浅谈体系内部审核在企业中的管理运作

童波，田维琴，蒲松柏

（安徽江淮汽车股份有限公司技术中心，安徽 合肥 230601）

标准·法规·管理

浅谈体系内部审核在企业中的管理运作

童波，田维琴，蒲松柏

（安徽江淮汽车股份有限公司技术中心，安徽 合肥 230601）

体系内部审核作为一种重要的管理手段，能及时发现管理中的问题，组织力量加以纠正或预防，同时内部审核作为一种自我改进的机制，使其持续地保持其有效性，并能不断改进，不断完善。文章介绍了内审的定义、审核步骤、重要性，以及重点阐述内审的实施过程、关注的要点

内部审核；审核步骤；审核要点

CLC NO.:U461.9 Document Code: A Article ID: 1671-7988 (2016)07-250-03

引言

内部审核，也称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行的，审核主要是指对管理体系（如成本管理体系、质量管理体系和环境管理体系等）的符合性、有效性和适宜性进行的检查活动和过程。

1、内部审核的特点

与外部审核比较，内审的基本特点有：

a、内审的主要动力来自管理者：有时开展内审活动可能是为了达到标准要求在外部审核前纠正不足，但是最为重要的是管理者认识和支持。没有管理者的支持就难以开展，也不会取得应有的效果。

b、内审的重点是推动内部改进：每次内审应致力于发现问题和改进，这是衡量内审有效性的标准之一。

c、内审的人员来自于组织内部：内审是以自己的组织名义由内部审核员进行的。

d、内审程序通常比第三方审核简单：由于内审员都比较熟悉自己组织的情况，因此在审核时可简化某些程序，如文件审查、首次会议等；但在某些方面又有所加强，如纠正措施、跟踪审核等。

e、内审的规范要求比第三方审核低：内审也是一项规范化活动，如要求有计划，审核员应具备资格，审核结果应形成报告等。内审常常因为提高有效性和效率问题，而对原有的规范化的做法和要求进行纠正，灵活性较高。

f、内审对纠正措施的跟踪控制比较及时有效:对纠正措施的实施过程及结果的跟踪控制，内审不但能做到及时，而且能将有效部分纳入文件，因而也较有效。

g、内审更有利提高质量管理体系运作效果:内审不仅仅对质量管理体系，它还可涉及组织其他系统的改进；内审在时间上比外审更充裕，在内容上比外审更广泛。内审员可与被审核方共同研究制定纠正措施。

h、内审是管理者介入质量管理的重要工具:内审可作为管理者介入质量管理的一项重要工具来使用，其目的是保持质量管理体系正常、有效地运行。

3、内审开展的步骤

3.1 审核策划

在实施体系审核前需将审核过程进行策划，一般策划内容包括：审核程序、组织管理模式分析、审核计划以及审核检查表。

3.1.1 审核程序

审核程序包括：审核的启动、文件审核、现场审核前的准备、现场审核实施、审核后续活动。

3.1.1.1 审核的启动

审核启动时需要指定内审组长，确定内审目的、范围和准则，确定内审的可行性，选择审核组成员，与受审核部门建立初步联系。

3.1.1.2 文件审核

文件审核以ISO9001，TS1949和ISO14001，GB/T28001为两条主线进行文件评审。

3.1.1.3 现场审核前的准备

现场审核前准备内容包括：编制审核计划、制定审核路线、审核组工作分配、准备工作文件。

3.1.2 审核计划

编制审核计划时注意点：确定审核重点、确定审核思路、确定体系审核的信息交流渠道、平衡审核工作量、优化审核路线。

3.1.3 审核检查表

为更好的实施审核，避免审核漏项需编制审核检查表，特别是新的审核员更为重要。下面介绍审核检查表的特点和注意事项：

审核检查表的特点：格式内容相当固定；检查表可覆盖质量、环境、职业健康安全等方面的全部要求，不局限标准的要求，可包含一些特殊的要求；检查表可作为受审核部门准备接受审核的参考文件，便于取得对审核的了解和认真做好审核准备工作。

