浅谈招标档案管理的规范化

【摘要】随着社会的不断发展，各项工作对档案管理工作的要求越来越多，特别是招标活动中，对档案管理的工作要求会更加严格，因为很多招标活动涉及到的都是国家和社会的切身利益，所以做好档案管理工作有着重要的意义。笔者通过对档案管理在招标活动中的重要性进行分析，提出加强档案管理规范化的几点对策，仅供参考。

【关键词】招标；档案管理；规范化

招标过程中的档案管理工作，对于规范招标秩序起着重要的作用，所以在进行档案管理的过程中必须要以实际的工作作为出发点，通过规范化、科学化、标准化的档案管理工作，更好地促进招标工作的有序进行，维护社会和国家的切身利益，所以要想更好地发挥档案管理工作在招标活动中的作用，就要对档案管理的重要性进行了解。

1、档案管理在招标活动中的重要性

1.1记录真实的招标活动。招标显而易见是通过公平正当的形式来争取中标的机会，很多社会性质的招标活动与国家、社会、人民的利益息息相关，要想保证招标活动安全、有序的进行，必须要通过档案管理工作来进行规范，它可以实现对招标全过程的真实记载，避免了一些不正当现象的发生。

1.2规避招标风险、明确法律责任。招标活动需要在一种公平的环境下进行，所以招标单位的组织、实力、信誉等都有着严格的要求，而且评标过程是需要严格保密的，安全有效的招标活动不仅可以给企业带来可观的经济利益，也可以更好地为社会的发展建设服务。而档案工作的有效进行正是实现这一发展要求的基础和关键，其可以规范招标的环境，更好地规避风险，并对于维护社会的利益和企业的正当权益有着重要的作用。

1.3强化内部管理提高招标质量。招标过程中的档案管理工作是有着明确的目标的，其主要是对整个招标过程进行管理，包括一些档案资料的整理归档，以及使用过程中是否符合相应的操作规范等，而且招标过程中的档案管理工作还具有另一个特点，就是服务性，这一特点主要体现在档案的利用过程中，在招标过程中很多机构为了招标过程更加规范，纷纷引进质量认证体系，这对于提高档案管理工作的规范性和安全性有着重要的帮助。

2、档案管理规范化的对策

2.1加大宣传力度。要想保证档案管理工作安全有效的落实，首先招标的机构要加强对一些档案法的宣传力度，通过在机构内部组织宣传活动，来提高内部人员对档案法的重视程度，从法律的层面上做出保证，使得员工可以自觉遵守档案法的规定要求，为提高规范化的档案管理创造一个优良的工作氛围。

2.2提高工作人员的素质。招标档案管理工作都是由招标代理机构来完成的，而招标代理又是一个服务型的行业，要更好地规范档案管理工作，与机构内部的组成人员有着密切的关系，所以必须要通过提高工作人员的素质来提升档案管理的水平，要通过组织相应的学习活动来增加其自身的职业素质和思想道德水平，以及一些相关专业的知识，使其在工作过程中可以更加灵活的运用，通过自身素质的提高，和奉献精神的加强可以更好地完成招标档案管理的工作。

2.3建立健全档案管理的工作制度。档案管理工作的有效进行，离不开相关制度的支持，所以招标机构要根据实际的工作情况，以及国家的法律要求，来制定相应的工作制度，一方面是为了规范工作人员的行为，另一方面也是保证档案管理工作的有效落实，使得对档案的整理、归档有依据可循，作为招标机构而言，也要把档案管理工作的内容加入到考核的内容中，使得档案管理的工作更加系统规范。

2.4加强档案管理工作的保密性。招标档案管理工作对于保密性的要求十分严格，在招标的过程中会涉及到一些企事业单位的商业机密，以及企业的内部结构等，这些内容招标档案管理机构必须要予以保密，在档案整理的过程中要严格按照规定进行，特别是一些涉及到国家和社会利益的档案时，必须要提请相关部门进行监督完成，在档案整理完毕归档后，要采取严格的保密措施进行管理，以免一些不法人员进入后对档案进行盗取，近而产生严重的经济损失，如果经过相关部门同意需要查阅档案时，要做好相应的登记手续，在使用完毕后要当场进行清查，以免时候发生机密泄露甚至材料丢失的现象。

2.5加强招标档案工作的信息化管理。信息技术的不断发展，给档案管理工作带来极大的便利，招标档案管理机构要加强与信息技术企业的合作，很多技术企业可以根据实际的工作情况，量身定制一些管理系统，招标档案管理机构可以与其进行合作，通过电子技术系统的建立，来更好地规范档案管理工作。通过计算机及网络进行招标档案信息化管理，己成为当今招标档案管理的趋向，为招标档案信息化管理提出了更高的要求：首先，要对原有的招标档案实体管理转变为信息管理。以往日积月累的招标档案，必然形成了大量的文字、数据、图像等资料，这就要充分利用现有的计算机档案管理系统，逐步把原有的招标档案资料输入计算机，使所有档案成为电子档案为日后实行标准化管理打下良好基础。其次，在网上进行的招标活动中形成的电子信息，档案管理人员也要善于把这些电子信息进行有效的鉴定、分类归档，输入电子档案目录。最后，档案管理人员在做好电子资料整理的基础上，还要与电子资料对应的档案管理系统进行有效联接，实现目录信息和全文信息的有效管理。同时可通过计算机网络系统，把项目立项批复材料、项目招标材料、项目开标材料、项目评审材料、项目的中标材料、项目采购阶段的材料、项目工作总结等实时信息，通过内部网进行传送，供招标工作人员和领导随时查询。还可利用档案管理系统进行信息查阅对历史档案资料、对现有档案进行快速、准确地查找提高档案工作效率为项目单位和全社会服务。

3、总结

社会的不断发展，对档案管理工作的要求不断提高，特别是在招标活动中，很多都是涉及到国家和社会的利益，对于规范性和安全性的要求就很高，所以为了更好地提高档案管理的规范化水平，就要不断提高对招标档案管理工作重要性的认识，更好地促进档案管理工作规范化进行。

参考文献

[1]李双.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代国企研究，2015（14）.

作者简介

安琪，女，1983年生，现就职于哈尔滨工业大学档案馆。