论高校院系图书资料室的建设与管理

李灵草 孙伟

摘要：高校院系图书资料室有其鲜明的专业特征，在院系教学与科研的发展中具有十分重要的地位与作用。但在一些高校院系图书资料室的建设和管理中，特别是地方高校，大多数还存在着很多现实问题。为此根据我院建设和管理的实践，探讨高校院系图书资料室的建设和改革的对策，以满足院系图书资料工作提升服务专业建设和教学科研的需求。

关键词：地方高校；图书资料室；建设；管理

中图分类号：G251 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）45-0025-02

随着普通高校规模不断地扩大，高校二级院系图书资料室作为高校图书馆的补充和延伸，以自己特有的书籍和文献资料为本院师生服务，是院系学科建设的图书信息保障服务机构[1-3]。院系图书资料室具有“小而专”的特征，以其独特优势服务于院系的教学、科研工作，发挥着校级图书馆无法替代的重要作用。如何能够更好地为本专业师生教学与科研提供高质量的服务，因地制宜地建设突出专业特色的院系资料室是非常必要的[4-5]。论文结合我校机械工程学院图书资料管理室的实际情况，讨论了图书资料管理模式，提出了图书资料室管理的相关措施。

一、高校院系图书资料室建设的必要性

高校图书馆的文献资料一般都是面向学校所有的专业与学科，而高校院系图书资料室则主要为本院的教学科研和专业学科建设服务，具有以下优势。

1.专业针对性较强。院系图书资料室陈列的书籍主要是针对各系室、学科、科研团队的特点设置的，其专业性更突出。较强的专业性及针对型，可以满足老师、学生在教学以及科研方面的需求。除了专业书籍外，院系图书资料室同时也收藏与本学院专业相关的教学与学术会议资料等，并且同时也收集本院系老师已经出版的学术论文、教研室编写的教学讲义、教材、科研成果等，使院系的图书资料室与学校图书馆相比更具有专业性。

2.图书、资料外借使用率更高。通常大多数学校的布局为图书馆距离各院系较远，并且其面对的主要对象为在校学生，在距离上不太方便教师在课间休息及办公闲暇时间去图书馆借阅资料，而院系图书资料室通常设置在本院办公楼内或中心地区，有着优越的地理位置，与本院系各系室距离较近，借阅登记手续也相对简单，老师、学生均可在课间休息及办公闲暇时间到图书室查找借阅与自己专业相关的资料书籍，相对节省时间，这样也就提高了院系图书资料室的利用率和外借率。

3.图书资料服务对象更明确。院系图书资料室主要是为了提高本院系各专业老师的教学与科研能力，以及学生的专业知识与创新创业能力的培养，服务的对象直接具体，老师和学生随时可以来资料室并很快找到自己需要的图书资料。另外还可以根据教师与学生的综合需求购买一些感兴趣的课外杂志、期刊等。

4.图书资料服务更多元化。院系图书资料室除过满足各系室教师、学生的教学科研需求外，在院系的日常教学管理上也发挥着巨大的作用。如各系室专业的教材更新征订，专业系室的老师提前将每学期更新教材的名单与出版社反馈给院系图书资料室管理员，院系管理员再统一去购买，这样既解决了各系室分批购买的复杂性，同时也降低了购买的成本。另外，由于距离上优势，图书资料管理人员与院系老师、学生间的信息沟通速度相对较快，更有利于满足师生教学、科研和学习的需求。

二、我院图书资料室具体建设管理办法

我院设有机械设计制造及其自动化、测控技术与仪器、车辆工程、工业设计、机械设计共五个专业系，以及一个综合实验中心。目前藏书2万多册，期刊杂志20种。其建设管理的措施为：

1.在图书资料的分类上根据我院系室和专业的特点，把所有书籍按专业和公共图书两大类进行汇编和分类。其专业图书依据我院的专业设置对象分类；公共图书依据图书学科细化分类，如软件类、非专业类等，形成我院1-16排的分类陈列。

