试析人事档案管理中存在的问题与解决对策

王琳

【摘要】人事档案是对一个人学习、工作经历的记录，具有法律效用，对个人具有重要作用，我国现行人事档案管理工作延续传统的干部档案管理模式，落后于人事管理体制改革，需要对人事档案管理现状和目前存在的主要问题进行深入研究，探索解决的对策。

【关键词】人事档案管理；问题；对策

一、人事档案管理简述

我国现行的人事档案管理，是从传统的干部档案管理模式发展而来。按照有关人事管理政策，收集个人在学习、工作中形成的记载个人经历、思想品德、工作状况等内容的材料，形成档案，可用于了解个人情况，并可为就业、升学、录用、任职、晋升职称、社会保险、出国及办理退休等方面提供佐证，是反映人员情况的原始凭据，具有法律效力，对个人具有非常重要的作用，是用人单位进行人事管理的重要内容。

我国现行的人事档案管理制度体系，主要包括1991年发布的《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）和《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）、2009年发布的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号），以及《中华人民共和国档案法》等政策法规。

人事档案的管理工作主要由人员所在工作单位承担，由单位人事部门的工作人员具体负责管理。近年来，随着我国改革开放、经济发展的加速，人员流动性也大大增加，为适应人事管理体制改革，我国从上世纪90年代初期开始全面推进社会保险、流动人才服务和职介服务，流动人员的人事档案管理，按照属地化的原则，主要由其户籍所在地的社保、人才服务和职介服务机构来承担。

我国的人事档案管理工作在很长一段时期内都对保密性要求较高，也缺乏对人事档案管理工作的宣传解释，个人不能查看自己的档案，公众对人事档案不了解，很多人不知道自己的档案里有什么材料，也不知道档案有什么用，随着人员流动而形成人档分离、甚至弃档的现象也屡见不鲜。

二、存在的主要问题

1、人事档案管理的制度体系改革滞后。现行的人事档案管理体制主要仍延用上世纪90年代初的政策制度，还残留计划经济体制的痕迹，与我国快速发展的社会经济体制改革不相适应，相比当前推进的人事管理体制各项改革，人事档案管理体制的改革严重滞后，必然面临改革的倒逼。如针对流动人员人档分离、弃档等情况，亟需完善与人才流动机制相配套的档案管理机制。

2、人事档案管理的内容范围狭窄。目前人事档案归档材料的内容和范围主要依据《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》，沿用传统干部档案管理模式，而我国当前的社会经济发展和改革步伐加大，人员情况变化较大，传统的人事档案管理已难以适应新时期人力资源管理需要。如目前归档材料中不包括反映个人业务专长、能力、爱好、参加社会活动以及个人诚信等方面的情况，难以全面、客观地反映出一个人的情况。

3、人事档案管理的理念落后。一是对人事档案管理工作的宣传解释不够。传统的人事档案管理工作保密性强，缺乏宣传和解释，导致公众对人事档案管理工作不了解，甚至误解。二是侧重于管理，应用开发不足。目前人事档案管理工作主要集中在资料的收集整理、归档立卷，以及三防等安全保管工作。对人事档案的使用，局限于查档了解情况和为办理相关事宜提供佐证，应用领域狭窄，没有充分发挥人事档案的信息资源作用。

4、人事档案管理的方式落后。一是资料收集方式落后。在收集档案资料时，基本上是“你送我收”，缺少主动性。二是资料更新不及时。不能及时根据人员情况变化，及时补充、更新档案内容，内容不够完整，数据不够准确，影响了人事档案的真实性和完整性。三是管理手段落后。仍沿用传统的手工操作纸质材料的方式，即使应用计算机管理，也限于录入登记等方面，工作效率较低。

三、解决问题的对策建议

1、完善制度体系建设，规范档案管理。人事档案管理工作涉及职工切身利益，关系事业发展。为适应当前社会经济发展、人事体制改革，要及时根据人事管理工作情况的变化，修订完善有关人事档案管理制度，促进人事档案管理规范化。

2、拓展人事档案管理的范围，充实档案内容。一是根据社会发展变化和个人特点，充实人事档案资料的内容。二是拓宽档案资料收集渠道。比如可以收集其他单位或团体、个体提供的材料。三是重视材料的完整、真实、准确。使人事档案能够较为全面地反映一个人的真实情况。

3、创新人事档案管理的理念，加强宣传，拓展应用。一是转变观念，加强对人事档案管理工作的重视。二是加强宣传解释，在遵守保密规定的基础上，适当合理地公开，打破神秘，促进公众对人事档案管理工作的理解。三是调整人事档案工作重点，加强对档案资料的综合分析和开发利用，拓展人事档案应用范围，提高档案信息利用效能。

4、重视日常管理，加强队伍建设，提高人事档案管理工作水平。一是要重视对人事档案的日常管理。人事档案源于日常工作的积累，既涉及个人利益，也涉及个人隐私，档案工作者要认真负责，及时收集、整理，认真鉴别、分类，做好归档、立卷，以免因档案工作错、漏、不规范等影响职工个人利益。二是加强人事档案管理工作人员队伍建设，培养专业的人事档案管理工作人员，定期进行专业知识更新培训，提高工作人员的专业工作能力。三是提高人事档案管理的现代化、信息化。在保障信息安全的基础上，应用现代信息技术，开发信息管理系统，提高工作效率，建立人事档案信息数据库，促进人事档案信息统计、资源共享和开发应用，提高人事档案管理工作水平。

总之，人事档案管理工作具有特殊性，做好人事档案管理工作，要充分认识人事档案的重要性，从政策制度等顶层设计上规范管理工作、创新管理理念、革新管理方式，同时重视日常管理工作，整体提高人事档案管理水平。从事人事档案工作的人员更要提高认识，具有高度的责任感，要遵守保密规定，也要做好宣传解释，做好日常管理，切实保障人员权益。

参考文献

[1]张道成张玉娥刘艳霞.浅谈人事档案管理工作中的问题及对策[J].今日科苑，2009（24）：114-114.

[2]侯玉婷.人事档案管理中存在的问题及措施[J].赤子，2012（2）.