G20峰会档案收集工作刍议

市档案馆工作人员在查看接收进馆的G20峰会档案质量

主办2016中国杭州G20峰会，是党中央从国家发展大局和外交全局出发做出的重大决策部署。习近平总书记指出，举办国际峰会，对我国增强在全球经济治理体系中的话语权、运筹与大国之间的关系和提升国际影响力，都具有重要意义。G20峰会档案将真实记录我国外交发展史上这一具有里程碑意义的事件，做好G20峰会档案收集工作，是杭州档案人的使命担当和职责所在。然而分析当前这一工作，我们发现还存在很多制约因素。以问题为导向，杭州市档案局多措并举，全力以赴开展相关工作。下面，笔者作一分析与梳理。

1 问题分析

1.1 档案工作意识需加强

峰会活动的组织承办机构是临时的，工作人员大都由各单位借调而来，其档案意识普遍不强，主观上没有认识到做好档案收集也是工作职责所在；工作人员往往由于精力和时间有限，把档案收集工作放到不太重要的位置；完成任务后，工作人员大多会马上撤离，甚至所在机构也会撤销；有些机构的领导认为档案材料移交后利用不便，就自作主张把材料存放在自己的办公室中，没有及时移交；不少机构的档案员变动频繁，档案收集工作的交接环节不到位。

1.2 声像和实物形态档案收集需加强

峰会照片、视频、音频等特殊载体档案，直观立体地记录了峰会的多方面工作，具有很重要的保存价值。但由于种种原因，相关机构在重要工作节点往往不注重及时形成如上材料，造成事后无法弥补的遗憾；一些实物档案，如各国礼品、国家领导人及其配偶的留言与题词、着装、峰会筹备机构各部门的印章、领导人使用印章的印模等，大多属于孤品，如果不及时收集，事后也无法弥补。

1.3 档案收集需借力而行

峰会活动的工作内容多、涉及领域广、参与人员多，所形成的档案数量大、类别繁多、载体多样，单凭市档案部门的力量难以完成收集工作。更要重视的是，在现有条件下收集峰会账外文件存在较大困难。峰会账外文件包括：习近平在第十次峰会宣布中国将于2016年9月4日至5日在杭州举行二十国集团领导人第十一次峰会时形成的原始材料；国家相关机构围绕杭州G20峰会所做工作中形成的各种文件材料、照片、视频、音频、实物等；上级机关批转、转发的与峰会相关的文件等等，收集这些账外文件需要得到峰会筹备办的支持与协助。

1.4 涉密材料收集需加强

在工作中，相关机构对涉密文件材料的移交非常谨慎，出于对保密因素的考虑，往往拒绝移交峰会筹备办规定移交的材料，如与峰会会议场地相关的材料等。如果等到峰会结束再行收集这些材料，难度会更大、不确定因素也会更多。

2 实践对策

2.1 加强基础保障

首先，为确保峰会档案的齐全完整和及时归档，峰会筹备办在成立之初就将市档案局工作人员编入峰会筹备办文秘组，负责收集峰会档案；2015年底成立了2016年G20杭州峰会档案工作协调小组，由市委副秘书长、办公厅主任何美华任组长，省档案局（馆）副局（馆）长丁越飞、市档案局（馆）长郎健华任副组长，小组负责全面协调峰会档案工作。其次，市档案局（馆）长郎健华带队赴北京、上海等地实地参观调研和学习取经，完善峰会档案收集方式和方法。第三，市档案局主动与国际峰会杭州市筹备工作领导小组联系，向主管领导宣传档案工作法律法规，让他们了解档案收集的重要性，敦促他们配合档案收集工作，充分发挥领导小组的作用，形成全方位监督的局面。第四，市档案局在峰会筹备办成立之初，挑选业务骨干进驻筹备办文秘组，指导档案收集工作。

2.2 加强制度建设

第一，在宏观层面，峰会筹备办按照《档案法》《杭州市档案管理条例》等相关要求开展档案收集工作，把档案接收及归档工作纳入各机构及个人的职责范围，与其他工作一同考核，对尽责履职者予以物质奖励和精神奖励，对未按要求履职者进行批评，并责令其履行好职责；严肃惩处损毁、丢失档案的机构和个人，并敦促档案形成单位及时补救移交，如果损毁、丢失档案的行为构成犯罪，则提请有关部门依法追究刑事责任。第二，就工作细节，峰会筹备办制定了《国际峰会档案管理工作方案》《2016年G20杭州峰会文件材料归档范围和档案保管期限表》《G20杭州峰会文件材料归档要求》等工作规章，明确档案材料归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等，作为相关机构移和人员移交档案的重要依据。

2.3 实行岗位责任制

峰会活动中成立的机构和参与工作的人员较多，工作中形成的文件材料较为分散，这给市档案部门开展收集工作、进行工作指导带来了较大难度。为解决这一问题，峰会筹备办抽调各机构的相关工作人员组成2016年G20杭州峰会档案工作协调小组办公室，明确其工作职责，加强与各机构负责人的沟通，要求他们全力配合与支持档案收集工作，并让他们及时了解本机构档案材料移交情况；加强与各机构兼职档案员的联系，定期开展业务指导和监督检查，保证收集工作随时跟进，确保他们在每个双数月向筹备办文秘组归档。同时，峰会筹备办将归档工作中发现的问题及时反馈给相关机构，要求立即整改。市档案局还联合省档案局举办针对所有机构和兼职档案员的业务培训。

2.4 强化账外文件和涉密文件收集

为更完整地反映G20峰会从筹备到召开的整个过程，建议峰会筹备办指定相关单位或委托中介公司对账外文件进行收集，并将收集来的账外文件汇编成册，或制作成纪录片；广泛征集来自民间的与峰会有关的特色档案，并支持个人保管和展示其收藏的峰会档案，以及向市档案馆捐赠或寄存峰会档案，对于捐赠有重要价值峰会档案的个人或社会组织给予一定奖励；加强涉密文件收集，在档案收集工作开始前，市档案部门要及时同各机构沟通，了解涉密材料范围、密级及解密期限，并与移交部门或移交人签订移交协议，协议中注明涉密档案的移交时间、内容、数量等，待解密期一过，马上进行收集。

截止到今年7月，杭州市档案馆已接收5000余件峰会档案，大部分为纸质档案。在峰会工作的决战阶段，市档案馆将加大对特殊载体档案的收集，确保应收尽收。此外，市档案馆还将积极开展峰会档案的整理与开发利用工作。