2.充分利用现代化手段，科学管理。一般二级院系的图书资料室面积较小、馆藏图书较少，要购置专业管理软件必然成本较高、且利用率低。为了降低管理成本、科学的管理，我们自己设计完成了图书电子管理系统，充分利用电子表格的功能进行图书的借阅管理，以实现方便、快捷、科学、准确等特点。

3.发挥图书资料的文化宣传的功能。在图书资料建设中，注意了学院教师文化教育和图书室环境美化的建设。定期购买教师感兴趣的一些文学书籍、杂志、报纸，并提供了笔墨纸砚，教师们工作之余可来资料室读书看报，或挥墨练习下书法，缓解工作压力。

三、完善高校院系图书资料室建设的对策

院系图书资料室是各院系教学和科研工作必不可少的辅助机构[5]。调查显示，近几年来，图书、资料的价格普遍上涨，势必影响图书资料的数量和质量，如果院系图书资料室与校图书馆沟通协调不到位，就会造成文献资源短缺和闲置并存现状[6]，导致无法完全满足教师、科研需求，同时也制约着图书资料室实现自动化管理进程。笔者认为要完善高校院系图书资料室的建设，需要从四个方面入手：

1.做好图书资料管理人员的配置与培训。在现代社会快速发展的主潮流下，现代图书资料管理人员要对本院系所有的专业以及学生的最新培养计划有较为全面的了解。因为图书资料管理员并非专业的教学老师，因此，高校院系应该定期对本学院的图书管理员进行业务素质能力的培训，使其不断学习跟着教师、学生的课程体系教学计划，只有图书资料管理员的知识结构不断完善提高才能为学院的教学和科研提供更有价值的服务。

2.强化院系图书资料室的规范化与科学化管理。院系图书资料室的管理对专业性要求非常高，因为其工作不仅涉及到采购、打码、排架、检索、登记、借阅等方面的管理，更涉及到能够全面了解本学院专业资料需求、及时科学有效的提供帮助。因此，对于院系图书资料管理人员应该严格按照《中国图书资料分类法》、《中华人民共和国国家文献工作标准》和图书馆、资料室的有关规章制度执行。

3.保证正常的经费投入。学校每年下拨的图书建设经费完全可以满足院系的图书建设与发展。由于院系购买的图书种类繁多，且数量少，采购较麻烦，而且手续较繁琐（询价、招标），有些院系由于人员不足，往往不能正常实施购买而让下拨经费作废。机械学院领导很重视这项工作，每年都积极安排、督促相关人员与资料员联系购买必要的图书，保证教学、科研及各学科团队图书资料的更新。只有保证了正常的经费投入，才有可能及时更新和完善基础设施，才有可能加强信息化、现代化建设的力度，这样才可以使院系图书资料室建设紧随时代发展的步伐。

4.要加强自动化管理建设。随着互联网和技术的深入发展，高校校园网建设与发展也日新月异。作为学校二级机构的院系可以利用校园网发展的契机，将自身的管理与建设提升到自动化。可以把图书资料的采购、验收、登记、编目、检索等联成一体并输入电脑程序，使图书资料管理的各项业务环节操作系统自动化，可供师生入网查询，甚至借阅。

总之，院系图书资料室是高校的重要组成部分，是二级院系教学和科研服务机构，学校必须高度重视院系图书资料室的建设和管理，把它建设好、管理好，从而促进高校的全面、健康、更好地为教学和科研服务。

参考文献：

[1]刘彤莹.测绘学院图书资料室管理模式的研究与实践[J].科技资讯，2010，（24）.

[2]孔晓.大众教育背景下高校二级学院图书资料室的建设[J].中国电力教育，2011，（8）.

[3]陈爱莲，刘运庆.高等教学院系图书资料室建设的问题与对策[J].郧阳师范高等专科学校学报，2013，33（8）.

[4]姚依民.高等体院图书资料室管理模式探究[J].图书馆学刊，2011，（3）.

[5]李平.浅谈高校院系图书资料室的建设[J].鄂州大学学报，2013，20（5）.

[6]陈菊.议地方高校院系图书资料室的建设与管理[J].黔南民族师范学院学报，2011，（4）.