在编制检查表的过程中，应注意的事项：审核区域的检查过程（职能）不能遗漏；审核抽样应具有代表性；检查的内容应考虑法律法规的要求；应考虑在某区域审核时，其他部门在该区域的情况；过程方法按照PDCA的步骤；检查表的重点对对质量管理体系应该是对产品质量有重要影响的过程和活动；对环境、职业健康安全管理体系应是与重大环境因素、不可允许风险有关的运行和活动以及应急情况的预防措施和响应能力。

3.2 审核实施

实施技术中心内审时，应按照程序进行，包含首次会议的召开、实施审核、形成审核结论、末次会议的召开，后续的跟踪验证。

3.2.1 审核信息来源

审核信息主要来源包含：受审核部门的人员的面谈；对活动、工作环境和周围条件的观察；相关的文件和信息；相关记录；数据的汇总、分析和绩效指标；受审核方所采用的抽样方案的信息；来自外部的信息；技术数据库和网站的信息。

图1 内部审核示意

3.2.2 信息的收集和验证

信息收集包括：与审核目的、范围、准则相关的信息；与职能、活动与过程间接口有关的信息；可能验证的信息才能作为审核证据；审核证据应当记录。

3.2.3 审核面谈

3.2.3.1 提问方式可按下面的方式进行

提问的方式应尽可能采取直接肯定或否定的方式回答、探测方式、假设方式以及鼓励的方式进行，例如：

a）所以房间都能免费宽带上网吗？（肯定/否定）

b）你认为哪些客人很关注这项服务？（探测）

c）如果网络出现故障怎么办？（假设）

d）那您后来怎么处理的？（鼓励）

3.2.3.2 面谈的注意事项

首先面谈人员应在审核范围内、承担相关任务；面谈地点应确定在工作时间，并且在正常工作地点；面谈气氛应尽可能的轻松、愉快，且审核人员应平易近人；面谈应首先轻松话题开始，解释面谈的原因和记录的原因；面谈过程中应关注对方，避免有倾向性答案的问题；面谈结束后应进行总结和评审面谈的结果，感谢对方；针对面谈过程中有疑惑时可通过其他途径印证。

3.2.4 审核过程可查阅的信息

审核过程中应查阅的资料包含四大类：手册、程序、作业指导书，标准、准则、规范，计划、方案，各种报告、记录、电子资料，检验、检测、监测、统计、计算数据、图纸、样品，清单、台帐、表格及各种记录。

3.2.5 审核过程可能发现的问题点

在审核过程中，主要的任务是发现问题点，问题点主要体现在与行业法律法规、规范、作业规程不符合；现场作业环境与标准不符合；管理的账、物、卡、堆、放、码、标、防、运、交等与规定不符；监视、测量设备没有标示状态；使用未受控的检测设备；现场物料、产品的运输、存放、标识不规范；违规操作等。

3.2.6 审核记录

审核记录包括以下要素：所会见的关键人员；文件编号和修改版号；设备名称、编号、及其校准状态；物品的标识；必要的人员标识；参照的文件的版本号和段落号、内容；工作环境；类似流程图的草稿；审核活动。

3.2.7 基于过程方法的审核思路

过程审核要了解组织的业务活动，明确其对输入、输出、活动和资源的控制要求，按照PDCA的思路对工程进行审核。

a）是否识别过程并确定过程目标；P

b）是否确定输入及输入的要求；P

c）是否确定需开展的活动、顺序和职责；P

d）是否确定开展活动所需的资源要求；P

e）是否确定实施、检查和改进过程的准则和方法，并（适当时）形成文件；P

f）是否按要求配置资源；D

g）是否按执行程序实施过程；D

h）是否将该贵哦成的输出提供给相关过称作为输入；D

i）是否对过程进行了监视、测量；C

j）当过程未达到策划结果时，是否采取了纠正、纠正措施或预防措施，以消除不符合、不符合的原因或潜在的不符合的原因。A

3.2.8 不符合项报告

审核过程中用于描述不满足要求现状的文件称为不符合项报告。不符合项报告的要素（5W1H）：发现区域（where），发生的时间（when），不符合的事实、结果（what），谁说的或谁做的（who），程度描述（how），审核准则（why）。

不符合项报告要求应简单明了，只陈述客观事实，不分析、猜测、推测，便于理解，包含必要的细节，便于追溯。

不符合项按照严重程度分类严重不符合和一般不合格，严重不合格主要是严重不符合审核准则，结果可能导致体系失效，已导致了或可能导致严重后果，同类一般不符合项太多而造成系统失效等。

