双方心服口服，林权档案能有效解决林农山林纠纷。

1.4 林业档案安全性

林业档案在某些方面具有专属性和独创性，属于国家和单位的知识产权保护范畴，必须得到尊重和保护，如涉及林业地形图等有保密要求的一定要加强对林业站工作人员的保密教育，对于各种林业文件等有保密等级的，一定要按保密要求执行，不能公开的坚决不公开，一定要提高林业档案人员的档案保密意识，确保林业档案的安全。

1.5 林业档案专业性

林业档案与其他档案有着本质区别，区别在于林业档案具有较强的专业性，如对竹类、马尾松、柑桔等方面的研究时，归档材料含有调查记录表、调查小班因子、气候、土壤等大量的专业调查数据，涉及国土、水利多个方面和层次的内容。因此林业档案专业性较强，必须加强落实专人进行管理。

2 林业档案管理存在的问题

2.1 林业档案管理重视不够

林业档案意识薄弱，少数单位、部分领导人员和工作人员对档案工作重视还不够，未能对林业档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然把档案工作列入年度工作计划，但真正把档案管理工作作为本单位重要工作还存在许多缺陷和不足。有的单位重要的业务档案没有及时整理、装订、归档和移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上讲，行政执法档案、重要林权档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。

2.2 林业档案管理制度不全

林业档案收集意识淡薄，部分林业站工作人员没有经过档案知识培训，对档案材料的收集、整理、归档、装订等一整套业务不熟悉，不专业。有部分林业站档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒中，没有足够的时间整理归档，严重影响档案管理水平；一些归档的材料还不够真实和准确；档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；借出的档案不履行借阅手续等等，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向，这些种种弊端严重损害林业站档案的建立和完善。

2.3 林业档案硬件设施不足

多数乡镇林业站建立林业综合档案室，但林业综合档案到时常变成了杂物室、综合杂物室，且档案设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别林业站综合档案室档案室、检索室、实物室、电脑室为同一办公室，使得档案设备建设很不标准，有的甚至不符合要求，造成个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料象垃圾一样堆放在某一角落。这些问题的产生，究其根本原因则是对林业档案工作认识不足所造成的。

2.4 林业站档案员积极性不高

林业档案管理工作是一项政策性、专业性和技术性都很强的工作，只有具备较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。而当前有的林业站档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事林业站档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响林业站档案管理工作的持续性和稳定性。有个别领导和档案人员对档案工作存在随意应付了事的思想，思想上存在着为难情绪。

3 林业档案管理工作的对策及建议

3.1 提高认识加强领导

只有林业站领导充分认识档案工作的必要性和重要性，明确档案工作职责，建立以领导亲自任组长，专（兼）职档案管理员为成员的档案管理工作领导小组，才能抓好林业站档案管理工作。林业站要解决好林业档案人员的实际问题和待遇，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心从事档案工作，从而促进林业档案工作持续稳定的发展。

3.2 调动林业档案人员积极性

在实际的档案管理工作中，要激发林业站职工对林业档案工作的积极性和热情，必须要制定奖惩工作机制和考核机制，确保林业档案工作正常开展。如在单位年终考核中，突出档案管理工作的分值，并实行档案工作一票否决制，加大对档案工作管理的力度，对档案工作做得好的一定要奖励，对档案工作做得不好一定及时指正并提出整改。

3.3 建立和健全管理机制

建立和健全《档案管理员的职责》、《保密工作制度》、《档案查阅利用制度》、《档案接收制度》、《档案保管制度》、《档案登记制度》、《档案管理目标任务奖惩办法》等一系列林业档案管理制度，并上墙公示，确保林业站档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。

3.4 强化林业档案宣传和培训

林业单位要充分利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传牌、制作电子课件，扩大林业档案工作的影响力，向广大林业职工普及档案整理工作知识和技艺；在新时期下，更要把握林业档案工作的发展趋势，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使懂得档案工作的人员多起来、从事收集林业档案工作的人员多起来、掌握林业档案立卷归档工作的人员多起来、有效促进档案工作效率的提高。

3.5 做好林业档案收集工作

作为一名林业档案人员，平时的主要工作就是档案收集工作，了解有关本单位各类档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将形成的档案立卷归档，统一管理，确保林业档案种类、内容真实完整。通过提高对林业档案利用率，更好地为单位领导服务，为乡镇政府中心工作服务、为基层林农服务，为经济发展和构建和谐社会服务。

3.6 加大林业档案基础设施投入

档案设备的好与坏，直接影响到档案的寿命；档案工具的好与坏，直接影响档案室整齐规范。那些档案保管条件差得单位，往往对档案造成损害。为此，林业档案室必须严格按照《中华人民共和国档案法》档案保管标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂、乱、脏等问题，做到林业站档案室统一、整齐和规范。

3.7 实现林业档案信息化

信息化是当今社会发展的一大趋势，目前，实现档案计算机辅助管理势在必行。面临上万宗《林权证》档案；面临上千户退耕还林户档案；面临生态公益林补偿政策兑现档案，单靠一对一的查询极大消耗人力、物力和财力，只要通过电子表格录入和扫描才能有效解决档案查询工作效率。只有加强档案信息化建设，林业档案管理水平才能跟上当今社会档案管理发展趋势，才能实现林业档案信息化、电子化的目标。

乡镇林业站档案工作是一项让人看不起眼，但工作繁琐的工作。要做好一名合格的林业站档案管理人员，不但需要自身档案业务素质过硬，还离不开单位领导支持和大量的人力、物力和财力的投入。首先对档案工作认识要到位，其次要具备一定档案理论水平和娴熟的档案业务技能，最后在继承优秀档案管理经验的基础上创造档案管理新方法、新方式，以更好适合档案管理新要求。“林业档案为林业、更好服务于林业”这是我们林业站基层档案工作人员的不懈努力追求的目标和宗旨。

（责任编辑：唐 岚）