财务档案管理信息化建设的思考及建议

赵颖

摘 要 随着科技的不断发展，计算机已经进入千家万户，各行各业的日常工作和管理都离不开办公自动化的应用和电子文件的大量使用。档案管理信息化的建设已经成为广大企业档案管理者迫切关注的问题。本文主要围绕财务档案管理中出现的问题，提出有关财务档案管理信息化建设的几点建议。

关键词 财务档案 档案管理 信息化

中图分类号：F275 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）03-000-01

在大数据时代的背景下，为了满足财务现代化管理的更高要求，财务档案管理信息化的建设迫在眉睫。贯彻、落实财务网络化管理成为完善各企事业单位财务现代化管理的先决条件。随着信息化建设的蓬勃发展，打破传统财务档案的管理模式刻不容缓。

一、财务档案管理的现状分析

（一）传统财务档案管理的不足之处

由于会计职能的多样性，财务档案中包含大量的财务核算材料，这些材料主要反映企业经济状况，是不可丢失的。随着企业的发展，会计核算材料的数量越来越庞大，企业需要较大的空间存放这些财务档案，档案的堆积为查阅档案带来了很大的不便。企业内部财务人员的流动导致一些档案在人事更迭的过程中流失，这种资料的流失对企业未来的发展造成一定不良效果。

（二）财务档案管理信息化的普及情况

随着电子文档的利用率增大，财务档案管理中财务信息的处理也存在许多问题。由于企业多年的发展，原始纸质档案的积累数量非常庞大，在财务档案数据整理的过程中，许多账目类别难以分别，档案电子化更新不及时，导致财务档案信息的模糊，从而不具权威性。财务档案信息化管理过于注重表面形式，档案管理没有从根本上实现信息化，部分企事业单位仍然存在传统财务档案管理的弊端。许多企业为了私有利益，利用信息化手段在账目上做手脚，擅自改写财务账目数据，进行偷税、漏税等不法行为。

二、财务档案管理信息化的必然趋势

与传统财务档案管理相比，财务档案管理信息化有其存在的必要性。随着企业的发展，将财务纸质档案转化为电子版文档，存放到移动硬盘或者电脑磁盘中，节省存放空间，便于储存。正是由于便携式移动硬盘的存在，实现了财务数据在传递输送上的灵活运用。

与纸质档案相比，电子档案在修改、传递上更加的方便，电子档案的使用不仅方便财务管理，节约企业办公成本，提高档案使用率，更节省了纸张的使用，从而对环境树木起到保护作用。

三、完善财务档案管理信息化的建议

财务档案管理信息化的应用过程中之所以出现诸多问题，其中一个主要原因是因为财务档案管理人员对信息化应用的意识还不够健全，另一个主要原因是财务档案管理信息化的制度还不够完善。围绕这两个主要原因，提出以下几点建议。

（一）财务档案管理人员要明确信息化应用的正确理念

提高财务档案管理人员办公自动化方面的水平，使档案管理人员能够熟练使用相关软件进行档案的管理，同时，提高财务档案管理人员的法律法规意识，明确正确的财务工作职责。

相关部门的领导也应该积极监督企业财务管理的运行，监察企业财务信息，监管企业经济运行模式，确保财务信息数据的真实性和有效性。

（二）提高财务档案信息化管理的数据管理水平

完善财务档案的管理方式，要求财务管理人员能够制作水平较高的财务报表，充分发挥财务报表的实效性。通过及时更新准确数据，确保数据的真实性。

与此同时，完善财务档案信息化的管理制度，建设财务报告分析体系，满足企业管理者明确企业经济状况的需求。严格监管财务档案的管理，确保其安全性和保密性。

（三）积极更新企业财务档案数据，有效的利用财务档案数据

财务档案管理人员需要及时更新、整理企业财务档案数据，完善企业档案数据库的建设。企业运行中产生的经费要详细、准确的记录在案。可以根据项目内容的不同，建设各项目的档案，合理运用文件检索的模式进行区别分类，便于在今后的企业运行中进行档案查找和利用。

通过归纳、处理、整合财务数据库，提高财务数据的有效利用率，为公司管理者在企业运行过程中提出的各项决策打下牢固的数据基础。用表格呈现，用数字说话。

四、结语

综上所述，在市场经济飞速发展的背景下，企业的健康发展离不开高效的財务管理。财务档案信息化的运用是财务管理人员手中的利剑，是企业蓬勃发展的重要手段。为了加强财务档案管理信息化的建设，就要改变财务档案管理人员的传统理念，提高财务档案管理人员的信息化应用水平，完善财务档案管理体制，同时也要规范管理财务信息数据库。只有实现这几个方面才能更好的推动财务档案管理信息化的建设。

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