一般不符合项，轻微不符合审核准则，孤立的、偶然的、轻微地违反要求，可能或已经造成的后果不严重，影响不大等。

3.2.9 审核中的沟通

在审核过程中，应进行必要的沟通，主要是介绍审核进展和审核发现；交流有关的审核信息；讨论审核发现。确定不符合项及程度；汇报审核中的疑点或线索，提出相应意见；适当调整审核计划；必要时，将内部会议结果通报给受审核方；征求对方对审核的意见。

3.2.10 末次会议

在有关审核的全部调查和讨论工作完成后后，组织召开末次会议，只要目的是报告审核发现和结论。

在末次会议召开前，审核组内部应进行交流和沟通，进行交流、汇总、分析、归纳、总结所有审核信息，并且针对审核目的，评审审核发现，确定审核发现，包括不符合项及不符合程度，并对审核结论达成一致，编写不符合项报告、审核报告及相关的文件

3.2.11 审核报告

末次会议完成后，进行审核报告的编写，一般审核报告包括以下内容：识别标志，审核组组长及成员，审核目的、范围、准则，审核概述，审核发现，审核结论。

4、审核技术

在审核过程中，内审员应进行审核角色转换，心里学研究表明，人们都有陷入习惯的行为方式与熟悉领域的倾向。这样的好处显而易见：能够采取已经证明行之有效地方法，集中注意力，高效地完成任务。而其弱点在于容易陷于一个惯性思维和行为模式，不能跳出习惯的小圈子，用更广阔和更全面的眼光来看待和解决问题。因此，这种做法的结果是保证了专业性的同时，又产生了一定的局限性。在一体化审核过程中，容易出现这样一种现象：虽然是一体化审核，要考虑三方面的管理要求及其协调性。但是实际上审核员往往还是更加关注自己熟悉的领域的管理要求而对于审核应关注的其他管理系统，审核员或者表现为缺乏关注或缺少职业敏感性，或者超越其他标准要求自动切换到自己的熟悉领域来。

5、审核重点

针对质量管理体系的审核，重点关注与产品实现过程相关的关键过程，以及相关的管理过程与支持过程，从而保证满足顾客要求和提升顾客满意。通常表现为顾客沟通、设计和开发、采购、产品提供等过程和职能。

针对环境类的审核，重点关注与产品、活动相关的重要环境因素及其影响的识别、评价与控制。通常表现为对水、气、声、渣等污染物的控制过程和职能。

针对职业健康安全类的审核，重点关注非预期产品的职业健康安全风险的识别、评价与控制。通常表现为对重大危险源的控制过程和职能。

6、结束语

体系内审审核的方式具有系统性和独立性的特点。系统性是指被审核的所有要素都应覆盖；独立性是为了使审核活动独立于被审核部门和单位，以确保审核的公正和客观。内部审核还能够向管理者反馈以事实为依据的真实全面的信息，帮助管理者反思以往决策的正确性与有效性，同时揭示组织的实际能力，为公司高层进行成功的管理提供非常有价值的信息输入；同时，也可以在公司外审活动中占据主动权。另一方面，提升了内审员的专业水平，确保体系持续有效的进行。

[1] GB/T 19001—2008质量管理体系.业绩改进指南（idt ISO 9001: 2008）.

[2] GB/T 19021.1—1993质量体系审核指南 第1部分：审核1）(idt ISO10011-1：1990) .

[3] ISO/TS16949:2009 质量管理体系—汽车生产件及相关维修零部件运用ISO90001的特别要求.

Discuss for Internal audit Development in Orgnazition

Tong Bo, Tian Weiqin, Pu Songbai
（Technique center, Anhui Jianghuai Automobile Co., Ltd., Anhui Hefei 230601）

Internal audit as an important management method can timely find the problem, and forces to correct or prevention. And internal audit as a self improvement mechanism, make its continued to maintain its effectiveness, and continuous improvement, continuous improvement. The paper introduces the definition of the internal audit, Audit approach, importance.

Internal audit; Audit approach; Audit point

U461.9

A

1671-7988(2016)07-250-03

童波，就职于安徽江淮汽车股份有限公司技术中心。

10.16638/j.cnki.1671-7988.2016.07.080