人才中心优化毕业生档案管理问题的探讨

陈瑶

摘 要 每一名大学生都有自己的人事档案，人事档案是根据大学生在校期间的学籍档案转化，成为其毕业后就业选拔的一项依据。人事档案主要记录的是大学生的政治面貌、主要的社会经历和参与过的社会实践活动，同时也是记录其在整个求学期间从中学阶段起的学习和生活，反应品德作风，具有现实性、真实性和全面性。人事档案中的个人身份、资历以及学历是一个人成长经历的证据，在就业和选拔时，人事档案已经成为了一项重要的依据。由此看出，优化毕业生档案的问题尤为重要，本文主要是提出了加强档案管理的几点策略，对毕业生档案的优化进行分析。

【关键词】毕业生；人才交流中心；档案管理

1 高校毕业生档案对毕业生的重要性

现今社会的发展所存在的情况是，毕业生对个人的档案重视度不强，只重视现在的工作现状和眼前的利益不为长远的发展而考虑，不在意自己的档案是否存在。而现实的情况是，由毕业生学籍档案所转化过来的毕业生人事档案是具有重大作用的应当要引起高校毕业生的重视。例如在企事业单位进行招聘或是公务员考试时，个人的档案会成为是否录用的审查标准和重要的审核依据。如果不重视自己的人事档案，将会影响跟人档案的记录，个人的工龄、职称、职务、级别、留学、工资、社会保障的年限等等的原始依据都无迹可寻。高校的毕业生档案的管理要规范化制度化，以此来减少或是避免在今后工作生活中所产生的不必要的麻烦，要为个人人事档案的记录和发展打下牢固的基础。

2 毕业生档案管理存在的主要问题

近些年，国家越来越重视高校人才的培养，升学率和上线率越来越高，各大高校一直在并校和扩招，导致高校在校生的数量逐年增加，相应的档案也就越来越多，由数量增多所带来的问题也日趋明显，主要有以下几个方面：

（1）许多高校为了加速学校的发展，在学校教学理念的前瞻性问题上下足功夫，只重视教育教学以此提高学校的知名度从而使学校的知名度得到广泛的扩张式传播。但是往往忽视了毕业生档案的管理，没有规范的管理细则和系统的管理方法。一方面，高校的档案管理人员大多没有规范系统化的管理方法，专业性不强，业务知识不熟悉没有系统的档案管理培训监管力度更是不到位。另一方面对于毕业生档案的追踪管理各高校的重视程度也远远不够，具体的工作人员和领导管理者的不重视容易导致毕业生在今后的工作发展中面对种种问题，如就业、定级或是升职等都不能够流畅完整顺利的进行。

（2）大多数的高校现在采取的档案管理方式还是传统老旧的人工整理和纸质档案的存放，既浪费人力又浪费物力，对于现代先进的管理技术了解不够，应用不够。没有开发出与档案管理相配套的现代化管理设备的优势，接受力不强，不能做到快速应用，已经远远达不到现有高校档案管理的需求。

（3）在计划经济时代，毕业生的档案的去向通常是跟随其所报道的单位走。但是现在是处于计划经济时代，社会对人才的需求量大大增加，毕业生的档案有很多是由高校 代为管理或是存档在人才市场，之后在根据其就业单位的不同转放人事档案。由于这种情况，档案对于个人的存在感比较弱，直接导致有很大一部分人在毕业后对个人档案的处置比较随意，存在暂时放在学校或者是自己留存的情况，很容易丢失或是成为“死档”，对今后的工作进步、户口的落户等等都存在着直接的影响，会产生不必要的问题。

3 加强人才交流中心毕业生档案管理的策略

3.1 强化对档案的在信息方面的管理

第一，在毕业生的档案被人才中心档案管理部门接收之后，它们的信息按理来说就应该被计算机录入，相关的，工作人员需要认真记录的东西有很多，像一些新内容如毕业生来提取档案以及递交后续的资料，并且，对于在工作人员来说，档案管理的流程必须很规范。还有一点，人才中心的主管和财政部门都必须对此足够重视，在档案管理方面多投入经费，及时更新硬件和软件设施，这样才能更好的建设档案管理信息化，步伐变大，步子变稳，这对于众多毕业生来说，他们可以得到更优质和便捷的服务。

3.2 增加些许高素质管理人员

首先，人才必不可少，必须积极引进，根据相关规定再结合实际情况提供充足的管理人员，因为目前各部门缺少专职人员，这样能使问题得到解决。再者，要更好对档案进行信息化管理，工作人员的专业水平高低很关键，所以我们应当加强对专职人员的培训，提高他们的素质和能力，同时对于刚引进的人才，也应该积极培训岗前知识，使他们更快的适应新工作，这样工作人员的整体专业水平和综合素质将会提高。

3.3 积极改进管理档案的方法

要想真正提高档案管理这方面的内容，档案管理的方法很关键，所以我们需要积极改进管理档案的方法。并且，管理档案的方法有很多，能将它们统一起来将使效率大大提高，具体的说就是对这些方法统一归类，其中我们可以根据时间统一归类，还可以对方法分级分类管理。也就是说，当要处理一些档案的时候，先根据地区分类，然后再以时间为根据二次分类，这就是分级。这就是对档案管理方法的改进，诸如此类的方法还有很多，只有多改进方法才能提高工作质量和效率。

3.4 更加科学规范的流转档案

管理档案是个很麻烦的工作，我们需要更加科学规范的流转档案，尽快建立完善的相关责任制度，之后不断对其进行补充，制度建立之后就要求人员严格遵守，积极落实，相关的手续流程必须严格要求，当出现违规甚至错误绝不姑息，必须追究责任严肃处理，进而使服务质量和工作效率提高。

最后要说的是，对于毕业生来说无论何时档案都是至关重要的，所以各高校必须重视相关的管理工作，对于档案管理之中的重要问题必须及时处理，完善制度、健全领导机制、理清职责、对细节流程规范管理，这样，当大学生们毕业之后，细致完善的档案管理对他们的服务将是全方位的，使他们的发展无后顾之忧。

参考文献

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